探析信息時代基層醫院檔案管理現代化的研究

徐姍姍

摘要：檔案管理工作的現代化是指利用現代化的技術設備和服務手段科學有效地管理檔案，進一步提高檔案的服務質量和效果，實現檔案管理工作的系統化、網絡化、檔案保護技術方法和服務手段的現代化。檔案管理工作的現代化是加強和改進檔案管理工作的重要途徑和方法。

關鍵詞：信息時代；醫院檔案；管理；現代化

隨著科學技術的迅猛發展，計算機、網絡等新技術、新手段在社會生活的各個領域被廣泛應用，也為檔案工作的開展帶來了新的機遇和挑戰。隨著形勢的不斷發展，傳統的手工檔案管理方式越來越不能適應時代發展的要求。尤其是傳統的手工檔案管理方式勞動量大、強度高，查詢速度慢，工作效率低，嚴重影響著檔案的開發利用，不利于檔案事業的長遠發展，同時，由于原有的紙質檔案保護年代久遠，加上原有檔案的載體材料質量較差，保護手段相對落后，保存環境也并不十分規范，有些檔案已經出現了嚴重問題，如果不及時采取有效的措施進行保護就會影響到檔案管理工作共享性較差，不能形成同一檔案資源大家共同查閱的便利條件，某一份檔案一旦被某一利用者查閱，同一時段內就會被這一個人獨占，其他人就不可能同享這份檔案資源，這就迫切需要采用現代化管理手段來提高檔案管理質量和利用效率。檔案工作只有不斷適應時代發展的新要求，逐步實現檔案管理工作的現代化、規范化、程序化，才能充分發揮好檔案的重要作用和意義，為社會主義現代化建設做出積極貢獻。扎實有效地推動檔案管理工作的現代化進程。

一、醫院檔案管理工作的重要性

醫院檔案作為醫院各種醫療資料、數據的儲存載體，對醫院的醫療研究、科研活動等各項工作的開展提供了必要的支持和依據，其管理水平的高低直接影響著醫院管理工作的好壞及醫療發展水平的高低，是實現現代醫院管理科學化、發展規范化的強有力的保障。實現醫院檔案管理工作的創新，是醫院創新改革與進步的必然選擇，它將為醫療改革和醫院管理注入新鮮血液，從而實現醫院經濟效益和社會效益的雙贏。

二、改變傳統觀念，以現代化的管理理念進行檔案管理

現代化的管理理念，是實現醫院檔案管理現代化的重中之重，正確的現代化管理理念能夠對醫院信息化建設及檔案資源的有效利用起指導作用。首先，應轉變傳統的管理理念，不斷樹立先進的管理思想，并堅持學習科學的管理理論，然后采用與之相適應的管理方式和方法，以此來達到預定目標；其次，醫院檔案管理人員應緊跟我國檔案事業發展的新形勢與時俱進，改變與現代化檔案管理不相適應的思想和管理理念，逐步轉變為依靠先進的科學技術和科學管理的觀念；再次，醫院檔案管理人員應建立與當前信息化時代相適應的檔案意識，轉變以往傳統的重管理輕利用、墨守陳規的守舊觀念，變被動地檔案服務為主動服務，變封閉式為開放式，這樣不僅有利于適應現階段社會發展的要求，同時也能滿足知識經濟時代的需要。

三、加強醫院硬件設施建設，推進管理方式現代化

當前，傳統的醫院檔案管理方式已經很難適應醫院發展的要求。為此，必須加大基礎設施及辦公設備的投入力度，借此來實現自動化、電子化及規范化的檔案管理，充分發揮出網絡信息技術的優越性，進而提高工作效率和工作質量。醫院應按照檔案室的建設標準，為其配置獨立的辦公室、庫房和檔案閱覽室等，并購置相應的計算機、檔案密集架以及復印機等辦公設備，給檔案管理提供必要的基礎保障。同時，應結合醫院的特點，優選最為合適的檔案管理軟件，并組織有關管理人員進行學習、培訓，以此來促進其現代化管理水平的提高。 四、提高醫院檔案管理人員的綜合素質和專業水平

信息時代，以計算機多媒體技術和網絡技術為核心的現代信息技術對檔案事業的影響愈來愈大，對檔案工作管理人員的素質提出了更新、更高的要求。由于檔案工作長期處于一種半封閉狀態，長期不變的工作模式、工作環境，使一些檔案管理工作人員觀念陳舊、思想保守、進取精神不強。相當一部分人還停留在傳統的專業知識與觀念上，其知識結構已遠遠不能適應信息時代檔案工作的要求，既不會運用現代高新技術工具，又缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。為此必須要建設一支高素質的檔案管理隊伍。主要途徑包括：

1.重視高素質復合型人才的培養。信息時代檔案工作的特點要求檔案管理人員應該是既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構的高素質“通才”。這就要求檔案工作人員的素質培訓工作應該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力上下功夫。

2.重視檔案工作人員的在職培訓。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育，因此，各部門要積極組織檔案管理人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，并注重增強他們的檔案信息觀念和提高檔案信息服務能力。在實施教育、培訓時，要采取多形式、多層次的辦學模式，突出針對性和實用性。在培訓內容上做好需求調研，將培訓內容與實際工作相結合，針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓方案，加大計算機知識的培訓力度，強化與圖書館學、情報學等相關學科的聯系，重視網絡知識的運用，并適當設置檔案專業的課時，傳授有關檔案工作的新知識、新技術、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態、檔案工作的發展趨勢及現代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結構。

3.合理地配置人才，優化人才結構。要將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案工作人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發揮。在這一過程中，還應注意事業留人、感情留人和適當的待遇留人的問題。只有在以人為本、抓住人才的條件下，檔案管理系統的現代化才能具備堅實的基礎。

總而言之，實現醫院檔案管理現代化是一項較為系統且復雜的工作，并非一朝一夕能夠完成的。隨著社會的不斷進步，醫院的管理也要及時的跟上時代，醫院的資料在醫院管理中有著十分重要的作用，直接關系到醫院的整體工作，我們要從各個方面完善資料的管理，使得醫院的管理更上一個臺階。

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