我國人事檔案管理制度改革問題研究

王洋

摘要：目前，傳統的人事檔案管理已不適應當前社會經濟的發展，改革人事檔案管理已成為必然趨勢。人事檔案是人力資源管理工作的核心，人事檔案作為人才的信息資源，是管理好人事工作的關鍵。隨著市場經濟的發展與完善，人才流動明顯加快，人事檔案管理的難度逐步加大，在管理過程中凸顯出許多問題，這些問題如果得不到及時有效的解決，不但會對企事業單位的健康發展帶來不良影響，還會制約我國人才的培養與儲備。因此，本文針對此問題進行了分析研究，并提出了科學有效的應對策略。

關鍵詞：人事檔案管理；管理模式；問題探討

企事業單位人事檔案是個人自然情況和社會活動情況的真實反映，其記載著個人的政治情況、學歷、工作經歷、社會關系、德能勤績等內容，是單位判斷個人能力的重要指標之一。在經濟飛速發展的今天，人事檔案的科學化管理非常重要，不僅能提高單位的用人規劃，還能促進企事業單位的可持續發展。當前，傳統的人事檔案管理已不適應新形勢的要求，人事檔案管理存在的問題日益突出，在思想認識、管理制度、管理人員素質等方面存在嚴重的不足和弊端。

一、當前我國人事檔案管理存在的主要問題

（一）人事檔案管理體制尚不健全，缺乏法制化管理。人事檔案管理工作包含的內容較多，如果沒有完善的法律制度和法律條文做為依據，會造成產生法律糾紛時沒有法律可以依靠的尷尬局面。目前我國人事檔案管理體制尚不健全，人事檔案管理的制度不完善，缺乏法律保障，許多管理制度存在較大的漏洞，既加劇了管理難度，又不利于檔案管理工作的可持續發展，還對人才的培養與儲備造成了不良影響，致使人事檔案管理工作難以在社會經濟活動中發揮其重要價值，不利于人事檔案管理的有序發展。

（二）人事檔案信息資源利用率低，檔案管理混亂。主管領導對檔案管理工作意識薄弱，目前的人事檔案利用大多是被動服務，只是等待領導及有關人員來查閱，主要是黨團材料、落實材料和工資調資方面的，真正用于人才選拔，培養開發及預算等方面的比較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。

（三）人事檔案管理人員素質較低，管理方式落后。人才服務機構的檔案管理工作人員的素養不高，兼職人員和無專業水平人員居多，難以適應檔案管理工作等。工作人員缺乏責任意識，沒有認識到人事檔案對于個人的重要意義，同時，檔案的管理工作本來就比較枯燥，很多工作人員缺乏對工作的熱情，常常消極怠工，缺乏對專業人才的培養和培訓，極大的影響到了事業單位檔案的管理水平。

（四）檔案管理設施落后，檔案材料利用繁瑣 檢索困難神秘性高。目前事業單位已實現了計算機辦公，而人事檔案的管理還處于手工管理或紙制管理范圍，這非常不利于人事檔案的收集、歸檔、調用，硬件配置落后，信息化程度低，檔案查閱困難，紙質的人事檔案也不利于檔案的調用和保存。社會檔案管理意識淡薄，過分強調檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會化開放性作用，，無法給人們提供高效優質的服務，從而影響檔案工作的順利開展。

二、促進我國人事檔案管理、改革的有效措施

（一）建立健全完善的人事檔案管理制度。建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管措施的關鍵，如：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度、統計制度等。首先，要明確檔案管理工作的性質和分工，每個部門和每個崗位的工作人員要各司其職，做好本職工作。其次，有完善的信息管理制度，從檔案的收錄、審查、借閱、定期溝通等一系列制度的完善，全面推進人事檔案管理工作向規范化發展。再次，實行獎懲制度，獎懲制度是激勵管理人員工作人員的重要手段，人事檔案管理工作本就枯燥，有了獎懲制度可以有效的幫助管理人員樹立對工作的熱情和積極性，提高工作效率和工作質量。

（二）改革人事檔案管理模式，創新人事檔案管理方式。當前的人事檔案管理模式過于封閉，堅持以人為本，重點關注人事檔案管理的公益性和民主性，樹立開放性主動的服務意識，逐步完善人事檔案的人權保障制度，確保個人信息真實有效，必須做好人事檔案的保密和安全工作，不斷完善保密制度，防止人事檔案信息的泄露，及時數據更新，強化人事檔案數據庫的安全管理，虛心接受相關人員對檔案管理工作的意見和建議。創新人事檔案規范性管理方式，雖然紙質檔案最具原始憑證性，但紙質檔案的弊端也更加明顯。這就要求把紙質型檔案轉換成電子型檔案，注意紙質型人事檔案傳遞過程中的人為性導致磨損毀壞乃至個人信息失真的現象。而人事檔案電子化管理利用計算機，在不接觸紙質檔案的前提下就可以看見檔案原件，既可以提高檔案的查閱速度，又節約了人力物力，還有利于人事檔案的保密和安全。

（三）加強人檔管理安全 建立完善保障體系。第一，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規，嚴格規范人事檔案管理制度和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。第二，，要加強人事檔案管理人員的安全性教育培訓，從思想上加強人事檔案管理人員的安全意識。最后，要加強人事檔案管理操作的規范化管理，制定嚴格的操作規則和標準，不斷完善人事檔案信息化操作系統，對人事檔案管理人員加強系統的定期維護和更新，使其掌握一定的基本技能。

（四）優化人事檔案管理的管理意識，提高管理水平。首先，企事業單位的領導和人事檔案管理人員，都要充分認識到人事檔案管理的重要性，逐步加大資金、人員的投入力度，優化管理人員配置，做到人盡其職，物盡其用。其次，企事業單位要采取必要的措施強化管理人員的管理意識，讓每一位管理人員能夠對人事檔案管理工作有深刻的理解，從而提高管理人員對人事管理工作的熱情，充分發揮主觀能動性，確保人事檔案管理工作的有序開展。檔案工作是一項政策性、保密性很強的工作，要注重選拔事業心強、作風正、守紀律、守機密、具有一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。還要不斷加強檔案管理人才的引進與培養，為從事人事檔案工作人員創造培訓和學習的機會從而不斷提高人事檔案管理水平。

總之，我國的人事檔案管理必須改革，認真研究當前我國人事檔案管理當中所出現的問題，結合我國社會發展的實際需求，借鑒國外先進的管理經驗，針對改革中所出現的各種矛盾，圍繞社會發展需求，服務于國家的人才戰略，更好地促進人才自由流動、讓我國人事檔案改革更加符合我國的市場經濟建設。

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