計算機自動化和檔案管理

石錦輝

摘要：在計算機自動化環境下的檔案管理工作現階段存在檔案標準化問題、檔案管理體系和系統管理問題、轉業型人才以及網絡安全問題和檔案的保密性問題等，而自動化系統的使用改變了傳統的工作流程以及文件存儲方式等，檔案管理自動化進程加速使得信息在一定范圍內共享，提高了工作效率。此外，檔案管理還面臨著專業技術人員與檔案管理工作仍沒有形成系統的問題。筆者認為通過加強對網絡安全的管理、制定檔案管理標準及培養專業的檔案管理人才，可以提高的檔案管理水平，從而滿足相關方面的需求。

關鍵詞：計算機自動化；檔案；管理

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A

引言

隨著社會經濟的不斷發展和社會生產力水平的進一步提升，檔案管理工作的重要性日漸凸顯。但現階段，在檔案管理過程中，還存在自動化計算機系統不完善、檔案保密性差和檔案管理人員專業素質不足的問題，限制了的發展。因此，探究計算機自動化環境下檔案管理的有效對策，具有十分重要的現實意義。

一、定義

計算機自動化摒棄了傳統手工整理檔案的管理方法，是采用計算機、網絡等設備實現信息在計算機室之間進行傳輸的數字計算機方式。利用計算機自動化環境下的檔案管理方法使檔案管理工作的效率和準確性大大提高。傳統的手工歸檔的管理方法無法滿足海量檔案的存儲要求。同時，在手工歸檔的過程中不免會產生錯誤，無法保證檔案的完整性和準確性，從而影響檔案的使用，也因其費事耗力，逐漸被計算機自動化環境下的檔案管理所取代。

二、計算機自動化環境下檔案管理的特點

（一）存儲安全性

紙質檔案對存儲的溫度和濕度具有較高的要求，在濕度和溫度的影響下，紙質檔案會出現文字模糊難以辨認的現象，部分影像資料由于受潮會出現畫面質量下降的問題，加劇了檔案管理的難度。基于計算機自動化環境下對檔案進行管理，能夠通過對電子芯片的充分利用，消除外界環境對檔案存儲的不利影響，提升存儲的安全性，同時也能夠為的管理工作提供方便。

（二）高效性

現階段，計算機自動化技術在我國企業和事業單位的應用較為廣泛，有效提升了檔案管理的效率。傳統的檔案管理工作需要耗費大量的人力和物力資源，基于對紙質檔案進行收集的基礎上，對檔案進行合理分類和歸檔，這種檔案管理方式具有龐大的工作量，工作效率較為低下，且需要耗費大量的人力和物力資源。由于中的科室繁多而復雜，的檔案管理工作也呈現復雜性的特點，通過對計算機自動化技術的充分運用，能夠有效提升檔案歸檔的效率，有利于提升管理工作的水平和質量。

（三）資源共享性

基于計算機自動化環境下，微信和QQ等社交軟件也成為電子信息傳遞的常用工具，通過構建基于計算機自動化的檔案信息傳輸機制，能夠強化檔案管理工作的規范性，加之檔案檢索軟件在檔案管理過程中的運用，能夠有效提升檢索檔案信息的效率，能夠有效克服人工檢索檔案信息的弊端，提升檔案信息的共享性。

三、計算機自動化技術在高校檔案管理中的應用

（一）樹立現代化的檔案管理觀念

現階段，雖然已經有很多的學校逐漸重視起計算機自動化技術對于檔案管理工作的應用，但是，需要我們指出的是，仍存在一大部分的學校使用的仍然是以往傳統的紙質檔案管理模式。因此，在這種情況下，相關管理部門應積極的幫助各大高校樹立現代化的檔案管理觀念，積極的加強對計算機自動化技術的應用普及，切實提高網絡技術檔案管理的責任意識，促使更多高校的檔案管理工作朝著網絡化、自動化的方向發展。

（二）建立完善的檔案管理機制

其次，我們還應構建完善的檔案管理機制，確保檔案管理工作的順利開展。學校的領導人員，應在現有制度的基礎上，進一步加強對檔案管理工作的科學化管理與規劃，充分的調動相關管理工作人員的工作積極性。并且還要不斷的完善規章制度，制定完善的工作考核機制，對于在檔案管理工作中表現突出的工作人員積極的進行表揚獎勵，從而使得工作人員更加積極的投入到檔案管理工作當中，促使檔案管理工作能夠取得良好的效果。

（三）提高檔案管理人員的素質能力

最后，需要我們指出的是，相關的檔案管理工作人員的工作水平以及專業素質，在很大程度上決定著檔案管理工作的質量。在這種情況下，我們應切實加強對檔案管理人員的專業培訓，提高他們對于檔案管理工作認識，培訓工作人員能夠掌握使用計算機來進行檔案管理工作的基本技能，并且還應增強他們的責任意識、樹立正確的道德觀念，從而建立一支高素質、高水平的檔案管理隊伍。進而在檔案管理工作當中，各司其職，充分發揮出每一個人的才能，全身的投入到高校的檔案管理工作當中，滿足時代發展以及高校檔案管理現代化發展所需，確保各大高校的檔案管理工作的順利進行。

（四）建立高效的網絡安全機制

為保障計算機自動化環境下檔案所有信息不被泄露，保證為授權用戶提供有效的服務。需要建立完整，可靠的安全網絡系統，通過加強防火墻、加密等措施，加大安全建設和管理力度。為防止非授權用戶對檔案的非法修改，需要加強計算機自動化環境下檔案的加密措施，并對重要檔案采取多種格式的加密監管措施。

（五）建立標準化的檔案管理系統

為防止檔案文件在錄入后臺管理系統過程中，出現檔案源文件遺漏或者非源文件錄入等意外情況的發生，就需要制定與電子檔案標準化管理工作相關的各項法規法則，將已經歸檔的檔案文件和未歸檔文件分開。在計算機自動化環境下，需保障對重要檔案的識別，保證實時共享到的各個部門科室。因此建立健全檔案管理標準化系統成為當前工作的重點。

結束語

計算機自動化作為信息社會重要的標志之一，應用于的檔案管理方面，能夠為的發展做出更大的貢獻。檔案的特殊性還有時代科技的不斷發展共同決定了檔案進行計算機自動化的發展的趨勢，計算機自動化的運用將不斷推動檔案工作的現代化進程。

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