人事檔案管理工作應具備素質及遵循原則

王瑩

人事檔案管理工作的基本原則是：根據干部管理權限和范圍，實行集中統一、分級負責管理干部檔案，維護干部人事檔案的完整與安全，人事檔案管理人員首先應遵循基本原則。

一是按照人事檔案管理范圍，集中統一、分級負責管理干部檔案。這是干部人事檔案管理工作的組織原則，是黨管干部的原則在干部人事檔案管理工作中的具體體現。

二是維護干部人事檔案的完整與安全。維護干部人事檔案的完整，就是對所管干部都要建立檔案，并做好日常的檔案材料的收集補充工作，不斷充實檔案內容。

三是積極為干部工作服務。為干部工作服務，是干部人事檔案工作的宗旨和目的，它決定著干部人事檔案管理工作的內容，并貫穿于管理工作的全過程。能否為干部工作提供有效服務是檢驗干部人事檔案管理工作好壞的主要標準。

人事檔案管理工作人員對各類人員檔怎樣管理及歸檔材料收集范圍：

干部被開除公職后，即失去了干部身份。凡未重新就業的，其檔案仍由原管理單位保管；重新就業的，其檔案應轉給有關的人事（勞動）部門保管。在處理這部分人問題的過程中，對未了結好善后事宜或未確定去向的，為不影響有關問題的妥善解決，其檔案不能隨意轉出。

干部受刑事處分被監禁或被勞動教養，其檔案仍由原管理單位保管。待該人員刑滿釋放或解除勞教重新安排了工作，有了固定的單位，根據有關規定，將其檔案轉給有關的人事部門或人事部門所屬的人才流動服務中心。需要通過勞動部門就業的，其檔案須轉給有關的勞動部門。

無頭檔案管理， 所謂“無頭檔案”，是指查不到下落的人員的檔案或檔案材料。“無頭檔案”的產生，造成管人與管檔脫節，影響了檔案的利用和建設，也影響干部人事管理工作。因此，對待已產生的“無頭檔案”，要嚴肅認真地處理。首先對“無頭檔案”要認真進行鑒別，對有保存價值的檔案材料，要認真查找有關人員下落，并轉給有關部門。對查找不到有關人員下落的“無頭檔案”，移交檔案人原籍檔案館保管；對無保存價值的零散檔案材料，造表登記目錄，請示有關領導同意批準銷毀。 要防止“無頭檔案”的發生。

在人事、組織建設等工作中形成的文件材料很多，為了使檔案材料符合精練、實用的標準，使之具有保存價值，有關文件明確規定了干部人事檔案材料的收集、歸檔范圍：

（1）干部調配（轉業安置）、任免、考察考核等工作中形成的各類人員登記表（如干部履歷表、履歷書和教師、職工、醫務人員、軍人登記表等），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、干部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料，退（離）休審批表和軍隊轉業干部審批表。

（2）錄用和聘用干部工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、政審（考核）材料、續聘審批表、解聘辭退材料。

（3）辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現情況的鑒定材料。

（4）黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料。

（5）辦理干部工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復材料。

（6）國民教育、成人教育和干部培訓工作中形成的學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業登記表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績登記表、學習鑒定材料。

（7）評聘專業技術職務（職稱）工作中形成的專業技術職務任職資格申報表、專業技術職務考績材料、聘任專業職務的審批表、套改和晉升專業職務（職稱）審批表。

（8）更改干部的姓名、民族、年齡、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等過程中形成的個人申請、組織審查報告、上級批復以及所依據的證明材料。

（9）黨團組織建設中形成的材料：已批準轉正的中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書（1-2份系統的）和轉正申請書、自傳、政審材料，黨員登記表，個人總結，不予登記的決定，組織審批意貝及所依據的材料，民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表，優秀黨員事跡及組織審批材料，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的意見。共青團入團志愿書、申請書、團員登記表，優秀團員事跡材料，退團材料。加入民主黨派的有關材料。

（10）干部的創造發明、科研成果、著作、譯著、有重大影響的論文（如獲獎或在全國性的報刊上發表的）等目錄。

（11）表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎通報材料。

（12）組織布置填寫的履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定材料。

（13）紀律檢查、監察和行政管理工作中形成的處分決定（免于處分的意見）、查證核實報告、上報批復、本人對處分決定的意見和檢查交待材料，通報批評材料。法院審判工作形成的判決書。復查甄別報告、決定、上級批復材料。

（14）干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人對結論的意見、檢查交待或說明的材料，以及作為依據的調查證明材料；甄別、復查結論（意見、決定）、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

（15）體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

（16）辦理干部喪事活動中形成的生平（悼詞）、報紙報道的消息、訃告、非正常死亡的調查報告及能說明有關情況的遺書。

（17）其它可供組織參考并有保存價值的材料。

專業技術職務考績材料，歸檔內容

主要是指專業技術人員在評聘、晉升專業技術職稱、職務或在定期考核中形成的評議專業技術水平、評價專業技術人員工作實績的正式材料。如《專業技術人員考績檔案》（一種表格），其中包括業務自傳、有關專家評語、考評意見。在考核過程中形成的設計方案、圖紙、論文、實習報告等。如果專業技術人員調到黨政機關或人民團體工作，其全部專業技術干部考績檔案材料應單獨立卷，隨干部檔案一起轉有關部門和干部檔案一起保存。

人事檔案管理體制，各級干部人事檔案主管部門，在本級黨委組織部門領導下進行工作，對同級或下級的干部人事檔案工作，在業務上負有監督、檢查和指導的責任。業務指導的基本任務是：調查了解干部人事檔案管理工作情況；研究解決干部人事檔案管理工作中的問題，根據中央的方針、政策和上級有關業務部門的規定，制定具體管理辦法或實施意見；總結、推廣干部人事檔案管理工作的先進經驗；召開干部人事檔案工作會議；對干部人事檔案管理工作人員進行業務培訓等。國家對人事管理投入了大量的人力物力，因此作為人事工作者應快事提高個人素質，認真學習人事管理的基本原則嚴格要求自己。為自己所擔任的事業作出自己的貢獻。