淺談無紙化辦公給檔案管理帶來的重要性

宋小杰

摘要：隨著科技和電子信息技術的發展、應用和普及，針對無紙化 辦公的特點進行重要的研究。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；特點；重要性；研究

隨著科技和電子信息技術的發展、應用和普及，在辦公工作逐步實現自動化的今天，實現電子檔案的管理，數字化檔案已經越來越多地代替了傳統的紙質檔案，辦公逐步實現了無紙化。檔案管理下也繼續緊跟信息化步伐，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應用現代信息技術促進檔案管理的發展，如何有效地提高檔案管理效率？針對上述問題，我們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的重要性的有關問題進行了研究。

一、無紙化辦公的特點

（一）無紙化檔案的概述

無紙化檔案是未來檔案工作中的超前模式，其以管理簡單、存儲方便的優勢得到國內各地檔案管理部門工作者的一致認可，其存儲方式與傳統的紙質檔案有著本質區別，無需要占用大量空間、歸檔效率也比傳統檔案管理快，它的產生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

（二）有效地提高了工作效率

無紙化辦公可以通過辦公室自動化系統節省辦公成本，減少人力浪費。這種便利的具體表現形式在于對相關的檔案的查詢不需要通過大量的資料進行查詢，而是只要通過相關的索引就可以對檔案有全面的獲得，這種情況為檔案的相關使用人員提供了便捷的查詢。另外對于使用相關的無紙化辦公在一定程度上可以實現是信息共享，從而很大程度提高辦公效率。這種辦公效率提高的同時還會使得相關的時間和人力的投入有一定的減少，進一步對相關公司的經濟效益和對相關的工作效率都有進一步的提升，非常明顯的減少了辦公用紙和印刷設備及耗材數量，節省了人力資源和財政資源。

二、檔案管理迎接新的重要性

（一）檔案部門要參與歸檔工作重要性。檔案部門如果已經實現檔案信息化，借助電子信息技術作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統與辦公自動化系統銜接起來，使用接口程序將電子文件導入檔案信息管理系統的待整理文件庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現檔案信息化，一般辦公自動化系統中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動化系統中參與電子文件的立卷歸檔工作。電子檔案應按機關檔案分類方案進行分類、整理，并于第二年年初將上年度的電子文件在檔案系統中進行歸檔。

同時歸檔仍然需要包括紙質文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的，電子文件歸檔應當與紙質文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

（二）電子文件歸檔要有法律效應的安全性。電子檔案的形成過程是紙質文件形成過程的仿真過程，電子檔案必須保存最終文件形成的所有痕跡，包括每個過程的責任者（起草、修改、審核、簽發者），都要在電子檔案中得到體現，特別是領導的每次修改痕跡，要在電子檔案中得到保存。電子文件，是能被計算機系統識別、處理，按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上、并可在網絡上傳送的數字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應卻受到了挑戰，電子文件歸檔保存后，應用數字水印、數字簽名和數據加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。

（三）電子文件是檔案利用的重要性。檔案工作始終是“服務先行”，檔案在線利用是檔案提供服務的新型渠道。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統計；檔案利用人員能夠在網上申請查閱，提交的查閱申請能夠實現網上流程化，并實現多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批；審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案系統規范的查閱環境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數字水印技術對電子文件版權進行保護。

（四）電子文件保管的重要性。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度、縮短利用者的查閱時間，但由于電子文件本身載體和存在方式發生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規范。

電子文件需要依靠計算機、數據庫的支持，同時需要有完善的備份、維護和數據恢復機制。只有數據安全穩定，電子文件才能得以正常提供利用。

三、結束語

隨著時代的發展，社會的進步，無紙化辦公將成為一種主流的辦公方式，面對網絡化“無紙化辦公”給檔案管理帶來的重要性，要始終把提高人的素質放在第一位，加強對檔案人員計算機網絡技術等方面的培訓，精通檔案管理和“無紙化辦公”業務，為機關辦公自動化積極工作，不懈努力。我們相信隨著電子信息技術的飛速發展，“無紙化辦公”將為檔案管理工作帶來重大變革，同時也為檔案資源的自動化管理注入新的活力和生機。因此電子文件的數學化信息屬性決定了電子文件利用具有紙質文件、檔案無法比擬的優勢。

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