淺談電子檔案文件數據管理與電子檔案的保護

吳佳興

一、電子檔案文件數據管理

采用數字化通信手段的機構會形成大量的電子文件，為保證這些文件的憑證作用，就需要在文件周期的整個過程中加倍重視數據管理的問題進一步明確文件和檔案管理的需求。必須認真分析機構文化和技術能力的基礎上選擇切實可行的方案。機構最高管理層對文件的形成保管和利用做出決策，并考慮到帶有一定的風險性。同時電子辦公環境的改變迫使機構不得不以一種新的眼光重新看待檔案，必須改變舊的行為方式去適應新的環境。在電子文件環境中，對數據的管理仍將遵循最基本的理論原則，適應環境的變遷并不意味對原有理論的否定。

檔案管理和文件管理具有一個共同目標，那就是提供機構憑證。然而，在電子環境中，要想實現這一目標并非輕而易舉。文件的證據作用在于自文件的形成之日起就能夠提供信息查閱，滿足讀者的需求，這是至關重要的。在公共部分，文件的證據作用即可保障公眾知曉政府信息的權利，同時也保護隱私權。

如何使檔案管理人員及程序管理員明確電子信息系統的這些功能需求，這是檔案工作者不可忽視的一項職責。只有使所有的機構工作人員認識到電子文件的特性及憑證作用的重要性，各項規章制度才得以實施。

機構內部的通訊方式正在發生著根本的劇變，而這也是引入以計算機為基礎的電子通訊技術的必然結果。這些技術的引入不僅為信息傳遞提供了新的途徑，同時也改變了通訊的社會屬性，傳統通訊方式多為撰寫分析報告，或給公司主管上報一份理由充分的請示，請求一段時間后給予批復，而電子通訊則鼓勵交互式的、對話式的交流——在對話過程中，人們多次訪問數據庫，從中不斷提取更深層次的線索，并以一種保密性良好，難以隨意解讀的格式進行傳遞。隨著交流性質的改變，記錄文件的格式也將相應地發生變化。

我們正步入這樣一個通訊環境。在這個環境中，電子信息系統無處不在，機構內、外部的人際交流完全以電子方式進行。電子系統不但使文件的格式發生變化，并且打破了以往檔案館所采用的一些基本的判斷檔案標準，文件存放地和文件的原始順序將越來越具有隨機性。舊的標準不再適應新的環境，檔案管理人員根據國家標準必須重新界定文件的標準，找到一種保存文件合理的方法。文件是業務活動的證據，在電子系統中通過邏輯轉換器進行傳遞。因而文件只有在傳遞時才會成為一種通訊手段。

檔案工作者保護電子證據的能力如何，主要取決于采用何種措施鞏固先進的數據管理實踐。然而在實際中，不同的機構文件背景產生的電子文件管理的條件各有不同，機構文化的變量因素勢必影響到管理政策、系統設計、系統實施程序、標準的制定等一系列策略的成敗。

文件和檔案工作者之間之所以都將業務活動中的應用系統作為重點，一方面是由于這些系統自身能夠形成文件；另一方面是因為保存電子證據的特殊要求取決于業務活動的不同特點。一旦將重點放在業務應用系統上，文件和檔案工作者便可以借助風險性管理方法進行決策。就檔案和文件管理方面的決策而言 ，風險性管理方法比成本收益更為科學、合理。盡管這種方法在很大程度上無法估量長期效益，但有經驗豐富的管理人員還是傾向于采用這種方法來評估多項現實效益。

在電子信息系統的整個生命周期中都存有上述風險，檔案工作者和文件管理人員要想對其加以控制，就需要在一系列嚴格的數據管理的實踐活動中進行摸索。重要的文件管理，隱私權的有效維護以及信息自由和安全的保證都同樣需要這種實踐活動。為此，檔案工作者越來越需要尋求檔案部門與機構中其他職能部門的共同利益，進而并肩前行。同時，還必須意識到電子通訊環境的影響所導致檔案實踐領域的變化，探尋與傳統工作環境的相同之處與不同之處。

電子文件數據管理必須確定長期保管電子文件的場所及其管理人員。電子文件的實體管理并不能保證其證據的完整性，必須采取其它相應安全防護措施。如果只對文件進行智能控制，而未從實體和法律角度予以管理，除非能與各數據一一鏈接，否則這種控制的精確性很難保證。辦公室應有完善的文件保管系統，對于機構來講，檔案文件轉載同現行文件的轉載是相互獨立的，并且必須確保電子文件的法律效力。例如：必須保留文件與所記錄的活動之間的聯系，與此相類似的是，用縮微品代替原件在法庭上作為證據。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際應用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

（一）軟磁盤的保護包括以下幾個方面

1.統一軟盤規格，使用3.5寸高密盤保存。

2.把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量的軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

3.規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40%—50%，溫度控制在14—24℃。

4.加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

5.對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

6.在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。最好放入防磁柜中。

（二）光盤的保護包括以下幾個方面

1.規范排放和使用，光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

2.保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14—24℃，相對濕度40%—65%。

3.注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

因此，電子文件數據管理與電子檔案的保護是非常重要的，也是極必要的。