計算機技術在現代檔案管理中的應用

劉緣緣

摘要：計算機技術的應用在二十世紀八十年代以來由于微型的計算機技術和大容量信息化發展較快，目前計算機管理在社會各方面得到迅速普及，為了迎合現代化的檔案管理而出現的技術，給傳統管理帶來巨大沖擊。檔案管理的過程中普及到了計算機技術，尤其是計算機的檢索功能中，利用了計算機的容量和快捷等優點來提升文件檔案管理工作的效率。目前電子檔案迅速流行，逐步建立了數字檔案館，這是一個檔案管理工作的新領域。為了實現快速查找檔案資料，公安機關和事業單位也采取了計算機辦公方式，逐漸替代紙質信息辦公方式。隨著信息化加速發展，時代要求檔案管理人員跟進時代步伐，要做到知識技能與新時代同步。

一、計算機技術管理檔案方面缺失部分簡析

1.基礎設施較為薄弱，某些困難地區財務困難，經濟發展程度不足，政府和單位的建設設施的經費緊張，辦公區域條件有限，建設隊伍計量薄弱，條件不夠充分，地區文化水平較低，計算機水平普遍較低，檔案工作人員缺乏，大部分工作人員同時任職多項工作，無法將經歷集中在檔案管理工作。

2.計算機管理滯后。從我國歷史原因來說，我國的檔案管理單位存在著不規范、不精準的情況，不能按照程序和標準來搜索資料。歸檔單位的工作不規范，各類歸檔的資料也沒有進行審核就直接歸檔，對檔案的分類沒有認真辨別就收集歸檔，遭成歸檔信息混亂。由于歸檔人員不專業不認真的工作使回檔工作遭成混亂。回檔人員如果不能將收集檔案及時錄入計算機，造成計算機資料缺漏現象較為嚴重。

二、解決方法

1.加強檔案管理中計算機設備的應用，實現現代化檔案管理，讓檔案更加便捷的出現在辦公或者是生活中。便于人們利用檔案資源，將紙質檔案轉化為先進的數字檔案，加快在現代化檔案管理中計算機設備的實地應用，計算機系統就一個優點就是在錄入檔案管理后可以自動檢索，辦理檔案業務，檔案自動化有利于文檔的整體管理與檔案儲存。

2.采用大容量儲存，大容量的儲存載體可以提高檔案的工作效率還能減輕工作人員的工作量，也可以運用光盤儲存系統，如此可以解決當前信息儲存的難題。由此可見要進一步更新計算機功能，增加儲存量，全面發揮計算機在檔案管理中的作用。

3.建立健全信息化管理機制，全面運用到現代檔案信息化管理當中。現代化的檔案信息要從工作實際出發健全檔案錄入、儲存、運用的管理信息化機制。

3.制定現代化管理制度，適應現代檔案管理工作，細化工作步驟和環節，準確逐步的完成檔案工作，建立健全檔案工作流程，熟悉技術規范與業務流程，制定標準化信息建設，標準化的信息檔案是重要的建設基礎之一，統一方案管理信息化計算機標準。

三、檔案管理應用對技術需求

社會發展迅速，對檔案工作的要求越來越高，目前檔案需要迅速查閱資料，要做到全面準確的分類管理相關檔案。為檔案的管理工作融入到計算機應用當中，為檔案管理提供現代化管理，為現代化工作的日益推進創造了條件。

在平時工作期間，收集儲存了大量的資料，但是這些檔案資料大部分只是手頭上的管理，由于不將檔案存儲到計算機當中很有可能完成存儲資料遺失的狀況，給工作造成不必要的麻煩，使檔案的內容不符合流程規則，使儲存資料遭成內容不準確、科學性差、效率低下等狀況。所以人力的檔案儲存已經不能滿足新時代的發展需求。計算機的發展改變了完全靠人力操作的方式，簡單的、具有流程的工作勞動滿滿的被計算機所取代，既節省了時間、人力、物力，也提高了工作效率。

目前新增了許多新型計算機技術，比如說復印機的出現為資料的數量需求提供便利；網絡技術和激光掃描技術也逐漸代替笨拙的純手作勞動，為檔案的整理和儲存工作提供了便利。

計算機的儲存量和儲存空間較廣，處理速度很快，在一定程度上節省了時間，多樣化的輸出形式映入眼簾，極大的提高了檔案作用效率。運用計算機技術作為檔案信息的收集管理工作，使檔案工作收集便利、快捷，實現資源共享。

四、計算機管理條件

計算機中的管理數據要精心準備，確保原始信息保持完整。計算機檔案需要具備兩個條件， 一是硬件，二是軟件。硬件是負責計算機設備和檔案管理的軟件，而軟件與管理工作密切相關。具有科學現代化的管理知識才能與現代化的技術相融合應用，所以說計算機的信息化管理是基礎，只有這樣才能適應現代化的應用工作。做好檔案的數據，要信息充分、準確的輸入計算機，在整理的過程中會出現文獻類特殊內容，所以在做這項工作時，還要做好特定信息的標引工作來做到信息準確。

五、存在問題

目前計算機的檔案管理僅僅是一種基礎的被動工具，檔案管理是建立在手工管理的基礎上，他僅僅在檔案工作時的內部邊牧和檢索環節做到局部的作用。并不是針對具體的檔案信息來進行工作。

檔案的計算機輔助管理不能實現網絡共享，它只是一種儲存的工具，與其他部門不連接，所以他只是作為一種輔助的地位來作為檔案管理人員的輔助部分。

檔案管理的目的是為了將檔案為全社會所用，在計算機管理的過程中根據資料的進度、大小、利用率來決定文檔的重要性，將其整理過后，按一定的順序來進行歸位，逐步推進計算機輔助管理在檔案管理過程中的應用，逐步研發出更多的新技術和新形式來幫助檔案管理工作的 發展進程。

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