檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

劉春蕾

摘要：隨著信息化時代的全面發展，社會各行各業都充分運用著網絡設備和互聯網數據，這同樣也不排除事業單位的檔案信息建設。由于傳統的檔案信息建設與管理比較繁雜和老舊，并且在個人信息的查找上耗時耗力，所以運用信息化來加強檔案的管理工作是非常有必要的。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；措施

引言

在經濟迅速發展的基礎上，信息化覆蓋范圍逐漸擴大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進檔案管理的順利發展，是檔案管理行業面臨的一大機遇。檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進行信息化建設改革，革新檔案管理措施。

一、現代企業檔案管理信息化存在的不足

（一）思想觀念上缺乏重視

當前很多單位的領導對于檔案的信息化建設沒有給予足夠的重視，認為檔案管理對于企業經營和發展來說沒有重要作用，檔案信息化的建設需要投入大量的資金和設備，同時需要派遣專業的人員進行維護和管理，這都需要管理者從經營資金中予以抽調，會影響企業其他業務的經營，因此有的企業管理者沒有將檔案信息化建設放在應有位置，沒有認識到檔案信息化建設對企業信息管理所產生的重要意義。另外企業中落后的管理觀念、人才儲備不足等問題都嚴重制約了檔案信息化建設。

（二）企業檔案管理信息化建設發展不平衡

目前，在企業檔案管理信息化建設發展過程當中，由于企業發展水平的差異在檔案管理信息化硬件管理、軟件管理等層面存在著一定的差異，這種信息化建設發展的不平衡，在一定層面上影響了企業檔案管理信息化的踐行效果。有的企業在進行檔案管理信息化建設的過程當中，僅僅關注相應的硬件建設，對必要的檔案管理軟件缺乏必要的與時俱進意識，這在一定層面上影響了企業檔案管理信息化建設的進度與效果。

（三）人為因素

人是管理檔案活動的主體，是檔案管理的關鍵核心因素，這里的人為因素不僅是指管理人員還包括非管理人員，管理人員的因素主要包括工作不細心、不負責的工作態度，很容易在日常瑣碎的檔案管理中造成的檔案混亂甚至是檔案破損和丟失，隨著數字化和信息化新時代的到來，隨著計算機和多媒體技術的高速發展，讀取檔案信息的設備和軟件升級換代，管理人員的基本能力有時并沒有隨之提高。非管理人員是指除管理人員之外的人員由于誤入誤操作、非法入侵甚至盜竊等造成的破壞性事件。

（四）檔案檢索效率不高

從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數事業單位還是采取傳統的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調整和改進，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

二、檔案管理信息化的完善措施

（一）從思想認識上給予高度重視

提高對檔案信息化建設的重視程度，是開展檔案信息化建設的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設對企業經營和行業發展起到的重要作用，才能落實到行動上，主動采取措施，促進企業檔案的信息化建設。提高重視程度應該主要從高級管理人員和檔案管理人員兩個層次入手，高級管理人員是企業戰略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設方案，下級部門才能按照方案組織實施。檔案管理部門也應該對檔案信息化建設給予高度重視，積極配合上級部門的決策，制定合理的實施方案，為企業建設檔案管理制度提供便利條件。企業的高級管理人員可以加強宣傳，提高檔案管理部門、制度設計部門、人事管理部門對檔案信息化建設的重視程度，做好相關法律法規的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設是與他們的工作密切相關的，同時也是每個員工應盡的責任和義務，發動全部力量搞好檔案信息化建設。

（二）加強檔案管理的數字化資源共享建設

遵循“存量數字化，增量電子化”的發展策略，信息化檔案管理建設期間，數字化資源共享平臺的建立，將社會發展需要的參考信息以及數據等，發布在檔案管理數據庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱。科學合理的數據信息管理編制計劃，強化檔案管理的監督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數字化，拓展檔案管理數據整理范圍，保證檔案管理數據資源的多樣化。

（三）重視企業檔案信息化人才建設

目前，在我國企業檔案管理信息化建設過程當中，影響其建設效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業應該從檔案信息化建設的長遠發展角度出發，不斷地加大對企業檔案管理信息化建設人才的引進力度，一方面，通過提供優良的條件來吸引檔案管理信息化專業人才的加入。企業可以積極的與高校進行戰略合作，根據企業檔案管理信息化建設的需要實施“訂單式”人才培養策略，為企業今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺，引導廣大企業檔案信息化人才，發揮出自己的聰明才智，為企業檔案管理信息化水平的提高貢獻出更大的力量。

（四）提高檔案檢索效率

對很多檔案管理人員來說，檢索是日常工作內容之一，而檢索工作效果的好壞與否主要涉及兩個方面：一是做好檔案信息的收集工作，保證信息資料的全面性。二是提高檢索的效率，快速獲得檔案信息。只有做好這兩個方面，才能有效地提升檢索的實際效率。

結束語

現代信息技術的飛速發展給企業檔案管理工作帶來了巨大的發展契機，如何利用信息化的手段來提高企業對檔案資料的收集、整理和開發是當前我國諸多企業檔案管理工作改進的主要方向。在企業檔案管理信息化建設的過程當中，需要企業充分認識到檔案管理信息化建設的意義，不斷的對檔案信息化管理進行必要的優化與完善，從而促進企業檔案管理工作信息化建設水平的提高。

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