加強檔案資源建設，實施現代化管理

孟影

摘 要 改革開放以來我國企業的人事檔案管理發生了很大的變化。隨著我國高科技產業化進程的逐步加快，正在向信息網絡化、資源同享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深入的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推動檔案工作的法制化進程已尤其今后工作發展的必定趨勢。

關鍵詞 人事檔案 管理措施 資源建設 管理

隨著我國高科技產業化進程的逐步加快，正在向信息網絡化、資源同享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深入的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推動檔案工作的法制化進程已尤其今后工作發展的必定趨勢。

1加強檔案資源建設

（1）嚴把檔案搜集關。和緩檔案館應把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收進館，實行集中同一管理，為檔案的搜集、整理工作奠定基礎。在接收檔案前，有關部分要下發通知，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館躲檔案更加豐富、具有特點。同時，要擴大檔案征集范圍，主動向社會征集有價值的檔案，對個人所有的、具有保存價值的檔案可采取代存、寄存、征購等辦法進行監管，對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料，可采取復制和建立目錄及編制簡介等情勢，到達豐富館躲，為利用者服務的目的。

（2）處理好質量與數目的關系。館躲數目的多少一直是檔案館館躲豐富與否的重要標志。從最近幾年來館躲建設的實踐看，各級檔案館應當不斷豐富和優化館躲，正確處理好館躲數目與質量的關系，使館躲建設從片面尋求數目轉變成二者統籌。

（3）走特點發展之路。檔案部分要了解需求，貼進經濟，走向社會，對散存在社會上的各種門類、各種載體的檔案進行廣泛征集。同時，也應充實熟悉到館躲建設的特點，在特點上下力氣、做文章，分析本地區的歷史特點、經濟特點、文化特點、民族特點、自然區域特點等，突出抓好支柱產業、重點項目、龍頭項目、名優產品、名人、名勝、名產等特點檔案和與人民群眾生活息息相干的專門檔案的征集，進一步豐富館躲，優化結構，體現特點，打造精品。

2加強檔案現代化管理

（1）檔案資源信息化。在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的公道配置與有效開發利用，實現檔案信息資源的社會同享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支持，是新時期檔案管理現代化的核心內容，主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規范化、標準化、可同享的數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，即檔案網絡建設和管理系統開發利用，建立檔案信息資源同享的技術支持平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的同享化。

（2）檔案保護現代化。傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施裝備等現代化和檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和廣泛利用，出現很多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統載體檔案在構成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，不但要研究有效保護和保管檔案載貨的方式、方法，還要深進研究如何保護檔案信息內容的案例性、真實性與完全性。

（3）管理手段現代化。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論和 先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先，檔案現代管理方法和理論的利用。通過鑒戒和利用當代管理學中的科學理論和方法，構成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與實踐中加以總結和發展，終究構成檔案管理現代化的理論體系。其次，先進技術手段的利用。要不斷將現代先進的技術裝備、技術手段和技術成果引進檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

（4）檔案管理標準化。通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術利用和分工協作有同一的科學準則和根據，保證各項檔案工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案管理中獲得最好的效益。在信息時代，信息的同享與網絡的溝通更依靠于同一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的同享、網絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立種類檔案管理標準，構成檔案管理標準體系，確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

3加強檔案法制建設

（1）加強學習，不斷進步檔案法律觀念。只有加強對檔案法律、法規的學習，才能不斷進步和緩領導、檔案工作職員和社會各界的檔案法制觀念，真正做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違反必究。一要認真學習《檔案法》及有關規定，把握其內容和具體要求。二要加強對檔案法律、法規知識的培訓，不斷進步檔案法制建設水平。三要依法治檔，強化檔案法律的權威，維護檔案法律的尊嚴。四要加大檔案法制宣傳教育力度，不斷增強遵守《檔案法》及相干法規的自覺性。

（2）強化監視職能和力度，健全檔案。行政執法程序。要規范檔案行政執法行為，履行職責，嚴格執法，依法管理檔案。要建立法制監視隊伍，對各機關、團體、企事業單位檔案工作進行執法監視檢查，真正做到依法治檔，實現檔案事業管理的程序化、制度化，檔案業務管理的規范化、現代化。要嚴厲查處違法案件，表彰嘉獎先進。

（3）正確處理檔案工作與檔案法制建設的關系。盡人皆知，實行同一領導，分級管理，維護檔案的完全與案例，便于社會各界利用，是檔案工作的基本原則，這一基本原則是在長時間的檔案工作實踐中逐漸確定的。而檔案執法正是為了堅持檔案工作的這一基本原則，避免和個人做出危害檔案事業的行為，以鞏固有益社會關系和社會秩序。因此，各級檔案部分要正確處理檔案工作與檔案法制建設的關系，依法管理檔案事業。