如何實現檔案工作的社會價值

周亮亮

【摘要】在社會主義市場經濟條件下，隨著政治、經濟體制的改革和用人制度的變化，檔案工作面臨著新的形勢和任務，既有現實困難，又有發展機遇。因此，如何在新的歷史條件下正確分析和認識檔案工作存在的價值和問題，抓住發展機遇，改革現有的工作體系，把檔案管理工作科學化，以適應現代社會的進步與發展，充分發揮檔案工作的作用，更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案工作者面前的重要課題。

【關鍵詞】檔案工作 管理 科學化

一、正確認識檔案的社會價值

檔案的社會價值，是由其自身的社會屬性所決定的。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的認識資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等檔案工作，檔案就具有存在和利用的社會價值。隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業和從業者之間的溝通和聯系、企業自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開檔案工作的有效運轉。

因此，正確認識檔案的社會價值，充分發揮檔案工作的重要作用，在服務于組織人事工作的基礎上，不僅可以為企業和從業者提供良好的信息服務，優化市場人員資源配置，促進經濟的繁榮和發展，而且可以強化從業人員的社會管理，推動國家社會保障體系的建立和完善，維護社會的穩定。

二、檔案工作面臨的問題和困難

（一）檔案管理體系的社會化程度不高，難以適應社會進步與發展

現行的管理體系，是以單個的企事業單位或社團組織為管理主體而進行運行的，在這種分散的管理方式下，管理主體之間缺乏有機的聯系，與生產活動的日益社會化和從業人員流動性的不斷增強極不適應，形成不了社會化的服務網絡。分散的管理方式，一方面不便于統一規范檔案操作程序和整個社會檔案資源的整合、利用；另一方面，多頭管理和繁瑣的流程，影響了檔案隨從業人員流動而及時流動的可能，無法做到人走檔案走，直接造成棄檔、丟檔的現象發生。

（二）檔案的形成質量不高，降低了檔案的社會價值

檔案的形成和收集缺乏針對性和規范性，工作方式多年不變，程序不夠公開、透明，造成檔案內容陳舊、雷同、空洞、失真。內容陳舊不能反映個人的最新動態，失去了檔案的憑證價值；內容雷同不能反映個人的獨特才能，失去了檔案的參考價值，難以有針對性的提供權威的證明材料；內容的空洞，則無法滿足社會對檔案信息的新要求；內容的失真，不僅違背了檔案的真實性的特征，而且會造成負面的社會影響。

（三）服務功能不健全，阻礙了檔案工作的發展

首先是服務意識不強，“重藏輕用”是檔案工作難以走出的誤區，檔案管理人員觀念陳舊，缺乏服務的積極性和主動性。其次是服務職能不明確。由于檔案工作一直從屬于組織人事工作，其服務職能被管理職能所掩蓋，從而造成服務方向不清晰、服務職能不明確。再者是服務手段落后。在信息化社會里，檔案工作的技術手段遠遠落后于現代社會，高科技在檔案工作中的推廣和應用力度不大，工作效率不高。

（四）約束機制缺位，企業檔案工作面臨危機

經濟體制改革后，企業在市場經濟環境中依照市場法則同步運轉。用人的自主權使企業用工不再需要政府部門審批，并辦理相關的檔案，原來依靠行政手段來維系運轉的檔案工作陷入了尷尬的境地。由于沒有相應的約束機制，大多的新興企業或者為了擺脫舊的人事制度的束縛，或者缺乏長遠的人才培養戰略，或者出于逃避社會保險費用等降低企業運行成本的目的，不再重視檔案，甚至根本就不接收和建立檔案。企業檔案工作要么運行不暢，要么無法運轉，面臨著嚴重的危機。

三、檔案工作的科學化管理

（一）實行檔案管理的社會化，整合社會檔案資源

要打破現行的以企事業單位或社團組織為管理主體的管理體系，由政府成立相應的管理機構，對全社會的檔案實行統一管理，形成社會化的工作網絡。這樣就可以整合全社會的檔案資源，也便于統一和規范操作程序。其實，現行的人事代理制度，就是檔案管理社會化的雛形。人事代理制度是在“五大畢業生”人事代理的基礎上逐漸發展起來的，現已擴大到實行人事制度改革的事業單位和企業自謀生路、失業下崗人員。人事代理的實質就是人員檔案的代理。實踐證明，這種社會化的檔案代理制度，是檔案工作應對經濟體制改革和用人制度變化的重要舉措，有著積極的社會影響和作用。因此，我們要在總結和借鑒人事代理制度成功經驗的基礎上，采取有效措施，進一步推動檔案管理的社會化。

（二）把檔案納入社會保障體系，增強檔案工作的服務功能

社會保障體系的完善，離不開相關的檔案資料的真實和完備。目前，社會上經常發生的一些勞資糾紛和社會保障費用征繳方面存在的難題，有相當一部分都是因為缺乏相應的檔案資料而造成的。檔案資料的缺失，不僅會影響勞動者自身的維權行為，也會給國家社保經費的征繳帶來困難。因此，在實行社會化的檔案代理制度的前提下，把檔案納入社會保障體系，作為企業用人和勞動保障的必備條件之一，通過立法建立健全新型的社會化的企業檔案制度，以維護勞動者的正當權益和國家利益。

（三）規范操作程序，提高檔案質量

要逐步建立適應現代社會需要的，公開、公正、透明的檔案工作程序，科學規范地形成和收集檔案資料，在保證檔案資料真實可靠的前提下，提升檔案資料的科學價值。檔案管理的社會化，為統一規范操作程序提供了可能、創造了條件。檔案的社會化管理部門要在尊重檔案基本特征的前提下，根據信息社會的需要，從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔的各個環節，制定出規范性的操作章程，嚴格操作，保證檔案資料的真實、可靠和鮮活，全面提高檔案質量。

（四）以用為綱，加強服務主動性

要改變檔案工作被動管理的現狀，首先，要轉變工作理念和工作方式，大力倡導服務至上的思想，有管理者變成服務者；其次，要在實行社會化管理方式的基礎上，把服務職能從組織人事工作中剝離，明確檔案社會化管理部門的服務職能，建立健全相關的配套服務措施，使檔案工作走出門戶，通過服務體現檔案的社會價值；再者，要利用現代科技手段，建立方便、快捷和自動程序較高的檔案管理服務系統，提高工作服務效率。