工程檔案管理工作現狀及對策分析

崔莉馨

摘 要：工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。基于此，筆者從重大工程項目檔案的特點作為思考的出發點，分析重大工程項目檔案管理存在的問題及在管理中應注意的關鍵環節。

關鍵詞：工程檔案；工作現狀

一、工程檔案的內涵和意義

工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映工程建設活動的過程和成果。

二、工程檔案的特點

1.龐大與細致性。一個基礎項目工程的建設，由于其投資規模大、參與單位多、涉及專業廣以及項目歸檔的文件套數多等因素，使得最終形成的檔案數量龐大并且細致。

2.專業與復雜性。一個重大工程檔案涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、電氣、采暖、空調、電信、消防以及自動控制等多個專業領域的內容，而將這些不同專業的文件材料進行有機的融合，就使得工程檔案形成了專業內容的復雜性。

3.廣泛與流動性。一個工程的建設項目檔案的構成，經歷了從提出項目建議書到工程全面竣工驗收的全過程，其涉及的材料來源包括政府部門的審批、設計部門的論證設計、監理單位的監理、施工單位的建設、質檢部門的質量評定，以及各種材料、設備供貨單位的合格證和檢驗資料等，由此可見，工程檔案的材料來源非常廣泛。

4.完整與系統性。在項目建設的過程中，重大工程檔案包含了從提出項目建議書、進行可行性研究、編制初步設計和設計文件、開展地質勘察、設計招標、簽訂有關合同、開始工程施工以及竣工驗收等全過程形成的文件及資料，它將整個工程的全過程清楚地記錄和顯現出來。

三、當前工程檔案管理工作的現狀

1.工程檔案歸檔困難，不符合科學成套要求。工程檔案的內容涉及的部門、人員眾多，并且時間跨度較長，文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。工程建設項目從前期的可行性研究報告到竣工驗收結項報告，中間要經歷項目審批、工程招投標、建造施工、質檢驗收等環節，一般要經歷一兩年甚至更長的時間。工程檔案的記錄人員涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、勘察單位、政府等相關部門，這些人員的業務素質參差不齊，檔案記錄內容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達到規范標準。有些環節的人員變動頻繁，如施工建造階段，而工作交接過程中極易發生檔案丟失、內容殘缺等現象。這些就會造成工程檔案的歸檔困難，內容不成體系，成套性差的現狀。

2.工程檔案部分內容流于形式，不符合客觀準確的要求。施工建造階段的建筑材料強度的測定、施工工藝方法與步驟、施工圖紙變更、施工進度調整等諸多涉及工程質量控制的關鍵環節會產生許多歸檔之用的文檔、圖紙等，收集整理歸檔的任務相當繁重。而許多檔案管理人員對工作疲于應付，檔案內容記錄過于簡單，關鍵問題交代不清楚。走訪發現，還有少部分施工企業由于管理混亂，導致工程檔案內容缺失，為了竣工驗收和交付使用，竟在工程末期突擊整理檔案，檔案的記錄內容與實際情況有較大出入。

3.工程檔案傳統的管理模式，極大制約了檔案價值地有效發揮。傳統的工程檔案管理模式是以紙質檔案為主，將大量的以紙質為主要載體的檔案有序地存放在檔案室，以備日后查閱使用。這種傳統的檔案管理模式已經遠遠不能適應當今信息社會的要求了，工程檔案價值的挖掘必須依靠先進的信息交互工具。利用檔案信息管理系統進行工程檔案的電子化、信息化管理，方便客戶端的檢索查詢、傳遞使用。從而達到以工程檔案為重要參考依據，實現對工程項目的動態管理和全過程監控。

四、加強工程檔案管理的對策

1.領導重視，注重宣傳。從多年的檔案工作經驗來看，凡是單位領導重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對較好。同時還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過實際案例讓大家意識到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項目檔案管理網絡，從人員體系上保證了檔案工作的順利開展。

2.深入施工現場編制檔案。工程建設、規劃和管理的依據在于檔案管理工作的加強。故此，檔案管理人員要整理好檔案，保障檔案資料的真實。檔案管理人員還應深入施工現場，調查和分析擬建的工程項目。在開工階段、材料試驗階段、分項工程交接時，應在事前設置提醒制度。相關人員的變動資料應當及時移交，工程資料在移交發包方之前要做好把關。層層落實責任，檔案資料的整理和歸檔才能有效落實。而對于那些大型或投資較大的工程項目，深入現場時要和建設單位共同勘察。等了解具體情況后，再編制檔案。

3.注重業務培訓，指定專人負責。檔案管理人員應提前介入，直接參與工程的調查、施工、驗收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強工程檔案管理人員的專業水平，提高他們對檔案管理的責任心，應對工程檔案管理人員進行業務培訓，階段性地組織檔案業務知識培訓班。并在工地現場至少設 1～2 名檔案員，負責現場攝影、錄像、收集和整理現場檔案資料；結合本單位實際，制定本單位工程檔案資料管理制度和辦法，在強調質量，抓住環節，注重落實上下功夫。

4.規范聲像檔案管理，便于查閱。數字化技術的應用和普及，推動了檔案室的數字化建設，對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對聲像檔案的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設的各階段，各監理、施工單位都會產生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。尤其要按照工程項目劃分，從分項、分部到單位工程，及時收集整理能夠是反映工程建設各個環節的圖片資料，其中包括驗槽，鋼筋工程，屋面防水，衛生間防水，外墻保溫節點，防雷接地，暖衛地埋管線，配套外線等檢驗批，材料進場，監理旁站。按照統一載體，統一格式，形成一套系統、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

5.加大檢查和監管力度。提高工程檔案的管理質量，還需做好工程檔案資料的檢查和監管。在工程開工之后，工程質量部門應當下到項目部，對項目部制訂的檔案資料進行檢查。找出其中的問題后及時解決。建設企業檢查項目進度、安全、質量時，還要檢查資料收集的完成情況，提高工程檔案管理的工作質量。在工程收尾完工時，建設單位要組織相關部門檢查竣工檔案的資料，保障檔案資料和工程竣工的移交。如果檔案資料員未完成收尾工作，則不允許進行調動手續的辦理。評報優質工程時，企業要將檔案資料的完成情況當做考核內容。檔案資料完成較好，則予以獎勵。有過失，則進行通報批評。

參考文獻：

[1]宋自飛；論重點建設項目檔案的管理[J]；湖南水利水電；2007年04期.

[2]張麗君；國家重大建設項目設計檔案的收集與整理[J]；水運工程；2009年07期.

[3]王宇；提高重大建設工程項目檔案管理水平的措施[J]；上海建設科技；2011年02期.