海南核電工程現場文檔保護

朱昀蕾 劉朋朋

摘 要：核電現場文檔是現場建設期間形成的真實記錄，它產生于核電廠建設、管理中的各個環節，具有重要的保存價值。在庫房管理過程中，要堅持執行庫房三治九防管理要求；規范檔案庫房管理制度，制定符合標準的溫濕度調控制度，并做好溫濕度測量記錄；認真執行庫房清潔衛生制度；定期進行庫房巡查、檔案檢查等工作，確保文檔的長久保存。

關鍵詞：核電；現場；文檔；庫房；保護

1 概述

海南核電項目是一項長期而復雜的工程，在建設過程中產生了大量的文檔。這些文檔是工程建設的真實記錄，有著憑證和參考作用，具有重要價值。其中包括了各種紙質文件、相片、光盤、膠片等等。文檔作為核電工程建設的有機組成部分，有著非常嚴格的管理要求。面對著核電工程現場大量文件的生成、流轉、使用、存檔、入庫的各個環節中，我們又是如何進行保護的呢？

2 現場文檔的生成和前端保護

2.1 現場文檔的生成

核電現場文檔是現場建設期間過程中形成的最真實的記錄，它產生于核電廠建設、管理中的各個環節，具有重要的保存價值。

2.2 現場文檔前端保護

現場檔案生成的第一手文件基本上為原件，是文檔的源頭。現場檔案常見的基本上為紙質文件檔案，只有小部分光盤檔案和底片檔案。

紙質檔案的制成材料主要是紙張和字跡，紙張和字跡會因原材料及環境等影響發生變化。因此，保護好源頭文件的主要方法是選擇具有耐久性的文件用品。紙張一般選用穩定性最好的纖維素制成的耐久紙張。字跡選用色素成分是炭黑，常見的為黑色簽字筆。特別注意的是不可選用藍墨水、紅墨水等字跡。

膠片、照片檔案是利用膠片上的感光材料在光的作用下發生一定變化的特性，把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上而形成的檔案。膠片、照片檔案的保管就是要采取各種有效的措施，科學的方法，克服與限制可能損壞膠片、照片檔案的各種不利因素，從而達到安全保管膠片檔案的目的。

光盤檔案具有記錄密度高、容量大、隨機存取、保存壽命長、穩定可靠和使用方便等優點。并能同時存儲圖、文、聲、像等多種信息，它特別適用于大量信息的存儲和交換。所以在選取光盤時，應選用不可擦寫檔案專用光盤。

光盤檔案的保護措施主要包括減少使用、防治空氣污染物、調控空氣溫濕度、保持信息讀取面的清潔和防止標記面的機械損傷等。

3 現場文檔流轉及使用的保護

在形成檔案前的文件，多經計算機或工作人員流轉，時有發生文件信息記錄不全、丟失等問題。為防止文件資料在流轉的過程中失誤等現象，公司制定了《文件傳遞與收發管理》程序，規定了公司文件的收發管理原則及文件控制方法，以確保文件在接收時的完整性、規范性和及時性。

4 現場文檔存檔及入庫的保護

4.1現場檔案保護環境

檔案庫房建筑應當符合國家標準，滿足檔案需要。庫房應集中布置，自成一區，不應設置其它用房。檔案庫房管理應貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“九防”特別是溫濕度控制和防火工作。

公司根據各類標準制定如下檔案庫房的溫濕度要求：

4.2現場檔案防塵及蟲霉防治

按照“以防為主，防治結合”的原則，庫房管理人員應保持庫房環境的清潔衛生，杜絕蟲霉污染源。同時，在檔案柜架上配備防蟲防霉藥品，并及時予以更換。庫房管理人員每年6月份對庫區除蟲藥抽檢一次，每年12月份對庫區防霉藥抽檢一次。為避免霉蟲產生抗藥性，每年應使用不同廠家生產的藥品，做好放、換藥情況的登記工作。

4.3 現場檔案庫房管理

海南核電昌江現場已投用三層檔案館，一樓為無窗檔案庫房，面積1300平方，設置緩沖間，墻體設保溫層，共有檔案庫房11間。二樓、三樓共有業務用房8間、辦公用房6間，實現三分開。檔案庫房裝置了恒溫恒濕中央空調、溫濕度監測系統、氣體滅火消防系統以及無紫外線燈具照明設備。檔案裝具全部采用無酸紙盒，并配置了檔案密集架。

通過信息網絡對檔案庫房溫濕度、安全防范和樓宇控制等實施了全面監控。正在實施中的檔案庫房環境測控系統，包括溫濕度監控模塊、水浸報警模塊、視頻監控模塊、庫房門禁系統。

溫濕度監控模塊——在庫房布置溫濕度傳感器，可實時查詢庫房溫濕度，濕度過高時，傳感器將信號傳送至環控服務器，聯動外圍設備開始除濕。

水浸報警模塊——在庫房布置水浸傳感器，如庫房某處進水，傳感器將信號傳至環控服務器，向庫房管理員發出報警信號。

視頻監控模塊——在庫區走廊布置視頻監控攝像頭，接入廠前區視頻監控系統。

庫房門禁系統——每個庫房門口設置門禁，記錄人員出入庫情況，配合視頻監控系統確保檔案安全。

在庫房管理過程中，堅持執行庫房三治九防管理要求；規范檔案庫房管理制度，制定符合標準的溫濕度調控制度，并做好溫濕度測量記錄；認真執行庫房清潔衛生制度；定期進行庫房巡查、檔案檢查等工作，確保文檔的長久保存。

作者簡介

朱昀蕾（1982.12—）；性別：女，籍貫：吉林省輝南縣，學歷：本科，畢業于美國諾斯伍德大學現有職稱：館員（檔案中級）；研究方向：文檔管理。

（作者單位：海南核電有限公司）