做好貧困學(xué)生資助檔案歸檔管理工作的若干思考

張養(yǎng)民

摘 要 貧困學(xué)生資助工作已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，貧困學(xué)生的檔案歸檔管理工作也愈發(fā)受到學(xué)校和資助管理中心的重視。為提高貧困學(xué)生檔案工作的開展效率，解決貧困學(xué)生檔案歸檔難點(diǎn)，在具體工作中，可收集貧困學(xué)生原始檔案，建立貧困學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)運(yùn)用信息化管理方法，切實(shí)推進(jìn)貧困學(xué)生資助檔案歸檔工作的深入開展。

關(guān)鍵詞 貧困學(xué)生 資助 檔案歸檔

加強(qiáng)對(duì)貧困學(xué)生的資助管理工作是地方貫徹落實(shí)黨中央“以人為本”執(zhí)政理念的具體體現(xiàn)，已納入院校辦學(xué)水平評(píng)估指標(biāo)體系。讓每一名貧困家庭出身的學(xué)生都能如愿讀上自己報(bào)考的大學(xué)，是一項(xiàng)關(guān)系到我國(guó)教育事業(yè)持久發(fā)展乃至社會(huì)安定的大事，也是廣大公民平等享受教育的具體表現(xiàn)。

一、貧困生資助檔案內(nèi)容

貧困生資助檔案是開展學(xué)生資助工作的重要依據(jù)。學(xué)生家庭收入情況，鎮(zhèn)/鄉(xiāng)、街道/村委會(huì)、村民組三級(jí)材料證明，輔導(dǎo)員/班主任調(diào)查報(bào)告等相關(guān)證明材料，貧困生后期獲得的相關(guān)資助活動(dòng)記錄等，都屬于資助檔案范圍內(nèi)容。

（一）基本信息

主要包括學(xué)生本人基本信息、家庭成員信息（工作情況、收入及來源）、家庭困難原因及現(xiàn)狀、入學(xué)前獲得資助情況等內(nèi)容。其中，家庭成員信息是重點(diǎn)，要保證信息收集的真實(shí)性和完整性。

（二）審批資料

審批資料包括學(xué)生家庭成員的收入證明、身份證、戶口簿復(fù)印件，能夠反映學(xué)生貧困狀況的其他證明材料（如低保證等），還需要有《學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難調(diào)查表》以及院校分管負(fù)責(zé)人的簽字和蓋章等。

（三）資助情況

學(xué)生受到資助情況，如年度獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、助學(xué)貸款、社會(huì)捐助等都要形成檔案材料進(jìn)行保管，并定期審查，已脫貧學(xué)生要及時(shí)注銷檔案材料，新陷入貧困的學(xué)生則需按照相關(guān)資料進(jìn)行建檔。對(duì)于在資助工作開展過程中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，須及時(shí)歸檔保存。

二、貧困生資助檔案管理原則

促進(jìn)教育公平是我國(guó)長(zhǎng)期以來的基本教育政策。其中，貧困生資助工作的開展是國(guó)家為促進(jìn)教育公平所作出的巨大努力，而貧困生資助檔案是學(xué)校和地方管理中心落實(shí)國(guó)家政策舉措的重要依據(jù)。對(duì)于貧困生資助檔案管理工作，我們必須堅(jiān)持真實(shí)性與動(dòng)態(tài)性相結(jié)合的原則，確保政策落到實(shí)處。

（一）真實(shí)性

真實(shí)性是檔案工作的生命線，就貧困生資助檔案所扮演的角色而言，其更應(yīng)該視真實(shí)性為己身生命。建立貧困生資助檔案的目的在于摸清狀況，為后期資助工作的開展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。貧困生資助檔案的真實(shí)性既包括檔案形成過程的真實(shí)，也包括檔案內(nèi)容的真實(shí)，即貧困生資助檔案中所記載的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際情況保持一致。為保證其真實(shí)性，貧困生資助檔案應(yīng)包含貧困生所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處、民政局、村委會(huì)的相關(guān)證明材料，還需有班委會(huì)、學(xué)生代表的觀察分析和意見。

（二）動(dòng)態(tài)性

鑒于內(nèi)外因素的發(fā)展變化，貧困生往往會(huì)通過勤工儉學(xué)、社會(huì)資助等擺脫困境，部分非貧困學(xué)生也會(huì)因家庭變故或其他因素陷入貧困。這種貧困資格的變化應(yīng)在貧困生資助檔案中進(jìn)行體現(xiàn)和反映，脫貧要及時(shí)注銷，陷入貧困則通過個(gè)人申請(qǐng)，學(xué)校、班委調(diào)查等確認(rèn)情況屬實(shí)后，由學(xué)生管理處負(fù)責(zé)統(tǒng)一錄入，并接受所在地學(xué)生資助管理中心統(tǒng)一監(jiān)管。

三、加強(qiáng)貧困學(xué)生資助檔案歸檔管理工作措施

在資助工作具體開展的過程中，如何將政府資助資金和慈善人士愛心捐款及時(shí)準(zhǔn)確地用到真正需要資助的困難學(xué)生身上，并使之化為學(xué)生未來回報(bào)社會(huì)、報(bào)效祖國(guó)的思想動(dòng)力，是值得我們深入思考的問題。具體而言，我們可從三個(gè)方面入手，努力提升貧困生資助工作的有效性。

（一）加強(qiáng)制度管理

一是建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案集中管理制度。具體而言，可通過整合資助工作將貧困學(xué)生資助檔案集中到資助管理中心，形成的資助檔案統(tǒng)一由資助管理中心收集、整理、歸檔，做到集中管理。二是盡快出臺(tái)資助檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循。同時(shí)，要明確管理部門，部門職責(zé)落實(shí)到人，遣專人進(jìn)行管理監(jiān)督。三是凡助學(xué)金、減免學(xué)費(fèi)等各類資助材料必須有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，以保證歸檔材料的完整性，在資助過程中形成的電子文件材料應(yīng)當(dāng)還原成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，并加蓋單位公章存檔。

（二）強(qiáng)調(diào)檔案的真實(shí)性

在學(xué)生貧困情況認(rèn)定過程中，民政部門要出面對(duì)家庭收入情況進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，如果發(fā)現(xiàn)證明材料有偽造成分應(yīng)即刻作駁回處理。因?yàn)檫@些失真材料一旦進(jìn)入資助檔案中，就會(huì)影響資助金發(fā)放的公平性和公正性，使得很多真正貧困的學(xué)生無法獲得應(yīng)有的資金資助，會(huì)給資助工作帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（三）明確歸檔范圍和時(shí)間

學(xué)生資助檔案的歸檔范圍應(yīng)包括行政檔案、資助業(yè)務(wù)檔案等，行政檔案材料包括上級(jí)資助機(jī)構(gòu)文件材料以及本單位資助工作需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料和重要問題批示及學(xué)校資助管理制度、資助工作計(jì)劃、總結(jié)等。資助業(yè)務(wù)材料應(yīng)包括學(xué)生資助申請(qǐng)表、證明材料、學(xué)生減免學(xué)費(fèi)資助名單、專項(xiàng)資金撥付文件、專項(xiàng)資金發(fā)放憑證、資金測(cè)算和落實(shí)情況等。各校和資助管理中心可在每學(xué)年末對(duì)于學(xué)生資助檔案進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理，以備長(zhǎng)期存查。

四、結(jié)語

夯實(shí)高校貧困生檔案工作對(duì)于助力教育精準(zhǔn)扶貧有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。高校應(yīng)高度重視貧困生檔案工作，為其發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。貧困生檔案工作者責(zé)任重大、使命光榮。每有一個(gè)貧困生在國(guó)家和社會(huì)的幫助下順利完成學(xué)業(yè)，用知識(shí)改變命運(yùn)，都是一次精準(zhǔn)有效的扶貧。

（作者單位為鄒城市學(xué)生資助管理中心）

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