初探檔案信息化建設的優化措施

王 憲

在經濟迅速發展的基礎上，信息化覆蓋范圍逐漸擴大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進檔案管理的順利發展，是檔案管理行業面臨的一大機遇。檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進行信息化建設改革，革新檔案管理措施。

1.檔案信息化建設與檔案管理的特征

1.1 價值性。價值性是檔案信息化建設中的又一特征體現。檔案信息化建設中，幫助檔案管理拓展了管理信息資源，并且完善了管理結構中存在的不足，建立更大的檔案管理數據庫，真正實現了檔案管理資源的共享，這樣就極大程度上激發了檔案管理在社會發展中的作用，體現了檔案管理的價值。整合檔案管理過程中，檔案本身就具有非常高的借鑒、參考、存儲等價值，信息化建設基礎上，進一步提高了檔案管理的文化價值、社會價值。

1.2 時效性。在進行檔案信息化建設期間，需要掌握檔案管理信息化建設與檔案管理的基本特征，這樣才能達到檔案管理水平不斷提升的目的。時效性是檔案管理的主要特征之一，檔案管理中包含很多檔案信息，檔案信息的采集、管理、歸類、存儲等屬于一種長期模式，管理期限便是最顯著的體現。檔案管理是將檔案信息系統的進行管理，隨時提供給需要的部門或者群體，所以檔案管理的信息更新需要做到與時俱進，不斷升級檔案信息管理的時效性特征，為檔案管理發展抓住準確的發展機會。

1.3 改革性。檔案管理中，積極開展信息化建設，是順應改革推動的行為體現，檔案管理具有明顯的改革性特征體現，尤其是管理中的每個環節，都會在一定時期內出現一系列的調整歸類，這樣才能進一步推動檔案管理的革新。信息化檔案管理建設，對于改革性特點進行了突出顯示，其改善了傳統檔案管理中存在的缺陷，從檔案管理的每個步驟進行優化調整，信息的收集、整理、歸類、存儲等都得到創新。

2.檔案信息化建設的具體內容

2.1 管理水平。檔案管理水平的提升是檔案信息化建設內容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設的重要體現，在科學技術發展迅速的今天，各種高新技術逐漸出現在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實施，是適應經濟社會飛速進步的必經之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。除此之外，檔案管理水平提升，還包含檔案管理內容的不斷拓展創新，檔案管理內容不斷豐富。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發展、經濟進步等貢獻檔案管理的價值。

2.2 硬件設施。檔案管理信息化建設，首要應從硬件設備等方面進行改革。硬件設施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設施不到位，將會嚴重影響檔案管理的質量。所謂檔案管理的硬件設施，主要包含計算機、存儲空間、局域網、數據庫等，正是這些硬件設施組成檔案管理的支撐平臺。

2.3 服務意識。檔案管理人員的服務意識也是檔案信息化建設的重要內容。檔案管理是推動社會進步、文化發展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務意識，才能夠真正做到服務于社會、大眾。檔案信息化建設中，需要改變傳統檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發展的需求，加強檔案管理人員的專業學習，提升理論水平與專業技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質，以此來激發檔案管理工作的活力。

3.檔案信息化建設的優化措施

3.1 提高檔案管理技術支持與資金保證。信息化建設下，對檔案管理技術提出更嚴格的要求，積極完善檔案管理中的技術支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設資源，確保檔案管理建設系統的穩定發展。同時增強檔案管理信息技術基礎，強化檔案管理中訪問權限的設置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎設施的建設，建立檔案信息化專項預算并對建設資金進行科學管理。

3.2 提升檔案管理人員的整體素質。檔案管理工作中之所以出現很多難題，主要問題是檔案管理工作人員的素質不高，甚至出現了一崗多職的情況，人員的缺少是需要長期來改變的，但是在這種情況下，首先需要提升檔案管理工作人員的整體素質，這種素質是建立在專業化的培訓和學習的基礎之上的，并且在加強業務素質的同時，也要教導員工在其職終其事的素質，服從企事業單位的安排，切實做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確性和時效性。

3.3 加強檔案管理的數字化資源共享建設。遵循“存量數字化，增量電子化”的發展策略，信息化檔案管理建設期間，數字化資源共享平臺的建立，將社會發展需要的參考信息以及數據等，發布在檔案管理數據庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱。科學合理的數據信息管理編制計劃，強化檔案管理的監督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數字化，拓展檔案管理數據整理范圍，保證檔案管理數據資源的多樣化。

3.4 加強對檔案管理的認識。加強企事業單位管理層及其工作人員對檔案管理的認識，在正確認識和理解檔案管理相關內容和意義的同時，嚴格按照檔案管理的相關規定和制度進行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進行監察。而要提升企事業單位管理層及其工作人員對檔案管理的認識，需要加強對他們進行檔案管理相關知識和技術的培訓，這種培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續化的培訓，確保檔案管理規范化、標準化，適應現代化經濟發展的需求。