怎樣做好基建工程檔案的管理工作

摘 要：檔案被認為是人類記憶的大廈，是人類對自身發展回顧和認識的載體。基建工程檔案管理為基建工程項目的管理提供依據，能夠形成對施工方的監督，能夠為其他基建工程的建設提供經驗借鑒。但是，當前在制度層面、施工方層面、信息化層面還存在一定的不足。為此，需要從不斷完善基建工程檔案管理的制度體系，提高施工方對基建工程檔案管理工作的重視度并強化監督體系，提高基建工程檔案管理的信息化水平等層面進行改進。

關鍵詞：基建工程；檔案管理；信息化；管理制度

基建工程所涉及利益相關者較多，工程項目的投資較大且后續使用時間較長。在此背景下，基建工程檔案的保存，一方面能夠為后續維護或改造提供參考，另一方面也能夠明確相關責任人以確保基建工程的高質量完成。但是，在實踐中受到一系列主客觀因素的影響，基建工程檔案的管理還存在一定的缺失。為此，必須對其存在的問題及其原因進行分析，從而改進基建工程檔案的管理工作。

一、 基建工程檔案管理的現實意義

在基建工程的開展過程中檔案是工程項目的第一手資料，是最為重要與原始的資料。在基建工程開展的過程中開展檔案管理所具有的作用表現為：首先，為基建工程項目的管理提供依據。在工程項目的開展過程中檔案資料記錄了項目建設的各環節內容，由此，能夠為管理者進行項目的全面管理創造有利的條件。其次，能夠形成對施工方的監督，從而提高項目質量。通過檔案記錄能夠明確項目各環節的材料使用情況與施工工序情況，從而形成明確的責任體系。由此，使得施工方在進行施工時必須嚴格按照相關質量標準來進行施工。再次，能夠為其他基建工程的建設提供經驗借鑒。在其他工程項目建設的過程中通過查閱已有的基建工程檔案，能夠從中獲取相關經驗以為更好地開展其他基建工程提供參考。

二、 基建工程檔案管理存在的問題

當前，我國正處于基建工程大發展的時代，但是，在基建工程檔案的管理上卻并未有同步的發展。當前，基建工程檔案管理落后于基建工程實踐，主要的問題表現在以下方面：

（一） 缺乏完善的基建工程檔案管理體制

目前，我國的檔案管理制度與日新月異的社會發展需求還存在一定的不匹配性，而在基建工程領域這種制度上的不匹配性更為突出。例如，在基建工程建設的過程中對于那些信息資料必須存檔，信息資料存檔的方式以及流程等還缺乏制度上的詳細規定。這就使得相關工作人員在開展基建工程信息存檔時存在存檔內容不全面或流程不合理的現象。

（二） 施工方對基建工程檔案管理的重視性不足，缺乏完善的監督機制

在基建工程檔案管理中施工方的重視程度直接影響到檔案管理工作開展的情況。目前，在實踐中部分基建工程項目施工方并不重視檔案管理工作，部分單位甚至是主動逃避檔案管理。這就導致基建工程檔案管理工作難以有效開展。此外，在基建工程檔案管理中還存在相關監督機制不完善的現象；由此，進一步加劇了基建工程項目檔案管理不完善的情況。例如，在某基礎設施建設的過程中施工方為降低成本支出與簡化工作流程，對檔案管理采取了“刪繁就簡”的策略，導致大量的重要檔案信息未能夠被及時、準確記錄與保存。

（三） 基建工程檔案管理的信息化水平不高

在當前的信息化發展背景下基建工程檔案管理工作的開展也必須走向信息化，從而不斷提升檔案管理的效率并減輕檔案管理的成本支出。但是，當前部分基建工程檔案管理還存在明顯的信息化水平不高的問題，由此一方面導致檔案的管理存在混亂情況，另一方面對檔案的后續調用也造成了一定的負面影響。例如，在某道路基建工程中施工方在進行檔案管理時仍然采用人工記錄為主的方式，這就使得該基建工程檔案管理經常出現紕漏，導致后續的驗收存在較大的問題并最終影響到項目的施工進度。

三、 做好基建工程檔案管理工作的對策

根據前文的分析可知在基建工程檔案的管理中還存在一定的問題，為此，要做好基建工程檔案的管理工作就必須針對當前存在的問題進行優化改進。具體而言應當重點從以下方面著手進行改進：

（一） 不斷完善基建工程檔案管理的制度體系

在基建工程檔案管理中制度規范，是確保各項管理工作有序、科學、合理進行的基本保障。在完善基建工程檔案管理的相關工作制度上應當重點從在以下方面進行改進：完善基建工程檔案收集管理制度，確保檔案信息的收集能夠符合國家相關檔案管理的要求；完善基建工程檔案管理流程制度，確保各項管理流程能夠科學實施；完善基建工程檔案管理的獎懲制度，從而起到對相關工作人員工作的約束與激勵作用。

（二） 提高施工方對基建工程檔案管理工作的重視度并強化監督體系

要促進基建工程檔案管理工作的順利開展，離不開對施工方對檔案管理工作的支持。為此，可以通過相關宣傳或者說專題會議來培養施工方的基建工程檔案管理意識。此外，還必須加強對施工方在執行基建工程檔案管理時的監督力度，從而通過外部監督力量來約束施工方的基建工程檔案管理行為。在強化監督體系時可以從媒體監督、公眾監督、政府部門監督等方面來進行完善。

（三） 提高基建工程檔案管理的信息化水平

在當今社會信息化的發展已經成為時代發展的主流，對于基建工程檔案管理工作而言推動其走向信息化的發展也是一種必然。要推動基建工程檔案管理的信息化發展，就必須做好以下工作：首先，對基建工程檔案管理部門進行信息化的改造，添加信息化發展必要的硬件和軟件設備。其次，對基建工程檔案管理體系中的工作人員進行信息化發展的培訓。再次，對引進專業的基建工程檔案管理人才，提高檔案信息化管理工作發展的人才支持能力。

四、 結論

基建工程檔案管理是基建工程項目相關信息資料保存的重要方式，也是后續追責的重要依據。當前，我國在基建工程檔案管理中，還存在缺乏完善的基建工程檔案管理體制。基建工程檔案管理的重視性不足且缺乏完善的監督機制，信息化水平不高等問題。為此，本文提出：可以從不斷完善基建工程檔案管理的制度體系，提高施工方對基建工程檔案管理工作的重視度并強化監督體系，提高基建工程檔案管理的信息化水平等角度進行優化。

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作者簡介：

徐莉，湖北省武漢市，武漢大學后勤保障部黨政辦公室。