全球信息化視域下民辦高校檔案“三合一”制度研究

姜紅梅

摘要：以湖北民族學院科技學院為例從全球信息化的大背景下論述民辦高校檔案管理中“三合一”制度存在的問題及解決的對策。

關鍵詞：信息化；民辦高校；“三合一”制度

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）24-0015-02

民辦高校是國家機構以外的社會組織或者個人，利用非國家財政性經費，依法設立的高等學校。“三合一”制度是基層文書檔案人員在實踐工作中形成的一項文書檔案管理制度，目前在各高校中廣泛應用，但專門的研究卻寥寥無幾，在全球信息化大環境中對民辦高校的“三合一”制度的研究更是少人問津。民辦高校的檔案工作中不可缺少信息化因素的重要內容，湖北省檔案局和湖北省教育廳印發的《關于加強和改進新形勢下全省高校檔案工作的意見》中明確了要“強化高校檔案集中統一管理”（簡稱“三合一”制度）、“加強高校檔案信息化建設規劃”，在當今全球信息化的大環境下，民辦高校應積極探索與信息化相結合的“三合一”制度新模式，使民辦高校的檔案工作吐故納新，更好地發揮民辦高校檔案的作用。

一、民辦高校檔案“三合一”制度現狀

1.民辦高校檔案管理現狀分析。截至2015年5月，我國共有民辦高校（包括獨立學院）722所，占全國普通本專科高校的28%。民辦高校提高了我國高等教育布局的均衡化。“民辦高校是我國高等教育體系中的有機組成部分，作為一個有利于高等教育事業發展，有利于經濟建設和社會發展的新型辦學形式，在學校管理活動中形成了大量的歷史檔案資料。”[1]民辦高校的檔案是辦學歷史的見證，是學校師生的寶貴財富。但是民辦高校建校之初由于各種原因，對檔案的重視程度普遍不夠，導致很多原始記錄的重要檔案丟失。隨著時間的推移，因為沒有保護好檔案而在工作中處處受累后逐漸加大了對檔案的重視和保護，檔案的價值逐漸體現出來。

我們保護檔案，是為了更好地利用檔案，不管是保護還是利用，基礎是鑒定和保存，存檔是重要的基礎環節，采用何種方式存檔至關重要，目前普通使用的“三合一”制度是歷史沿用下來的檔案管理工作中應用最廣泛的。全球信息化的大環境對民辦高校檔案管理“三合一”制度的更新發展創造了機遇，同時對現行民辦高校檔案管理形成極大的挑戰，需要顛覆傳統思維，重新架構檔案管理模式。以湖北民族學院科技學院為例，如何提高民辦高校檔案管理現代化水平，實現檔案管理現代化，是亟待解決的問題。

2.信息化視域下的“三合一”制度。“檔案室保存的檔案浩如煙海，如不借助于科學的方法和手段，利用者便無法獲取所需要的檔案信息”[2]。隨著計算機的普及應用和網絡時代的來臨，我國檔案管理的方式正在發生革命性的變化，特別是《2006-2020年國家信息化發展戰略》、《全國檔案信息化建設實施綱要》等一系列政策的出臺，標志著檔案管理的信息化成為檔案工作的努力方向。“現代化水平越高，標準化工作越要加強。檔案管理必須加強標準化。”[3]為此就要制訂現實可行的檔案管理制度。“三合一”制度就是為了立檔單位在收集整理檔案時能明確歸檔范圍、分類方案和保管期限。歸檔范圍是要知道哪些檔案要歸檔，哪些不該歸檔；分類方案是核心內容，要說明分類方法、分類標識和檔案編號；保管期限分為永久和定期，高等學校參考教育部、國家檔案局27號令《高等學校檔案管理辦法》，科學制定適合本校實情的“三合一”制度至關重要。

二、湖北民族學院科技學院的檔案管理現狀

湖北民族學院科技學院是經國家教育部批準、由擁有77年辦學歷史的湖北民族學院和社會力量聯合舉辦的獨立學院。辦學13年來，學院牢固樹立“立足恩施，輻射武陵，面向全國，服務基層”的辦學宗旨，秉承“正德至善、為學至精”的校訓，培養德、智、體、美、勞全面發展的應用技術型高級專門人才。學院現設有文學與傳媒、經濟與管理、生物科學與技術、林學園藝、信息工程、理學、化學與環境工程、外國語、藝術、醫學、中醫藥等15個教學系（部），開設有38個本科、9個專科專業以及本科民族班、少數民族本科預科班，面向全國招生，現在校生達12500多人，學生修業期滿成績合格，由學院頒發國家統一電子注冊的普通高等教育畢業證書和學士學位證書。

科技學院的檔案室成立于2011年，原來的檔案零散保存在各個科室，2011年檔案室成立之后設專職檔案管理人員一名，逐漸將各種門類的檔案收集到檔案室。檔案室成立之初沿用舉辦高校湖北民族學院的“三合一”制度和檔案管理系統，2013年根據學校自身的管理現狀制訂了《湖北民族學院科技學院檔案管理辦法》（即“三合一”制度），2014年購買了與舉辦高校一樣的南大之星檔案管理系統，至此科技學院的檔案室逐漸走向規范化、正規化的道路。目前檔案室總記錄數9074條，案卷數1374條，文件數7671條，文件頁數54415頁，共裝卷（盒）數1609盒，上傳附件總數2427個，上傳附件總量4.57GB。

三、湖北民族學院科技學院檔案管理中存在的問題

1.各歸檔單位普遍歸檔意識不強，在各歸檔部門的傳統意識里普遍認為，重要文件存在自己部門里，取用方便，安全放心。

2.學校對檔案室硬件投入不夠，這也是民辦高校普遍存在的問題。

3.各歸檔部門對檔案管理系統接受度不高，對新生事物存在懼怕心理，傳統的紙質檔案保存相對及時，對電子檔案重視不夠。大部分數字檔案沒有及時歸入檔案室，致使大量數字檔案流失，給學校造成了不可逆的損失。應加快檔案數字化的進程。

4.對檔案的開發利用不夠，重視“存”輕視“用”。

四、湖北民族學院科技學院檔案管理中存在問題的對策

1.針對歸檔意識不強的情況，檔案室應加大歸檔宣傳的力度，充分認識到應歸檔的文件是學院的財產，每個人都有按時歸檔的義務，同時檔案部門應積極思考“檔案信息工作如何更好地為民辦學校服務，為廣大教職工服務”[4]，如何利用現代信息技術提高檔案利用效率。可將學校的“三合一”制度印制成冊，下發到各歸檔部門，使“三合一”制度成為大家工作中的手冊，并在QQ群、微信群中廣泛宣傳，以組織趣味問答、圖畫等方式提高大家的學習熱情，工作中哪些文件需要歸檔一目了然，提高歸檔積極性和主動性。

2.關于硬件投入不夠的問題，學校應加大對檔案的投入，按照《高等學校檔案管理辦法》的要求，設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。“檔案管理必須站在信息技術前沿，把握人民群眾需求的新變化，努力提高科學化水平”[5]。

3.學校領導要提高對檔案信息化管理工作的重視程度，將檔案信息化管理納入部門年度考核目標當中，每個科室設置一名兼職檔案管理人員，由檔案室組織對其進行檔案管理系統的培訓和業務指導，使大家逐漸養成利用檔案管理系統歸檔的工作習慣。由文書部門歸檔既可提高歸檔效率又可提高歸檔質量，實現隨辦隨歸檔的時實歸檔狀態，同時也可節約檔案管理資源，降低檔案管理人員的工作強度。因目前檔案室只有一名專業檔案管理人員，實現了文書部門歸檔后可使大量的歸檔任務分散到各部門，使檔案管理人員可以有更多的時間做檔案編研工作。加快檔案數字化的建設，檔案數字化也是為了更好地保護紙質檔案。

4.轉變觀念，明確“存”是為了更好的“用”，加強檔案資源建設，大力開發檔案的潛在作用，做好統計、編制匯編和檔案編研工作。制定適合民辦高校特色的“三合一”制度。傾向于民辦高校特色檔案的建設，如學校董事會檔案、學生檔案、科研檔案、教師檔案等。

五、結語

總之，檔案信息化是未來民辦高校的發展方向，“三合一”制度是民辦高校廣泛采用的歸檔制度，民辦高校應利用現代化的信息技術手段，不斷完善現行的“三合一”制度，為民辦高校的發展壯大提供詳實完整的檔案支持，使民辦高校越辦越好，成為與國家公辦高校同重的人才培養園地。

參考文獻：

[1]朱青梅.民辦高校檔案“雙套制”管理模式的價值探索與路徑選擇[J].內蒙古農業大學報，2008，（5）.

[2]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2008：317.

[3]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2008：234.

[4]高強.信息化——拓展民辦高校檔案管理的關鍵[J].蘭臺世界，2009，（9）.

[5]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011，（1）.