加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校的教學(xué)模式與管理模式也不斷創(chuàng)新，紛紛建立檔案管理制度。但現(xiàn)如今，普通的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足中等職業(yè)學(xué)校的管理以及教學(xué)發(fā)展，對(duì)學(xué)生的就業(yè)產(chǎn)生重要的影響。本文主要對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理進(jìn)行論述，闡述了中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的意義、不足之處以及建議。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校；檔案管理；管理意義；分析思考

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，如今的社會(huì)已經(jīng)和信息技術(shù)融為一體，人們生活中的行為已經(jīng)離不開信息技術(shù)，各個(gè)學(xué)校也當(dāng)然不例外。而各個(gè)學(xué)校在管理工作中也采取了信息技術(shù)與管理技術(shù)相結(jié)合的方法，簡(jiǎn)化管理中的工作步驟，也同時(shí)節(jié)省了人力與物力的使用，保證檔案管理工作能夠有序進(jìn)行。但即使這樣，在檔案管理工作中也有不盡人意的地方，需要廣大教育者找出來并研究相對(duì)應(yīng)的策略。

一、 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的意義

中等職業(yè)學(xué)校的主要目的是為國(guó)家與社會(huì)培養(yǎng)職業(yè)技術(shù)性人才，并對(duì)學(xué)生的思想、舉止、學(xué)習(xí)以及生活有著重要的影響。目前人才市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，比起本科出身的學(xué)生，中職學(xué)生的優(yōu)勢(shì)比較少，但是中職學(xué)生的職業(yè)技能強(qiáng)，如果能夠在檔案上記錄下學(xué)生的政治表現(xiàn)以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷、特長(zhǎng)愛好，定能找到一份適合自己的工作。而且，提升學(xué)生的檔案管理水平以及教育質(zhì)量，有利于拓寬學(xué)生就業(yè)渠道，對(duì)學(xué)生的未來發(fā)展有重要的意義。

二、 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理方式的幾點(diǎn)不足

（一） 管理工作效率太低

許多中等職業(yè)學(xué)校人數(shù)眾多，相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)量也就會(huì)增多。而大部分的檔案都是紙質(zhì)檔案，管理起來特別煩瑣，工作量十分龐大。很多學(xué)校依舊沿用老式的管理方法來對(duì)檔案進(jìn)行管理，即“人力管理”。這種管理方法不僅浪費(fèi)人力，還浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)還特別容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，使管理工作的效率大幅度下降。

（二） 對(duì)檔案管理的監(jiān)管力度不夠

很多學(xué)校在踐行檔案管理時(shí)，其保密性有待加強(qiáng)。傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作都是由人工進(jìn)行的，比如檔案錄入，都是由管理人員來完成的，這就導(dǎo)致接觸檔案管理的人員又多又復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理工作的保密性不能完全落實(shí)。而且即使使用信息技術(shù)，也不能保證檔案管理的監(jiān)督力度到位。

（三） 檔案檢索以及維護(hù)等工作困難

在傳統(tǒng)的管理模式中，由于很多檔案都是紙質(zhì)檔案，所以管理起來非常費(fèi)勁，在進(jìn)行文件檢索的時(shí)候更費(fèi)勁，而且由于學(xué)生的檔案信息經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，所以在進(jìn)行檔案查找和錄入時(shí)，也給檔案管理人員帶來很大的壓力。另外，紙質(zhì)的檔案非常脆弱，在管理的過程中稍有不慎就會(huì)造成檔案損壞或者丟失，加大了檔案管理工作的難度，對(duì)檔案管理工作的效率提升產(chǎn)生阻礙。

三、 對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一） 樹立確定的檔案管理理念

要想加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理的力度，以及提升檔案管理的效率，首先就需要樹立一個(gè)正確的檔案管理理念，使管理人員意識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)生的重要性。因此，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)這方面的宣傳力度，并以會(huì)議等方式強(qiáng)化管理人員的管理理念，并對(duì)管理工作提出一系列合理要求，促使管理人員以積極的態(tài)度來開展工作，以此提升管理工作順利開展。

（二） 完善檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度

首先學(xué)校的管理人員要詳細(xì)閱讀國(guó)家相關(guān)部門頒發(fā)的關(guān)于檔案管理的文件。另外，學(xué)校應(yīng)該對(duì)管理人員給予相關(guān)的權(quán)限，使檔案管理工作出現(xiàn)問題時(shí)能夠落實(shí)到個(gè)人，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督性。管理人員也要合理的將信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合，探索更加規(guī)范、合理的管理制度。

（三） 加大對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度

學(xué)校應(yīng)該安排相關(guān)人員不定期的視察管理人員的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，并制定相關(guān)的規(guī)章制度將業(yè)務(wù)情況與績(jī)效相掛鉤，調(diào)動(dòng)起管理人員的工作積極性，保證檔案的準(zhǔn)確性與安全性。另外，學(xué)校也可以制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)工作態(tài)度認(rèn)真的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)拖拉人員進(jìn)行嚴(yán)懲，提升檔案的管理效率。

（四） 提升管理人員的綜合素質(zhì)

學(xué)校要定期對(duì)管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的技術(shù)和能力，并培養(yǎng)管理人員的法律知識(shí)。學(xué)校可以邀請(qǐng)專業(yè)人士來對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，來指導(dǎo)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理，并普及與檔案有關(guān)的法律知識(shí)。而且，學(xué)校在進(jìn)行招聘管理人員的時(shí)候，也不能只看學(xué)歷，要盡量選擇一些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，責(zé)任心重、自我約束能力強(qiáng)的人來?yè)?dān)任管理工作，為中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作提供保障。

四、 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，學(xué)生的檔案對(duì)學(xué)生未來的發(fā)展與就業(yè)有著密切的聯(lián)系，工作人員在進(jìn)行管理工作時(shí)，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注提升中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理水平問題，以科學(xué)的管理制度加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，提升檔案的管理效率。與此同時(shí)，管理人員也應(yīng)該不斷對(duì)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，不斷發(fā)掘目前檔案管理模式的缺點(diǎn)，并積極探索相對(duì)應(yīng)的方法，并充分利用好信息技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)學(xué)生的個(gè)性化信息進(jìn)行編研，為學(xué)生將來就業(yè)做好鋪墊。

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作者簡(jiǎn)介：任輝，甘肅省天水市，天水市職業(yè)技術(shù)學(xué)校。