對加強高校檔案信息工作的思考

于文華

摘要：高校檔案信息對高校領導進行決策以及教研工作的開展都具有重要作用，本文就根據調查發現檔案信息工作中存在的問題提供幾點解決方法。

關鍵詞：高校檔案信息工作;信息技術;方法

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2018）18-0259-01

一、加強隨著信息化技術新起的檔案管理方法——電子化管理的完善

隨著科技進步。信息化技術應用到了各個領域，高校檔案管理工作也與時俱進，創造了信息化的檔案管理。越來越多的高校檔案由紙質載體變成了電子檔案。但由于對檔案進行電子化處理的技術還不夠過關，在檔案收集，管理、利用多個方面還是存在問題。解決檔案電子化存在問題的方法有以下兩種：

1.確保電子檔案信息的可讀性。電子檔案信息的可讀性是他具有存在價值的基礎，檔案管理部門在收集檔案信息時，不僅僅要記住檔案信息記錄還要記住能夠支持電子檔案信息讀取的的軟件。對檔案信息的內容要按照一定格式進行分類、標注、存儲。定期對脫離計算機管理的信息進行可讀性抽查試驗及時處理有問題的檔案。

2.采取措施，對電子檔案進行統一保管。就現在高校檔案信息管理工作來看。院校各個部門的電子檔案分布在各個部門，沒有進行總的歸檔，管理極度不規范。

針對檔案分散問題，高校聯系實際情況，制定合適的管理制度，可以將還不具備集中管理的電子檔案暫時放存在各個部門，對于可以集中管理的電子檔案制定管理方法，成立專業的管理部門，對電子檔案信息資源進行處理、保管、運用。

二、豐富高校檔案，多收集與高校特色相關的檔案

高校是人才、知識、信息各種資源集中的地方，更多具有高校特色的檔案信息能夠在學校領導、教學研究、學生工作中起到作用，因此，高校檔案信息工作需要建立起具有高校特色的檔案。

1.對教學科研類檔案進行歸檔。因為高校是人才聚集地，需要各種知識的支撐，尤其體現在科研、法制方面檔案的需求，所以需要重點建設教學科研方面的檔案。高校建立以教學科研為主的檔案收集、保管、利用體系，將分散的科技著作、教學論文、學術論文之類的教學科研檔案文件進行歸檔，不斷優化充實。

2.增加學生檔案信息。學生是高校主要組成因素，學生的檔案是組成高校檔案的一大因素。學生檔案很大程度上反應了學生的學習歷史以及教師對學生的教學評價，健全學生信息檔案是豐富高校特色檔案的重點。

3.收集反映學校歷史的檔案。每個高校都有自己的成立、發展歷史，學校怎么創造的，學校創始人是誰，學校建設地址在哪里等都屬于高校歷史檔案中的內容。這樣的檔案是高校治歷史和精神面貌的反應，對人們了解校園文化，學習校園精神具有重要作用。

三、跟隨時代的腳步，利用信息技術，提高高校檔案信息的利用率

1.信息技術已經滲透到各行各業方方面面，高校可以利用網絡信息技術，提高高校特色檔案的利用率。檔案部門調查高校各個部門對檔案信息的需求特點，利用先進的信息技術，針對性地提供各種檔案信息服務，供各個部門進行快速甄選。另外高校里多是人才，可以征集計算機方面的人才，針對高校檔案管理工作設計出合理的應用軟件，通過軟件將已經開發出的高校檔案信息變為各種數據，發布到校園網，令全校師生都能通過網絡對高校檔案信息進行查看，解決師生們對信息汲取的需要。慢慢地可以進行檔案信息分類，根據教師和學生對檔案資料需求的不同，分布開發教師檔案系統和學生檔案系統，于教師學生來說，這樣的檔案系統分類簡單方便又有效。

2.開發檔案管理軟件，注重復合型人才的培養。現在很多高校都充分利用信息技術，進行了辦公室辦公自動化，很多文件的傳輸非常迅速。但是這些文件怎么進行統一歸檔管理還沒有得到解決。檔案部門需要和高科技人員進行合作，開發能夠針對辦公室自動化辦公系統接收文件進行統一歸檔的檔案管理軟件。另外，高校也要注重對人才的培養，隨著各個部門對檔案信息的需要，檔案管理部門應該注重復合型人才的培養。所謂復合型人才就是不但具備檔案管理的相關知識，而且還能運用信息技術解決問題，靈活使用現代管理工具的人。高校應該組織檔案管理人員進行培訓學習，領會更加專業檔案管理知識，掌握現代檔案管理方法和管理工具。

四、結語

綜上所述，我們知道高校檔案信息需求量不斷在增強，高校開始重視檔案管理工作。調查發現檔案工作中存在的問題，并且從檔案信息管理電子化，開發更具特色高校檔案，如何提高檔案信息利用率這幾個方面淺談了筆者對高校檔案管理工作的思考。利用信息技術對檔案進行收集、保管、利用，培養具有專業檔案管理專業知識，又能利用現代檔案管理工具的人員對加強高校檔案信息管理具有不錯的效益。