檔案信息化管理的現狀及對策研究

白磊

摘 要：本文以于南寧市檔案局為例從檔案信息化管理問題研究的現狀出發，分析檔案信息化管理的現狀、存在的問題及解決的措施，并就其未來發展趨勢做出了一定的探討，以期為檔案信息化管理事業的發展，提供理論支持。

關鍵詞：檔案；信息化；管理

198 年底，全國已有20多個檔案館成功運行計算機檔案管理系統。進入20世紀后，我國在全球檔案信息化建設浪潮的沖擊下也開始并加大了檔案信息化建設的步伐，新時期，我國檔案工作必須適應新形勢，實現檔案信息化管理的要求，推動檔案管理不斷向前發展。

一、檔案信息化管理的必要性

隨著信息社會的發展，現代信息技術在國民經濟和社會發展中扮演著舉足輕重的關鍵角色。信息化已經成為人類社會發展的一個至關重要的標志。檔案作為經濟社會實踐活動的產物，必將隨著社會的發展和人類的進步而不斷地發展和進步。

1.檔案信息化使得檔案管理工作的效率和質量得到不斷提高

現代信息技術在檔案管理中的運用，使得傳統的檔案管理工作中的各個環節為現代管理手段所代替。如傳統的檔案管理工作主要以檔案的實體管理為主，檔案管理人員需要花費大量的時間，進行手工收集、整理、保管、編研和向利用者提供服務。然而，如果把現代信息技術運用到檔案管理工作的各個環節中去，那么檔案管理人員就可以直接利用計算機管理系統完成“文檔一體化”管理，打破了傳統檔案的管理方式，從而提高了檔案工作的效率和質量。

2.檔案信息化使得檔案紙質載體得到保護

傳統的查閱方式是要到相關檔案保管部門或綜合檔案館進行紙質檔案的查閱，并從中摘錄自己所需的信息或復印相關內容。這種利用方式不僅浪費了大量的人力和時間，影響了檔案的利用效率，而且也增加了紙質檔案的磨損。紙質載體的檔案是最原始的證據材料，它的客觀性是毋容質疑的，因此，保護檔案的紙質載體就顯得尤為重要。如果檔案保管部門將現代信息技術運用于檔案管理之中，實現數字化檔案信息的存貯、管理和索引，那么所需的信息資源，便可以真接從數據庫中獲得了。

二、檔案信息化管理現狀

目前，信息化建設方興未艾，電子信息撲面而來。然而，對電子信息進行集成管理的數字檔案館大多卻有殼無核。即使像深圳、青島這樣居國內領先地位的數字檔案館，在全文檢索服務上也只能算是猶抱琵琶半遮面。

1.檔案信息化管理的整體環境

環境因素對信息化發展影響頗大，文獻、圖書信息化的跨越式發展就是最好的佐證。如今，在許多圖書館，特別是高校館，讀者只要輕點鼠標，即可實現書刊檢索及論文下載。文獻、圖書通過多途徑、多形式的廣泛的共建共享，有效推進了圖書館數字化進程。相比之下，檔案的信息化建設卻是風景這邊獨寂寞，頗有些愚公移山單打獨斗的味道。檔案信息為原生信息，來自不同部門，具有差異性、特色性和內斂性，這在一定程度上阻礙了檔案信息共建共享及規模化、市場化運作氛圍的形成。

2.檔案信息化管理的數字化能力

檔案信息化建設的核心是資源數字化，實現的途徑無非兩條：其一，通過錄入、掃描、翻拍等手段，將館藏紙質、聲像等載體檔案全文數字化；其二，接收、整合辦公自動化、電子政務、多媒體教學等條件下產生的各類電子文件。前者因費時費財費力且進程緩慢，只能擇時分步實施；后者雖快捷高效，但目前的檔案管理系統及信息技術對網絡信息的集成、整合大多力不從心。檔案信息化建設因此陷入了一方面費時費力地將館藏紙質檔案數字化，另一方面現成的電子信息卻大量流失的怪圈。

3.檔案信息化管理的人才隊伍狀況

對于檔案信息化建設來說，信息技術人才尤其是高級復合型人才至關重要。隨著信息技術的發展，人才大戰愈演愈烈。然而渴求信息技術人才的各級檔案部門卻似乎成了戰爭的中立國。究其原因，還是我國檔案長期沿用的傳統手工管理模式固化了的“檔案部門是安置富余人員，解決人才家屬就業之地”的思想在作祟，這在高校、科研院所等突擊大規模引進高級人才的單位反而愈演愈烈。可見，檔案館（室）進人容易但引進人才難上加難。

三、檔案信息化管理的具體措施

1.資源體系建設

檔案信息資源體系建設在檔案信息化建設中具有舉足輕重的意義，其中數據庫建設尤為重要。檔案數據庫的規模和內容，決定著人們共享檔案信息資源的能力和水平。數據庫建設應遵循以下3個原則：一是實用性。對館藏的非電子檔案，應先挑選常用的、急需的、珍貴的檔案，通過掃描或錄入等形式進行數字化處理，并按統一的要求進行著錄標引或檢索鏈接；二是快捷性。檔案管理人員應及時將新形成的電子檔案轉換到數據庫中，定期更新和充實數據庫內容。三是安全性。嚴格限定利用者的使用權限，建立起不同層次的數據庫，實行檔案全宗和密級雙重控制管理，確保檔案數據不被非法改寫。

2.管理體系建設

加強檔案信息化管理的各項工作中，加強管理體系的建設尤為重要。其中，基礎工作是檔案信息化管理體系建設的關鍵。基礎工作是多方面的，包括硬件、標準化以及安全保密工作等方面，都需要我們加強管理。首先是要加強硬件設備的配置，將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當中，才能更好的獲得支持，從而改善設備條件。需要充分配備的硬件有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機等。設備配備要把握一個原則：既滿足工作需要，又節約成本。對于這些設備，檔案部門要指派專人對檔案信息化管理的電子設備進行維護，保證設備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。

3.利用體系建設

檔案是信息、是資源，沒有檔案就沒有信息，沒有信息就沒有服務的資源。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”等舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調”等做法。現代信息社會日新月異，新技術及相關學科理論的不斷滲透，使得檔案管理領域不斷出現一些新情況、新問題，特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐，缺乏開放和創新意識，成為了制約檔案信息化管理發展的重要因素。針對這種問題，檔案工作部門首先要破除“重管理設施購置、輕服務研究”等做法，樹立開放意識和創新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設，服務于社會。

4.安全保障體系建設

隨著檔案信息化建設的不斷推進，檔案信息安全問題日益突出。因此，研究檔案信息安全保障體系問題，是檔案工作者面臨的一個重要問題。而安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。

結語

隨著網絡與信息技術的迅猛發展，信息化管理已成為當今世界的主流。檔案信息化建設有利于提升檔案服務效能、拓寬檔案服務領域、創新檔案工作模式。檔案信息化管理不是短時間內的工作，在此具體工作中需要所有工作人員的工作主動性和協調性，檔案管理人員需要有良好的職業道德，努力提高檔案工作信息化管理的質量，促進國家政治、經濟、文化的建設。

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（作者單位：云南省建設投資控股集團有限公司路橋總承包部）