電子檔案管理與檔案管理信息化建設

王艷艷

摘要：本文對傳統檔案管理的不足之處進行了分析，同時闡述了檔案管理信息化建設的現狀，論述了檔案管理信息化建設的新思路，對檔案管理信息化建設過程中的電子檔案數據化、歸檔流程梳理、檔案室建設、資源共享和安全保障等方面提出了行之有效的建議措施，指出檔案管理信息化建設能夠促進信息檔案與公共信息的銜接，發揮檔案的最大價值，為全社會服務，促進檔案事業向前發展。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;信息化建設

一、檔案管理信息化建設的現狀

（一）軟件缺乏統一性。目前，檔案管理缺乏有效的計算機管理系統軟件，導致用于搜索和文件管理文件信息，難以用計算機來實現。檔案管理建設由于無法調整和能夠快速高效地查找信息，嚴重遲滯了檔案管理信息化建設的過程。

（二）檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進。檔案管理標準的定位和工作標準的依據是實現檔案管理信息化建設的關鍵。然而，因為以前遺留的問題，檔案管理信息化建設中文件存儲庫的基礎不好，文件質量不高，特別是文件細節與系統軟件不兼容，而且沒有相應的標準。一個文件存儲工作模式的標準，是不可能依靠全自動操作實現的。這些都是影響檔案管理信息化建設的因素。

（三）檔案管理的技術標準。檔案管理信息化建設的工作流程標準沒有考慮到計算機數據分析技術的特征。更多信息存儲依靠磁盤和CD-ROM等媒介，而目前的技術標準不能滿足檔案管理信息化建設。

（四）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案管理信息化建設，必須要求管理人員具備相應的技能水平和能力儲備，并非會簡單操作電腦就可以。當今的時代，檔案管理信息化建設缺乏高水平管理人員。尤其在處理先進的檔案資料，或者更復雜材料的時候，這種缺乏顯得更加突出。有些時候，檔案管理信息化建設盡管購買了先進的計算機等設施，但也沒有起到充分的作用，更遑論檔案管理信息化建設。

二、檔案管理信息化建設的新思路

（一）檔案管理信息化建設的數據化。在信息時代，傳統行業不斷變化，同時也對傳統的文件管理提出了要求。最初，在計算機技術大爆發環境下，數字電子媒介和數字服務提供商在數據處理方面發生了變化。電子檔案的爆炸式發展，傳統的檔案管理模式已經轉變為檔案管理信息化建設。利用傳統的檔案管理來收集電子檔案，以適應檔案管理的新要求，為檔案管理信息化建設做好鋪墊。檔案管理信息化建設要解決的第一個問題是創建電子檔案，以實現檔案的數字化存儲為目標。可以說沒有電子檔案，物理文件的信息建設就從來不可能實現。一個完整的電子檔案可以在下一階段的檔案管理信息化建設中提

高應用水平。電子檔案可以提高恢復文件的尋找速度和恢復編輯的準確性。檔案管理信息化建設的數據化過程不僅要考慮滿足目前的要求，還要考慮電子檔案的數據化資源。同時，也保證了數據化工作的持續開展。有必要從資金、管理人員、信息種類等角度分析電子檔案的優缺點。

（二）檔案管理信息化建設的歸檔。在檔案管理信息化建設過程中，電子檔案中的數據保存方式不同于以前的檔案保存，電子文檔的創建和存儲技術模式也使得電子文檔管理途徑出現了變化。為了滿足信息時代的需要，相關檔案部門出臺了電子檔案存儲的標準。電子文件管理也納入國家的發展規劃。檔案管理信息化建設的電子檔案以辦公系統和不同法人團體的職責信息等形式進行構建。相關檔案部門的發展規劃說，要完善檔案管理信息化建設過程中電子檔案管理，就需要界定電子檔案的范圍，推廣檔案管理信息化建設標準規定。具備條件的檔案部門，在檔案管理信息化建設過程中，可以攜帶一套單一的電子導航系統。這也是指將來收集的電子檔案必須符合相應的標準制度。同時，檔案管理信息化建設僅以電子檔案的形式存儲。檔案部門必須具備檔案管理信息化建設方面的知識和計算機技能，并將其進行分析和整合。按照科學高效的原則進行檔案管理信息化建設優化，確保完全實現檔案管理信息化建設，保證每一個電子檔案的準確性。在實踐中進行檔案管理信息化建設前端管理。檔案管理信息化建設使電子目錄數據完整，紙質文件齊全。符合要求的檔案部門還可以連接OA系統和檔案管理信息化系統，實現電子檔案的可恢復。

（三）檔案管理信息化建設的檔案室。在檔案管理信息化建設過程中，創建電子檔案存儲是當今時代檔案部門最關鍵的工作之一，也是檔案管理信息化建設的唯一途徑。開發創新、整合資源是檔案管理信息化建設的主要手段，提高電子檔案的開發利用能力。運行檔案管理信息化建設，提高業務流程效率和電子檔案存儲的可靠性。雖然檔案部門的層次不同，但是必須進行檔案管理信息化建設，目前很多檔案部門正在向前推進檔案管理信息化建設，并取得成效。很多地方的檔案管理信息化建設已經開始成形。根據《數字檔案建設手冊》《儲存室數字內容建設組織與評價方法》等標準規定，檔案管理信息化建設基本都在庫房建設和設備安裝方面。這些是檔案管理信息化建設過程中的重中之重。檔案管理信息化建設程序是一個文件系統管理系統，一般可以通過相關單位進行采購或研發。在檔案管理信息化建設中，我們需要更加注意文件管理系統的業務功能、編程功能、數據采集、數據分類和使用功能等。構建電子文件作為檔案管理信息化建設的起步，必須注意對所有內容的保護。與檔案管理信息化建設相關的和不相關的資源文件，都將納入管理系統。目前檔案管理信息化建設的電子檔案建設不是一蹴而就，只能由外包公司來實現。檔案部門要明確模型目標相關組織和相關責任，分配計算機優化檔案管理信息化建設，真正實現檔案管理信息化。

（四）檔案管理信息化建設的資源共享。檔案管理最初的想法是，該文件將被保密，并且不可訪問，并且在文件存在時是有價值的。在當今世界大發展和大變化的時代，經濟信息社會全球化和多樣性，檔案管理信息化建設更要與文化、經濟發展想結合，要深化與外部產業相匹配的協作方式。真正實現檔案管理信息化建設，加強經驗分享，互幫互助。要完成檔案管理信息化建設中資源的開放和共享，必須需要全部檔案部門的積極參與協調，共同進行開發數據和使用功能，加強電子文件的創建和檔案管理信息化建設的開發利用，深入發現電子文件資源。充分利用工作系統和檔案內部聯系，為檔案管理人員提供有用的電子文件資源。通過檔案部門外部網絡收集、組織和開發檔案管理信息化建設的研究，開展公開交流。在檔案管理信息化建設過程中，要轉變工作方式，了解社會組織，實現檔案部門發展。

三、結束語

在信息化時代，傳統行業不斷變化，同時也對傳統的文件管理提出了要求。傳統的檔案管理模式已經轉變為檔案管理信息化建設。檔案管理信息化建設使電子目錄數據完整，紙質文件齊全。符合要求的檔案部門還可以連接OA系統和檔案管理信息化系統，實現電子檔案的可恢復。檔案部門要明確模型目標相關組織和相關責任，分配計算機優化檔案管理信息化建設。同時加強經驗分享，互幫互助，通過檔案部門外部網絡收集、組織和開發檔案管理信息化建設的研究，開展公開交流，轉變工作方式，了解社會組織，實現檔案部門共同發展。然而，這對檔案管理信息化建設過程中安全保障提出了挑戰，需要檔案部門對其進行特別關注，要增強檔案部門內部管理，完善檔案安全機構，尤其是管理者的培訓，嚴格執行相關的規章制度。檔案管理信息化建設能夠促進信息檔案與公共信息的銜接，發揮檔案的最大價值，為全社會帶來益處，幫助檔案事業向前發展。

參考文獻：

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（作者單位：濱州黃河河務局）