改革設備建賬模式，提升服務師生效能

王軍

【摘 要】隨著國家高等教育改革的不斷深化，近年來，國家對高校教育經費的投入不斷增加，高校固定資產經費的投入也隨之持續增長，儀器設備固定資產的購置明顯增多，師生員工投入儀器設備建賬建卡工作的時間和精力也隨之增加。為進一步提高辦事效率，為廣大師生提供更高效優質的服務，最大限度地簡化優化建賬流程，縮短建賬時間，解決師生現場終審排隊和多校區重復“跑路”等問題，設備處依托現代信息技術，實現了儀器設備建賬“遠程網上審核、建賬報賬一體化、自助終端打印標簽單據”的高效率新模式。

【關鍵詞】改革設備；建賬模式；師生效能

一、儀器設備建賬業務審批工作現狀

據統計，2016年四川大學儀器設備建賬建卡臺件數25820，總值4.16億元。按照1年200個工作日計算，平均每天辦理設備建賬達129臺件，而一件儀器設備網上建賬建卡終審時間大約需要5-15分鐘左右，業務辦理數量和工作量非常大。通常每一臺儀器設備在設備管理系統填報事項的錯誤率幾乎達到40%。據統計，除了學校本部黨政工群等部門外，其他學院、醫院、研究所及各類辦學實體單位的經辦人幾乎都是各年級的學生和自聘人員，人員流動性大，經常出現前一次辦事人員回去后交給另外一個人“接力”辦理，一筆業務經常出現3人及以上人員來辦理的情況，由于每個經辦人對儀器設備網上填報的要求和規定在認知上有所差異，即便是當場告知了需要重新填報的事項和要帶上的材料，大多數經辦人也記不完全，導致有的一個項目填報錯誤，有的多個項目填報錯誤，而填寫錯誤的項目需要重新在管理平臺上修改，再進行審批，造成前來辦事的教職工和學生來回奔波多次修改，而設備處建賬崗位的工作人員也隨之反復的重復勞動。學校實行該審批程序至今，工作運行雖然正常有序，但仍然存在填報事項不完善、一個或多個事項填報錯誤、資料攜帶不齊、審批效率有待提高等問題。

二、儀器設備建賬存在的主要問題

儀器設備建賬主要存在師生多校區重復跑路，高峰期建賬排隊現象嚴重等問題。我校儀器設備管理系統于2010年建設，之后未進行系統性的梳理，部分業務已經不能滿足日益增長的管理需求，特別是高峰期建賬排隊現象嚴重。儀器設備網上建卡建賬工作要求，新購置儀器設備金額在800元以上，須在四川大學儀器設備管理系統中申報建賬業務，在系統中逐項填報購置信息（包括領用單位、資產來源、資產歸屬、經手人、采購人、供應商、發票日期、發票號、經費編號、經費名稱、經費科目等）及儀器設備信息（包括設備名稱、分類號、單位、型號、規格、使用方向、國別、是否進口、生產商、保修期限等），經所在單位設備管理員初審后，再攜帶儀器設備采購合同、票據、經費卡、出廠證明等相關資料原件到設備處排隊終審，審核通過后，獲得蓋章的《儀器設備對賬單》和設備標簽；如果終審未通過，撤回修改，設備管理員初審，再次到現場終審。以上程序由于填報項目較多，資料攜帶不全，又需現場審核，往往出錯率較高，導致師生經常反復跑路，并且像年底高峰期經常出現排長隊的現象。

三、改革設備建賬模式，提升服務效能的措施

（一）實施設備建賬“遠程網上終審、建賬報賬一體化、自助終端打印標簽單據”的新模式

通過對設備管理系統功能和業務辦理流程進行不斷調整、完善和優化，著力打通設備處與財務處信息系統數據通道，與財務處報賬預約系統無縫對接，實現單臺件或批量小于3萬元的設備遠程網上終審、建賬報賬一體化、自助終端打印標簽單據，解決師生重復跑路、排長隊等候等問題。

數據顯示，2016年建賬金額小于3萬元的設備有25634臺件（占總業務量的94%），3萬以上的為1723臺件（占總業務量的6%）。因此，設備處改革設備建賬模式，重點對單臺件或批量小于3萬元的設備建賬模式進行優化：首先，網上提交設備建賬業務申請，上傳發票、開箱后的整機照、設備銘牌照、現場安裝照片等照片；第二步，單位管理員初審；第三步，設備處網上終審；第四步，登錄設備管理系統自主打印《報銷單》；第五步，師生前往財務處投遞報賬，順便打印設備資產標簽。整個過程，師生無需前往設備處現場排隊終審，無需重復跑路，單據標簽自助打印，網上終審后直接前往財務處報賬，設備建賬、報賬業務一次性辦結。

（二）推行移動應用平臺“資產通”。老師可通過微信“資產通”隨時隨地辦公，查詢設備信息，查看相關業務辦理情況，滿足業務辦理審批的實時性要求，讓全校師生更加便捷地辦理業務、查詢數據和享受信息服務。其主要功能包括：信息推送，各類業務的辦理通知；業務辦理，照片拍攝上傳、業務審批；個人業務進程查詢；提供條碼掃描、二維碼掃描識別功能，并能根據條碼、二維碼內容自動追蹤業務進程及業務關鍵信息。“資產通”的使用可使設備核查常態化、及時化，設備信息管理動態化。通過以“制度+科技”、“人控+技控”的手段，構建全方位、多手段、零時差的網絡服務體系，提高儀器設備建賬的時效性，讓師生辦理建賬業務更加便捷順暢，切實為廣大師生提供高效優質的一流服務。