淺談高校會計檔案管理方法的創(chuàng)新

庹彩珍

高校會計檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運行過程中形成的重要歷史資料，是高校管理和發(fā)展的重要依據(jù)。高校會計檔案具有信息量大，時效性強、查閱頻繁等特點，所以說高校會計檔案管理工作是一項細致，繁雜、瑣碎的工作，既要裝訂會計憑證、學(xué)費收據(jù)、合同及各類文件，又要打印并裝打賬本，還要為上級及學(xué)校有關(guān)部門及學(xué)校廣大師生提供會計憑證等資料的查詢，并做好憑證移交及超保管期限的會計資料的銷毀，還要做好文件傳遞保管歸檔，及各種合同及文件的電子歸檔。如何做好這項多而雜的工作，我校會計檔案人員一直在積極尋找新方法，功夫不負有心人，創(chuàng)新方法終于出爐了。

隨著高校規(guī)模的擴大，學(xué)生及教工人數(shù)不斷增長，會計資料越來越多，記賬憑證裝訂工作十分繁重，會計檔案管理人員平時工作80%的時間都花在會計憑證和學(xué)費收據(jù)裝訂上面了，工作很忙很累，我校于2017年7月開始啟用了新的記賬憑證裝訂方法，創(chuàng)新方法的使用，不僅節(jié)省了憑證封面的印刷費用，省去了每本憑證封面?zhèn)让娴纳w章，而且節(jié)約了大量時間，提高了查詢速度，提高了經(jīng)濟效益。會計檔案管理創(chuàng)新的方法很多，本文主要闡述記賬憑證及學(xué)費收費裝訂的創(chuàng)新方法。

一、當前會計檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.高校領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)管理層對會計檔案管理認識不到位。高校領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)管理層歷來都非常重視對會計審核復(fù)核資金結(jié)算預(yù)算等崗位，對會計檔案管理不夠重視，總認為這個崗位工作不重要，外出調(diào)研學(xué)習(xí)進修，年終評先進，會計檔案管理人員總是靠邊站，無論怎樣努力工作，領(lǐng)導(dǎo)都視而不見，嚴重地打擊了會計檔案管理人員的工作積極性。

2.管理水平不高，管理手段落后。目前，高校雖然都設(shè)有專職會計檔案管理人員，但由于管理層不重視，幾乎沒有外出學(xué)習(xí)機會，他們的知識結(jié)構(gòu)沒有及時更新，大多數(shù)會計檔案管理人員身兼數(shù)職，對會計檔案管理投入的精力不足，導(dǎo)致管理水平不高，管理手段落后。

3.會計檔案查詢速度慢，過期會計檔案銷毀滯后。高校規(guī)模越來越大，學(xué)生人數(shù)越來越多，會計檔案數(shù)量與日俱增，會計檔案管理人員工作量很大，加上查詢手段不夠先進，導(dǎo)致會計檔案查詢速度較慢。由于歷史的原因，學(xué)校以前二級財務(wù)機構(gòu)的會計檔案資料，由于太多太雜，學(xué)校綜合檔案不愿意接受管理，二級財務(wù)機構(gòu)合并財務(wù)處后，其會計資料移交給財務(wù)處會計檔案人員管理，由于管理人員工作忙，加上財務(wù)管理層不重視，所以導(dǎo)致超過保管期限的會計資料沒及時銷毀。

4.會計檔案管理室設(shè)計不科學(xué)。會計檔案管理室設(shè)計不科學(xué)，不符合“七防”要求，許多檔案室一室多用，檔案室既是雜物室，又是裝訂室，又是機房等，嚴重違反了防火等要求。

二、高校會計檔案管理創(chuàng)新方法的闡述

隨著高校規(guī)模的擴大，學(xué)生及教工人數(shù)不斷增長，科研項目越來越多，會計資料越來越多，記賬憑證裝訂及學(xué)費收據(jù)裝訂工作十分繁重，會計檔案管理人員平時工作80%的時間都花在憑證裝訂上面了，我校于2017年7月1日開始啟用了新的裝訂方法，首先談會計憑證的裝訂新方法，現(xiàn)在我們財務(wù)處用A4紙制做記賬憑證，因此憑證封面和側(cè)面也是用A4紙打印的，憑證封面和側(cè)面都是用電子版制作的，每一本憑證封面及側(cè)面的號碼起止及冊數(shù)隨之更新。省去了以前每本憑證封面一頁一頁地從左至右地，從上到下地蓋章，蓋完正面還要蓋側(cè)面，以前從憑證裝訂到封面蓋章，很費時間和精力。現(xiàn)在憑證裝訂方法的改革和更新，對會計檔案管理人員來說是一種解放，大大地縮短了工作時間，提高了工作效益，同時節(jié)省了憑證封面的印刷費用，省去了每本憑證封面及側(cè)面逐項逐項地蓋章，節(jié)約了大量時間，提高了經(jīng)濟效益。

其次談學(xué)費收據(jù)裝訂的新方法：高校規(guī)模的擴大，學(xué)生人數(shù)在成倍的增長，我校現(xiàn)在在校學(xué)生21000多人高校在校學(xué)生及畢業(yè)多年的學(xué)生查詢學(xué)費收據(jù)人數(shù)次數(shù)越來越多，由于以前裝訂方法不科學(xué)，給有關(guān)部門檢查抽查，老師學(xué)生查詢學(xué)費收據(jù)工作帶來很多不方便。以我校2014年9月Z00412號憑證為例：幾千名學(xué)生學(xué)費收據(jù)做在一張憑證上面，收據(jù)附件10760張全粘貼在一起附在憑證后面的，由于沒有按收據(jù)號碼順序排列，查詢工作十分繁瑣，一張一張的翻，一頁一頁的查，尤如大海撈針，費時費力，有時查得頭暈?zāi)X脹，還查不出結(jié)果，給學(xué)費查詢者及學(xué)費管理人員還有會計檔案人員帶來諸多不便，因此對學(xué)費收據(jù)裝訂方法進行改革勢在必行。我校從2015年1月開始會計檔案管理人員啟用了學(xué)費收據(jù)裝訂新方法，具體做法如下：收費在會計做賬上沒有變化，還是做原來的會計分錄，首先在會計憑證上面標明附件多少張，打印記賬憑證日期及打印憑證號碼，其收據(jù)不粘貼在原來的會計憑證后面了，而是獨立裝訂成冊，按收據(jù)號碼先后排序，（不是按收費時間先后排序的）作廢憑證號碼都打印在收據(jù)正封面及側(cè)面。收據(jù)封面打印有：教育收費收據(jù)，第幾冊，收費時間，裝訂的收據(jù)號碼的起止，作廢憑證號碼的起止；收據(jù)側(cè)面打印有第幾冊，裝訂的收據(jù)號碼的起止，作廢憑證號碼的起止，這樣裝訂，看起來一目了然，很直觀，查詢快速方便，省時省力，明顯地提高了工作效率，得到了有關(guān)部門的肯定和廣大師生的夸贊。

三、適應(yīng)新時期要求更好地做好會計檔管理工作

1.高校領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)管理層要高度重視會計檔案工作。會計檔案管理工作是高校財務(wù)管理工作的重要組成部分，作為高校領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)管理層一定要高度重視會計檔案工作，鼓勵會計檔案管理人員多學(xué)習(xí)，更新自己知識結(jié)構(gòu)，提升自身素質(zhì)，盡可能多選派會計檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，為他們提供全面，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機會，讓他們開闊眼界，學(xué)人之長，補己之短，在每年年終評先進時，要把會計檔案人員與審核復(fù)核等崗位人員放在同一天秤上，不能厚此薄彼。

2.提高會計檔案管理人員素質(zhì)。隨著計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識，操作能力及管理能力等各方面都提出了新的更高的要求，加強會計檔案管理人員繼續(xù)教育，鼓勵他們多學(xué)習(xí)，更新自已知識結(jié)構(gòu)，堅持學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實效，為會計檔案管理人員提供全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機會，使會計檔案管理人員缺啥補啥，促使檔案管理人員不斷更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平并做到與時俱進。

3.加強會計檔案管理信息化建設(shè)。目前高校會計檔案的紙質(zhì)資料沒能有效地和電子存儲會計檔案同步，因此高校必須盡可能的運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，盡快實現(xiàn)檔案信息化管理，加強會計檔案管理人員的培訓(xùn)，提高會計檔案管理工作的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

結(jié)束語

高校會計檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，科學(xué)規(guī)范會計檔案管理有利于促進高校的高效管理，對現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的意義。管理方法的創(chuàng)新往往能起到事半功倍的作用，是會計檔案管理的進步；管理方法的創(chuàng)新，可以把會計檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，使他們有更多的精力和時間在如何提高管理水平上下功夫，把高校會計檔案管理水平提高到新的高度。