簡析辦公自動化在事業單位合同管理中的具體運用

王曉萍

一、辦公自動化及其發展

1.辦公自動化

辦公自動化利用的是WEB的企業計算平臺，可以把數字化辦公和計算機技術融合起來的一種新的辦公方式。辦公自動化定義并不是統一的，只要是在傳統的辦公室中利用各種新科技、新設備等從事辦公工作，這些都屬于辦公自動化，其實就是實現物質化的辦公。企事業單位中稱為OA，即辦公自動化。具有易用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性五大特性。

2.辦公自動化的發展階段

（1）起步階段。它的中心是結構化的數據處理，根據文件系統或者關系型數據庫系統，企業的日常辦公工作也開始運用信息技術，大大提升了文件、數據等資料管理水平。這一階段主要實現的是比較基本的辦公數據管理主要是文件管理、檔案管理等，但辦公過程中最需要的交流溝通、文件資料的綜合處理不能得到滿足，自動化的實施并沒有達到預期的效果。

（2）應用階段。組織規模隨著時代的進步正不斷擴大，組織也越來越希望可以沖破時間、地區的范圍，提升整個組織的運營速度，同時網絡技術的迅速發展也促進了軟件技術發生巨大變化，這也為辦公自動化的應用提供了基礎，這個階段主要特點是以網絡為基礎、以工作流為中心，提供文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工的工作，規范了組織管理、提升了運營效率。

（3）發展階段。辦公自動化應用軟件經過多年發展已經走向成熟，功能也由之前的行政辦公信息服務，逐步擴大到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。

二、辦公自動化在事業單位合同管理中的應用

1.合同管理辦公自動化的必要性

事業單位的各個部門以及分布在各地的工作人員，業務往來不是很方便，不僅物力財力浪費，工作效率也不會很高。因此，在網絡基礎上建立辦公自動化結構的管理系統是有必要的。可通過電子印章的辦法，真正的實現合同的信息化管理。采用元數據的電子文件的管理模式，將用戶及其操作的權限等進行嚴格的綁定，防止信息的泄露和未經授權的人訪問和操作，給用戶帶來很大的麻煩。

2.辦公自動化系統的特點

（1）采用的自動化結構體系，有效降低了成本。這種高效能的體系，客戶端只要可以運行IE瀏覽器即可使用，程序的更新就更不用擔心了。合同管理系統能夠依據登錄人擁有的角色進行操作權限的分配，這就使得多人可以分享一臺電腦，大大節約了投資。

（2）合同管理系統可以自動的將合適的合同處理事務在適合的時候發送給適合的人實施工作的流程，辦公效率得到大大提升。這個系統也突破了時間空間的限制，對那些經常出差的事業單位的工作人員，移動辦公是很好的方式，這樣就可以隨時簽閱相關的文件等，有利于決策者的管理水平。

（3）采用的是微軟最新的技術、大型數據庫及合適的操作平臺，對系統的集成性和質量都有保障，在系統的部署和后期的管理都是很方便的。在相關法律的保障下，使用電子印章的電子合同是具有法律效力的，這樣電子合同的真實性、完整性、有效性都有了可靠地保障。

3.辦公自動化系統的功能

（1）權限管理功能。這個系統是支持無線級別的組織管理權限的，有限級別不會對其有影響，對于單位的組織結構可以真實地模擬出來；細分了權限包括每個模塊的每一個操作，提供了自定義的角色管理的權限，系統可以按照用戶的角色配置所擁有的權限。

（2）業務協同功能。這個系統對于審批的流程有了更加靈活的定義，無論是合同簽訂還是其他的重要文件的審批都是要通過無限級別權限的業務審批流程的，用戶是可以根據自己的實際情況提交給相關人員，對于各部門的溝通都有很好的作用。

（3）合同管理功能。這是這個系統最重要的功能，貫穿其他的所有功能。首先是對簽約方的管理。其次是文檔的管理。再次是預算和費用的管理。最后是預警的管理。

4.對經濟活動的風險防控

（1）建立風險防控和預警反饋機制。根據合同的期限、金額、執行進度等要素綜合劃分合同風險等級，針對不同等級進行分類管理和監督。

（2）加強合同履行情況動態監督。設置合同的到期時間、收付時間、金額、分期計劃等關鍵跟蹤點，以合同號為連接點將賬務系統和合同管理系統進行相關聯，實時記錄和監督合同履行情況，及時反映經濟活動收支狀況。

（3）建立完整的合同信息數據庫。數據庫覆蓋合同從起草、簽署、履行直到終止的全過程信息。

（4）建立信息化合同審核流程。通過軟件平臺建立六層級、兩層面合同審核系統，按照一定的層次，如發起人、部門負責人、辦公室、財務處、業務分管主任、單位法人等六層級進行合同經辦、審核、審批把關等，從法律層面和財務管理層面對合同進行審核，確保合同審批公開、透明、規范。

5.辦公自動化應用流程

（1）合同管理的流程主要是以合同流轉過程為管理路線的。合同流轉的過程中會有各級的工作人員進行的大量的實際手工操作和資金流、信息流的活動。每一項工作都是由合同產生的，也會隨著合同的轉出而結束。合同管理系統是把合同流轉過程中的資金流、信息流等有機的結合在一起形成的統一整體，這是一個全程的、全網的閉環工作流程，以此為基礎建立了完整的工作體系。采用的這種合同管理系統，能夠實現合同管理流轉的自動化，和合同流轉過程進行實時的監控。

（2）在合同的自動化管理中，合同的真實性、完整性、有效性的維護和管理是一個很重要的過程。從維護事業單位的利益出發，將電子印章技術與合同管理結合在一起，進行整合。這種整合主要是為了完成合同的書寫、加蓋電子印章以及合同管理系統的操作這三者之間的協調配合。

（3）除了電子合同的真實性、完整性和有效性維護是由電子印章的維護之外，對于合同管理中需要使用的各種電子化的表單，它的真實性、完整性、有效性的維護與管理也是需要考慮到的重點。

三、結語

通過以上的研究發現，辦公自動化系統的出現為事業單位的合同管理提供了更多的方便，受到時間和空間的限制也越來越少了，對于系統的開發速度、開發成本都有好處，可以節約成本。這樣的系統設計是很符合事業單位的日常辦公和其他的業務往來的；采用信息化、自動化的方式對事業單位的合同管理，能夠適應未來社會發展的需要，事業單位也會發展的越來越好。