淺析高校科研經費信息化建設

焦向明 李 民

中辦國辦發布《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》后，各級各類科研項目的主管部門相繼修訂或出臺科研經費管理辦法。由于科研項目數量多和個性化的特征，科研經費精細、精準管理必然需要大量信息存儲和數據處理，傳統的管理模式需物理存放空間且不易查詢復看，信息化作為科研經費管理的重要支撐手段日益凸顯其重要性。本文將討論當前高校科研經費信息化建設當中存在的一些問題，并就這些問題給出適當建議。

一、當前高校科研經費信息化建設的主要問題

（一）信息化建設缺乏科學規劃，設計優化程度不夠

科研經費信息化建設的兩個重要任務是，一方面要讀取已有數據、項目信息、工作流程轉化為計算機語言并設置控制程序；另一方面要銜接不同部門的工作職責，保證信息流轉順暢，部門間的協同配合顯得尤為重要。當前高校推進科研經費信息化建設多以某一個部門為切入點，這樣導致的問題就是信息化過程實施之前缺乏科學規劃，無法從全局高度設計流程，待系統投入使用時錯誤頻出，管理人員工作效率未得到改善，科研人員用戶體驗未得到提高，與推進信息化的初衷相違背。信息化本身是手段，不是目的，應讓信息化建設不斷滿足管理需要和支持科研活動，而不是給管理人員和科研人員又增加新的工作量。

（二）信息共享縱深程度不夠，數據對接流于表面化

科研經費信息化建設的一個工作難點就是對接轉化不同職能部門的數據、建立匹配關系。在各職能部門長期“各自為政”、“信息孤島”的背景之下，數據共享并非易事。科研經費管理涉及科研部門、財務部門、資產部門、院系等，其中最為關鍵的就是科研和財務的數據對接共享，科研部門立項、財務部門上賬可在信息化平臺輕松實現，但建立數據的深層對接，目前困難重重，即信息化建設縱深程度不夠。例如，科研項目的預算編制科目與實際支出經濟分類之間的映射關系是影響科研人員理解預算編制保證經費順利執行的關鍵，比較典型的如，國家自然科學基金管理辦法中關于預算科目“設備費”的解釋是“項目研究過程中購置或試制專用儀器設備，對現有儀器進行升級改造，以及租賃外單位儀器設備而發生的費用。”而國家社會科學基金管理辦法中關于“設備費”的定義是“項目研究過程中購置設備和設備耗材、升級維護現有設備以及租用外單位設備而發生的費用。”可以看出，同樣是“設備費”預算科目，不同類型項目的內涵和對應支出經費分類并不相同，自然科學基金的“設備費”強調了設備的“專用性”，而社會科學基金的“設備費”還包括了“設備耗材”。科研項目類型上百種，各自遵循的管理辦法不同，諸如此類的差異在不同類型的項目之間普遍存在。當前科研經費信息化建設預算精準化控制的一個難點就在于科研人員科研活動費用、提交科研項目預算與財務系統的支出科目三者之間的契合程度不高。

（三）與政策黏性不夠，無法實現實時決策有效性支持

目前多數高校通過購買外部系統的方式完成科研經費信息化建設，系統的開發從前期調研到完成上線運營通常不超過一年，高校投入資金有限，開發者無法持續提供日常運營維護，高校管理人員對新系統的使用維護欠缺經驗。而信息化平臺隨著規章制度、工作流程、審批環節的變化做出修改和補充是重要的日常工作，無法及時修改參數完成更新導致的后果是信息化平臺更新落后于政策變化而降低適用性，對管理人員和科研人員使用信息化平臺帶來極大不便，大大降低了平臺的工作效率。無法實現精準監督控制，不能提供實時決策支持功能，學校管理者做出決策時，平臺數據的真實性、準確性、實時性無法為決策所用。信息化建設距離真正參與高校戰略規劃、預算管理、風險控制和績效評價等過程，徹底改善當前高校工作效率低、決策支持不足的理想化狀態還有很大差距。

（四）無績效評價機制，無法考察信息化建設有效性

績效評價通過對信息化建設的過程和結果進行分析，及時發現問題矯正偏差，提高信息化的效率，保證信息化實施的效果。當前關于高校信息化績效評價不成體系，對科研經費信息化建設的績效評價研究更少，而高校已開展的績效評價工作主要用于下級向上級匯報，沒有責任認定機制和整改機制，對改進信息化工作意義不大。已有文獻中關于科研經費信息化建設相關績效評價研究主要是針對具體的科研項目，以高校為評價對象的科研經費信息化建設的績效評價機制尚不健全。原因有幾個：一、高校科研信息信息化建設發展時間并不長，實踐經驗和理論基礎有所欠缺；二、科研經費信息化建設是一個動態過程，無法用一個靜態的、固定的模型對其進行衡量；三、科研經費信息化建設無明確產出，投入的人力、物力、財力轉換為管理服務行為，無明顯“收益”，定性定量分析并制定考核指標體系不易實現；四、高校之間的可對比性與企業相比較差，很難建立一套標準的績效評價方法用于橫向對比。

二、高校科研經費管理信息化平臺的完善對策

（一）科學規劃信息化戰略，加快高校信息化平臺建設

科研經費信息化建設應內化在在高校信息化平臺建設之中，將財務、人事、科研、教學、后勤等高校所有部門信息整合，統籌規劃，全面、及時的呈現數據，滿足不同層次的需要，加強統計和分析功能，滿足管理者決策需要，方便師生查詢有關信息。以高校整體為立足點，優化頂層設計，自下而上的收集需求，自上而下的設計實施，推行信息化戰略實施之前，做好信息調研和部門協調工作。隨著信息化的不斷發展，高校的教學、科研、管理等信息系統融合的趨勢不可逆轉，整合工作流程，集中數據處理，打破高校按職能部門劃分的編碼規則和管理方式，在學校層面制定統一編碼規則，重新設計管理流程，滿足高校教學、科研、服務社會等職能，實現全局效益最大化。

（二）加強信息化深度建設，推動信息化向智能化發展

要不斷推動信息化向智能化發展，充分挖掘數據，轉化數據，處理數據，應用數據，增強數據的關聯分析、決策支持功能。實踐來看，應將各職能部門的工作職能全面數據化，“由內而外”的建設信息化共享平臺，將游離在系統之外的文檔、報告、記錄等信息等內化在信息化平臺，建立深層次對接關系，如不同項目類型預算科目與支出經濟分類的映射關系、科研項目的各項審計記錄、驗收結果，科研經費購買儀器設備的分類明細等，深層次、系統化、整體性的建立科研、財務、資產、學院的科研經費信息化平臺，實現信息的深層次融合，平臺功能性才能取得最好的效果。

（三）提高管理人員素質，加強科研財務助理建設

在信息化發展的今天，構建一支專業管理人員隊伍對于深化科研經費信息化管理改革不可或缺。隨著人工智能的不斷發展，基礎的核算錄入工作將被計算機取代，財務人員的角色和職能定位不斷轉變，管理人員要不斷加強復合知識學習，開展專業素質培訓，并提高財會人員中計算機、信息網絡等專業背景人數比例。讓專業的人做專業的事，在科研經費信息化建設的推進中，充分發揮科研財務助理的作用，定期對其進行財務知識、信息化技術的培訓，提高職業素養，銜接各個環節的信息流轉，配合管理人員完成科研經費管理的相關工作。

（四）加大高校科研經費信息化建設績效評價研究

利用企業成熟的績效評價實踐經驗，并參照高校已有的績效評價研究成果，采用科學的評價方法，制定指標體系對高校科研經費信息化建設的投入、實施效果和科研人員滿意度等目標值進行價值判斷。高校作為非營利組織，評價的對象是其利用籌集的財務資源實施管理服務職能的效率效果，這就要求高校要建立更適用于高校情況的績效評價方法，探索更合理的績效評價模型。開展信息化績效評價不僅可以在信息化推進過程中主動的發現存在問題，提出建議方案，明確整改主體、確定最終解決辦法，減少人力、物力、財力的浪費，更關乎信息化建設項目的成敗，決定了信息化未來發展的可持續性。

三、結語

科研經費信息化建設是推進高校管理體制不斷改革的重要一環，加快科研經費信息化建設，一方面可以大大改善職能部門的工作狀態，實現項目狀態實時監控和管理，及時獲取財務數據和項目狀態，提高信息的決策相關性和有用性；另一方面可以大量減少科研人員花費在經費報銷上的時間，專注于學術研究。為科研人員潛心從事科學研究營造良好的環境。

[1]《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號）.

[2]《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》（財教〔2015〕15號）.

[3]《國家社會科學基金項目資金管理辦法》（財教〔2016〕304號）.

[4]馬珂艷.信息化進程中高校科研經費管理的研究[J].財會研究,2016（14）.

[5]薛二勇.中國高校科研經費管理制度改革的政策分析[J].北京社會科學,2014（3）.

[6]張依群.新形勢下高校科研經費監管探究[J].教育財會研究,2016（12）.