淺析S醫(yī)院門診收費處貨幣資金內(nèi)部控制

陳海濤 張雨薇

案例索引：S醫(yī)院門診收費員許某，于2016年5月13日利用職務(wù)之便，盜用收費處他人工號，私自將患者夏某的醫(yī)院就診卡補辦，隨后將患者夏某2012年1月21日在醫(yī)院看病花費的156.76元，利用他人工號進(jìn)行退費處理，此筆醫(yī)療費返回了就診卡中，最后使用自己的工號將卡里的金額退出私用。經(jīng)核實，該收費員利用職務(wù)之便，用同樣方式套取患者700余元，醫(yī)院對其開除公職并將其挪用的公款予以追回。

一、S醫(yī)院貨幣資金內(nèi)部控制流程中存在的缺陷

（一）就診卡補卡無規(guī)范化流程。補卡操作初衷在于為遺失就診卡的患者找回遺失卡片上的就診信息以及預(yù)存在卡中的預(yù)交金，收費員根據(jù)患者的就診卡號或者身份證等個人信息，索引找到患者就診卡記錄進(jìn)行就診卡補卡。患者在收費窗口刷卡繳費則會在收費員收費系統(tǒng)中留下患者卡號、姓名等相關(guān)記錄，許某利用系統(tǒng)記錄中的卡號補辦患者就診卡，進(jìn)行后續(xù)的退費操作，可見醫(yī)院在就診卡補卡流程上缺乏明確的制度規(guī)定，對收費人員的補辦行為無約束性，補卡行為發(fā)生后也無票據(jù)等可以審核監(jiān)督的憑據(jù)，約束收費人員補辦就診卡。

（二）收費人員缺乏風(fēng)險意識。醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）對收費員的權(quán)限進(jìn)行了設(shè)置，同時記錄了收費、退費、打印結(jié)算發(fā)票等各項業(yè)務(wù)的操作記錄。收費人員在日常工作中缺乏風(fēng)險意識，在下班后未及時退出工號關(guān)閉體統(tǒng)，許某借機使用他人工號補辦患者就診卡，并對患者實際上已經(jīng)做過的檢查進(jìn)行退費操作，將檢查費退到患者就診卡上。

（三）退費流程由收費員獨立完成，缺乏橫向和縱向的審核。在患者就診過程中，首先需要患者在門診收費窗口支付預(yù)交金，再由門診醫(yī)生根據(jù)患者病情開取檢查或藥品，最后患者到檢查、治療科室做檢查或者是到藥房取藥。然而在實際退費過程中，退費操作由收費人員一人獨立完成，患者是否做了相關(guān)檢查，在退費流程中并未得到相關(guān)科室的核實，因此收費員許某利用流程漏洞在患者及相關(guān)醫(yī)生不知情的情況下，退費。在退費過程中，各種監(jiān)督功能交叉，標(biāo)準(zhǔn)不一，管理分散，缺乏財務(wù)與臨床、醫(yī)技科室的橫向溝通，同時，在收費員退費后，打印的相關(guān)退費單據(jù)也未納入門診日常票據(jù)審核的范疇，也就是說收費員的退費行為也未納入財務(wù)縱向監(jiān)管范圍，使得退費行為處于無人監(jiān)管的真空狀態(tài)。

（四）退款流程缺乏相關(guān)憑據(jù)，退款票據(jù)無審核流程。在原有退費流程中，患者僅憑就診卡即可退取卡中剩余預(yù)交金。該退費流程方便患者就醫(yī)，就診后可方便快捷的退取卡面余額，不會有資金滯留就診卡。然而，簡易的退費流程也存在以下隱患，首先，當(dāng)患者遺失就診卡時，他人可僅憑就診卡退取就診卡余額，無法有效保障患者財產(chǎn)安全；其次，門診每日人流量大，收費窗口業(yè)務(wù)量繁多，票據(jù)審核工作量繁重，無法做到逐筆審核，同時，在票據(jù)審核中，僅憑就診卡退費使得退費流程無審核依據(jù)，無法有效監(jiān)管收費人員的退費行為，甚至可能存在盜用他人就診卡進(jìn)行退費套現(xiàn)的情況。

二、S醫(yī)院貨幣資金內(nèi)部控制的流程優(yōu)化

（一）加強退費流程的橫向、縱向?qū)徍吮O(jiān)管。門診退費事件發(fā)生后，S醫(yī)院為加強退費業(yè)務(wù)監(jiān)管，完善監(jiān)管流程，對于退檢查和治療費用實行多方審核簽字制。在各科室的協(xié)調(diào)監(jiān)管方面，患者退費需經(jīng)過開單醫(yī)生與檢查或治療科室確認(rèn)患者未做相關(guān)檢查的情況下，開具退費單據(jù)注明退費原因，并簽字，同時科室主任審核簽字；之后，由門診主任確認(rèn)簽字并留存一份退費單據(jù)；再由收費人員憑單據(jù)退費，打印退費單據(jù)，最后患者確認(rèn)檢查費退回后在退費單據(jù)上簽字。退費完成后回收退費票據(jù)，由門診結(jié)算中心主管逐日審核退費票據(jù)，最終實現(xiàn)加強不同科室間的橫向溝通，共同監(jiān)督退費行為，完善縱向財務(wù)票據(jù)審核，做到退費行為“有理有據(jù)”可追溯。

（二）規(guī)范門診退費制度，實現(xiàn)退費行為有據(jù)可依。為加強退款票據(jù)監(jiān)管使其有據(jù)可依，醫(yī)院規(guī)定退款需持有患者的身份證以及預(yù)交金小票方可退款，同時，退款金額不可大于預(yù)交金票據(jù)票面金額；如若患者不慎遺失預(yù)交金票據(jù)，則需要復(fù)印本人身份證辦理退款手續(xù)。收費人員在辦理退款業(yè)務(wù)時，需將患者的預(yù)交金票據(jù)附在退款票據(jù)后；若患者持身份證復(fù)印件退款，則需將復(fù)印件附在票據(jù)背面；最后，由退款人在退費票據(jù)上簽字以確保患者對退款行為知情并且確實收到退款。

（三）規(guī)范就診卡補卡制度，做到憑證補卡。就診卡記錄了患者在醫(yī)院就醫(yī)的所有記錄，患者的身份信息、就診記錄以及預(yù)交款都在就診卡上。為保護(hù)患者隱私，保證患者財產(chǎn)安全，就診卡的掛失及補辦應(yīng)由患者持本人身份證辦理，由他人代辦的，則需持患者本人身份證以及患者的委托證明才可掛失或補辦就診卡。

（四）加強門診會計人員繼續(xù)教育，明確崗位職能權(quán)限。門診收費職能具備雙重性，即財務(wù)職能兼顧服務(wù)職能。患者就診過程中，需經(jīng)歷繳費、就醫(yī)、檢查治療、取藥等多個步驟，在此過程中患者可能需要多次排隊繳費、退費。一般情況下患者在收費窗口退取門診預(yù)交金，因此在需要開單退費的情況下，患者直觀認(rèn)為退費應(yīng)該在收費窗口完成，所以，如何向患者清晰地解釋開單退費流程，引導(dǎo)患者順利在各科室內(nèi)簽字退費，少走冤枉路，就需要收費員提高服務(wù)意識幫助、引導(dǎo)患者。貨幣資金流動性強，極易發(fā)生信用卡、醫(yī)保卡套現(xiàn)，挪用貪污等行為，為加強醫(yī)院收入控制，財務(wù)部門應(yīng)定期對收費人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和警示教育，明確其崗位職責(zé)，規(guī)范門診業(yè)務(wù)中的各項操作流程，提高其風(fēng)險意識，避免人情退款、退費，或者是鉆系統(tǒng)漏洞貪污舞弊行為的發(fā)生。

三、優(yōu)化S醫(yī)院貨幣資金管理的建議

（一）完善業(yè)務(wù)流程控制。醫(yī)院收入需要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)才能從提供服務(wù)到最終確認(rèn)收入實現(xiàn)，對于收入實現(xiàn)過程中的各個流程需要有明確的流程制度進(jìn)行規(guī)范以實現(xiàn)對收入的全面管控。完善收入確認(rèn)流程，加強收入業(yè)務(wù)管理流程的控制，對于防范收入流失，確保收入的全過程得到有效控制至關(guān)重要。以退費業(yè)務(wù)為例，退費行為發(fā)生的根本原因在于扣費在前，檢查在后，如果在患者檢查之后在確認(rèn)扣取相關(guān)費用，就不會出現(xiàn)患者退取已扣費但尚未做的檢查費用的情況。

（二）加強退費管理。由于醫(yī)院業(yè)務(wù)收入活動中收費頻率高、項目多、內(nèi)容復(fù)雜，因此退費情況時有發(fā)生。如果沒有完善的退費流程及退費監(jiān)管制度，很容易讓“有心人”鉆空子，造成多退、虛退、冒領(lǐng)等收入流逝情況的出現(xiàn)，因此，醫(yī)院退費流程需要不斷的完善，加強內(nèi)部控制。

（三）加強崗位控制。建立健全與收入相關(guān)的管理制度，按照不相容職務(wù)相分離原則，合理設(shè)置崗位，建立收入崗位的責(zé)任制，這是收入管理的基本要求，對于加強收入各崗位的相互制約和監(jiān)督，保證收入的合法、安全和完善，具有重要作用。加強收費崗位人員的素質(zhì)控制，建立定期培訓(xùn)、輪換制度，實行合理分工，確保收費票據(jù)保管與使用、辦理退費與退費審批、收入稽核與收入經(jīng)辦等不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。

建立健全票據(jù)管理的崗位責(zé)任制，明確票據(jù)管理流程，建立票據(jù)登記簿并詳細(xì)記錄有關(guān)票據(jù)購買、印制、批準(zhǔn)、驗收、領(lǐng)取、收回、核銷、歸檔等內(nèi)容。

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