新時代檔案服務網絡化初探

許敏

【摘要】網絡時代人類社會通過檔案網站、檔案微博、檔案微信公眾號等網絡手段進行檔案信息的傳播和利用。

【關鍵詞】檔案服務；網絡；檔案網站；檔案微博；檔案微信公眾號

隨著社會的進步和網絡技術的發展，很多社會活動都通過網絡來進行。近年來，檔案工作也在不斷發展，檔案信息化、檔案數字化、檔案網絡化正在形成。檔案服務正通過網絡實現檔案利用活動、開發檔案信息資源、傳播檔案信息內容、從而滿足社會公眾對檔案信息需求的目的。

一、現代社會是網絡信息的時代

美國作家阿爾文·托夫勒的《第三次浪潮》將人類社會劃分為三個階段：第一次浪潮為農業階段，從約1萬年前開始。第二階段為工業階段，從17世紀末開始。第三階段為信息化（或者服務業）階段，從20世紀50年代后期開始。第三次浪潮時期，以電子工業、宇航工業、海洋工業、遺傳工程組成工業群；社會進步不再以技術和物質生活標準來衡量，而以豐富多彩的文化來衡量。計算機、網絡是這個時代最典型的產物。

（一）網絡名稱。網絡是由計算機、遠程通信等技術聯結世界各個國家、部門和個人的高速信息交換系統，是人們學習、工作、休閑、交往和通信等方式最高效的信息傳播載體。網絡化成為人類社會生產、管理、教育、醫療、交往等各項活動的主要形態。因特網正以極快的速度，把社會各部門、各行業以及各國、各地區乃至各個個體聯成一個整體，使社會成為所謂的“網絡社會”或“虛擬社會”。

（二）網絡類型。網絡以傳輸范圍劃分，可以分為局域網、城域網、廣域網；以傳輸介質劃分，可以分為有線網（同軸電纜/雙絞線）、光纖網、無線網；以通信方式劃分可以分為點對點和廣播式；以交換模式劃分可以分為電路交換網和分組交換網；以無線通信技術劃分可以分為GMS、GPRS、CDMA、CDPD。

（三）網絡時代。《中國互聯網絡發展狀況統計報告》截止到2016年6月，中國網民規模達到7.10億，半年共計新增網民2132萬人，半年增長率為3.1%，較2015年下半年增長率有所提升。互聯網率為51.7%，較2015年度提升1.3個百分比。截止到2016年6月，我國手機網民規模達6.56億，手機在上網設備中占據主導地位。中國網民的人均周上網時長為26.5小時。網絡改變著世界，網絡改變著生活。

二、網絡給檔案服務帶來的變化

檔案事業存在的物質基礎是檔案信息及其價值，檔案事業發展的原動力是檔案信息價值的實現，即檔案利用服務。檔案利用服務由傳統的手工查詢紙質檔案到計算機檢索目錄、全文數字化，再到如今檔案收集、整理、保管、利用等檔案事業活動都在網絡下進行，從而帶來了檔案利用方式和檔案生存方式的極大變革。

（一）網絡時代檔案利用方式發生變化。1.使用新的利用工具。各級各類檔案事業單位使用不同的網絡平臺進行檔案服務。通過單位局域網使用的檔案館（室）的檔案管理系統，可以檢索檔案目錄及檔案全文，如江蘇工程職業技術學院使用的是上海中信信息有限公司的光典檔案信息管理系統。通過地方政務網進行電子文件的上傳下達，如南通市政務平臺。通過公共互聯網建立的各類檔案網站（檔案web2.0），如南通市檔案局網站，是檔案信息傳播平臺，也是檔案利用服務平臺。通過有線電視在線檔案服務形式，如太倉民生服務戶戶通。通過無線網進行的檔案微信公眾號、檔案APP，以及通過物聯網使用的RFID檔案智能管理，這些都是近幾來隨著信息技術的進步而發展的新型的檔案服務手段。2.產生新的用戶群體。從《中國互聯網絡發展狀況統計報告》中得知，中國網民以年齡層次調查統計，20-29歲占30%，30-39歲占24%，40-49占13.4%；以學歷層次調查統計，初中生占37%，高中及中專生占28.2%，大專生占8.9%，本科及以上占11.5%；以職業結構調查統計，學生占25.1%，個體戶/自由職業者占21.1%，公司一般職員占10.1%。網絡用戶遲早會成為檔案利用的主體，檔案界不能忽視網絡用戶的發展，這也將是檔案工作者要進行研究、分析、引導和發展的方向。3. 形成新的利用特點。網絡下的檔案查閱利用的方式從原來的親自到檔案館室查看原件、提供復印件轉變成依靠計算機、檔案網絡依據特定的權限進行電子查閱的利用方式。充分體現了電子信息查閱的快捷、簡便、高速等優勢，利用者可以打破時間、空間上的限制，零距離、全天候的便利，不必親臨檔案館就能達到利用檔案的目的。檔案服務還呈現出多元化趨勢，不是僅僅只服務查閱檔案的需求，還可以主動推送檔案信息，進行雙向交流和實時交流。4.采用新的利用效果評估手段。檔案部門經常要統計檔案利用率和利用事例。查閱傳統紙質檔案是通過查閱登記簿來手工統計，網絡環境下檔案利用服務可以直接在線統計，同時還可以采集更多信息。通過用戶注冊登記表來采集用戶信息；使用網上征詢調查表了解用戶利用需求；可以通過交互工具（電子郵箱、BBS、即時通信工具等）采集利用信息；使用工具軟件或其他技術手段來記錄分析用戶在線訪問情況。這種統計既快速又準確，還可分析出你所需要的多種信息。

（二）網絡下檔案生存方式發生變化。1.電子檔案大量形成。網絡化的各種檔案服務的前提條件是存貯大量的電子文件。電子文件是一種通過計算機進行操作、傳輸和處理的文件，是數字化的信息記錄，具有特定的格式。電子文件通過網絡既可單向傳播，也可多向分散，無論在世界的哪個地方，只要有網絡就可以突破時間和空間上的障礙得到你所需要的信息。電子文件、電子檔案對比傳統的紙質檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優勢。2.電子檔案的保管。電子檔案從形成到利用的每個環節，都有信息更改和丟失的可能性，加之電子文件的信息與載體相分離，存儲的位置不固定，從而存在較大的安全隱患。電子文件正式文本不同于傳統的紙質檔案，應保存雙份，具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等，同步歸檔保存。服務器數據庫定期備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，與電子檔案相關的軟件及整個應用系統也一并保存。

三、 新型的檔案服務網絡化形式

（一）檔案網站。檔案網站是檔案機構在互聯網、政務網、專業網或局域網上建立的，以網頁的方式提供檔案信息、檔案服務及相關信息和信息站點，是檔案機構面向網絡用戶的“信息窗口”和“服務前臺”。1.檔案網站的定位和類型。既可以是網上檔案信息中心，是網上檔案文化園地，也是網上檔案行政（業務）窗口。類型有基于互聯網的檔案網站；基于政務網的、專業網和局域網的檔案網站。也可以分為國家檔案局網站、地方檔案局（館）網站、專業檔案館網站、基層檔案館網站、檔案刊物網站、檔案教育和咨詢網站以及個人檔案網站。2.檔案網站的服務形式。向登錄網站的各類用戶提供在線檔案檢索。檢索內容包括歷史檔案、政府現行文件和其他文獻資料。與用戶進行在線交流互動（咨詢、指導、培訓），這種交流功能是檔案網站為檔案工作者之間、檔案工作者與用戶之間、用戶與用戶之間的交流互動提供了一個高效平臺。檔案網站還是弘揚檔案文化和地方文化，展現專業特色和地方特色，成為凝聚人氣的文化生活園地。檔案網站既可以成為檔案信息及各類資源的“聚結地”和“資源池”，也可以成為各類信息網站的中介。基于局域網或政務網的檔案網站是開展檔案業務工作或實施檔案行政工作的工作平臺。3.檔案網站建設的要點。以用戶為主導，深入開展用戶分析，了解用戶類型和不同用戶的需求特點，發掘潛在用戶。注重與用戶之間的互動，將網站建設成為雙向交流的平臺。及時更新網站內容、版式，滿足用戶需求的變化。以內容為王者，全面收集、準備相關信息，提供充分的素材。對上網信息進行嚴格鑒定，確保其內容的真實、準確。對原始信息進行深加工，提高上載信息的質量。對網站內容進行分類梳理、系統組織、確保安全。網站設計應更富“人性化”，最大限度地提供個性化服務。

（二）檔案微博。微博是通過關注機制分享簡短實時信息的廣播式的社交網絡平臺。比如新浪微博、網易微博，注冊和關注的用戶比較多。微博具有的特點：字數少，通過WEB、WAP編輯推送的便利；平民與貴族同一水平線，草根在微博上找到了展示自己的舞臺；和瞬時傳播的即時性等特點。據于這些特點，很多檔案部門都開通了檔案微博，成為檔案信息服務的平臺。如江蘇檔案政務微博、蘇州市檔案局官方微博。截至2013年6月，中國微博用戶規模曾達到3.31億，網民使用率達到了56%，政務微博認證貼超過24萬個。僅微博每天發布和轉發的信息就超過2億條。伴隨著微信、易信等即時通信工具的誕生，微博逐漸開始衰落。截至2014年6月，微博用戶量為2.75億。

（三）檔案微公眾號。微信是騰訊公司于2011推出的一個為智能終端提供即時通信服務的免費應用程序，支持網絡快速發送免費（需消耗少量網絡流量）語音短信、視頻、圖片和文字。微信已走過7年的發展歷程，從最初的社交通信工具，成為連接人與人、人與服務、人與商業的平臺。從原生階段到開放階段再到生態階段，即從微信發布到朋友圈、微信公眾號、微信支付、微信企業號、微信城市服務、支持朋友圈廣告（微商），可謂發展迅速。截至2015年9月，微信用戶達到6.5億，94%的用戶每天登錄。微信可以通過強大的QQ關系鏈和手機通訊錄的同步，形成一個龐大的生態交際圈（此外掃描二維碼、搖一搖、漂流瓶、附近的人、雷達加友）都使得微信能夠強勢擴展。朋友圈、點贊顯示它的互動性更強、影響力更大。

微信公眾平臺是騰訊在微信基礎上新增的功能模塊，是面向名人、政府、媒體等機構推出的合作推廣業務，能實現和特定群體的圖文、語音的全方位溝通和互動。微信與微信公眾平臺的區別是：微信是手機客戶端登陸的點對點交流，而公眾平臺突破了這一限制，是信息群發共享的一對多交流平臺，目前僅支持電腦登陸管理。它最重要的發布和訂閱方式，是通過二維碼讓用戶掃描訂閱，并通過后臺的用戶分組和地域控制，實現精準的消息推送。較早開通檔案微信公眾號的有“中國檔案雜志”“檔案那些事兒”“檔案見證北京”“江蘇檔案”等。通過檔案微信公眾號進行檔案宣傳、會議報道、歷史介紹、檔案文化講座、自主查檔、預約查檔、檔案征集等，更快速便捷地提供檔案服務。

檔案服務網絡化是網絡時代的必然趨勢，它給人類社會帶來便利的同時，也存在著極大的考驗和挑戰。網絡信息作為社會活動的重要組成部分，具有高動態性。網站信息隨時間推移不斷累積，為避免網站服務器崩潰，一般只保留近幾年的信息，這些網絡信息是數字化的、海量化的、大眾化的、碎片化的，這對檔案的有效采集、存儲和利用帶來了嚴峻考驗，是廣大檔案工作者要深入研究的課題。

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