辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

王洪濤

【摘要】在醫院檔案管理過程中，可以利用信息數據化進行分類儲存和管理，可以提高檔案管理工作效率，加快實際工作的落實，降低由于人為因素產生的失誤，辦公自動化對于醫院檔案管理具有非常大的意義，所以醫院應該逐漸完善辦公自動化管理和實施體系。本文對辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點和存在的問題進行分析，并介紹一些相關建議。

【關鍵詞】辦公自動化；醫院檔案管理；探討

醫院的檔案管理工作是醫院日常工作中的重要組成部分之一，在醫療技術研究、醫療器械配置與醫療人員服務上有很大的幫助，對醫院的長遠發展有重要的意義。辦公自動化作為新時代發展的產物，利用計算機技術和網絡等現代化技術針對辦公室工作及其涉及的信息進行集中處理，實現數據信息傳輸與接收，以及數據儲存，加快信息的流動速度，從而提高辦公的可靠性與準確性。與傳統的檔案管理工作相比，改變了原始的管理方法，在辦公自動化的環境下，利用合理有效的方法進行檔案管理，可以極大的提高醫院檔案管理工作水平，提升醫療服務水平，促進我國醫療衛生體系更好、更快地發展。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理的基本特點

（一）工作效率提高。醫院工作內容多，涉及范圍廣，從前都是醫院管理工作人員對紙質的檔案進行分類、整理和歸檔，工作任務量大，管理水平低。現在實現辦公自動化以后，可以利用計算機網絡技術對檔案資料進行合理有效的處理，同時可以很容易查詢和提取材料，也很容易進行儲存和傳送，可以提高工作過程中的醫療信息檢索速度和歸檔速度。

（二）在特定范圍內實現資源共享。以往醫院各個部門分散管理保存檔案，檔案的完整和有效利用很難實現。在辦公自動化環境下，利用科學的管理手段，可以大大提高檔案管理和利用工作的質量，針對想要瀏覽的檔案信息，可以達到很快查找速度和保證信息的準確性，其他任意部門的醫療信息也可以通過電腦來查看，距離的限制得以擺脫，在特定范圍內實現了資源共享。在辦公自動化過程中可以對檔案使用管理設置權限，使檔案的保密性得以提高。

（三）儲存方式安全。醫院傳統的檔案都是紙質的，不僅占據空間，而且很容易受潮或者發生失火，保存時間有限，長時間的保存，檔案資料很難保存完整，文字和影像資料會漸漸模糊，檔案管理質量會越來越差。但是辦公自動化環境下，則完全避免了這個問題，將所有的紙質材料轉化為電子信息，使儲存方式更安全，完全節省了檔案管理的時間和空間，檔案的使用壽命無限化，提高了醫院檔案管理水平和使用效率。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案的保密性存在隱患。世間萬物有利有弊，網絡科技給人們帶來很多好處的同時也存在很多弊端，隨著網絡的普及，網絡病毒和黑客也相擁而出，醫院檔案的保密性也存在隱患。電子檔案不同于紙質檔案有特殊的筆記，一旦被外人入侵極易被更改和泄露，而醫院的檔案資料會涉及到患者的隱私和醫療安全，所以要加大醫院檔案資料的保密性。

（二）檔案管理工作人員綜合能力不強。傳統的醫院檔案管理工作人員往往學歷較低，知識范圍窄，沒有經過系統的檔案管理知識的培訓，認為檔案管理工作十分簡單，對工作沒有積極性，在管理過程中就會出現各種各樣的問題，在自動化環境下，管理工作人員無法適應形勢的發展，無法熟練掌握檔案信息化管理。

（三）辦公自動化系統不完善。辦公自動化系統存在以下幾個問題：第一，軟件投入少；第二，軟件技術水平低；第三，管理重，負擔大，導致系統整體水平無法提高。由于每一個系統開發商的開發能力不同，開發模式不合理，缺乏開發經驗等原因，軟件管理系統與其他信息系統無法融合，導致檔案管理出現漏洞。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理的有效方法

（一）加強網絡安全和醫院檔案管理信息化建設。計算機網絡系統具有可靠、安全、高效的特點，要想讓計算機網絡安全不受侵害，讓計算機系統正常運行，可以進行信息數據加密、設置防火墻、攻擊檢測和丟失數據恢復等。醫院的檔案信息安全關系到醫院和患者的雙方利益是否受到保護。

（二）提高管理人員綜合素質。隨著醫院醫療事業的不斷發展，出現了很多新的內容，檔案信息不斷增多，形勢變化多端，管理方式也越來越復雜。所以醫院應注意提升檔案管理工作人員綜合素質，其中，可以招聘一些專業的檔案管理技術型人才，對已有的管理工作人員進行培訓，加強管理人員對檔案管理法規和管理工作內容的培訓，讓每一個管理工作人員詳細了解工作職責和工作內容，熟練運用辦公軟件的同時必須具備檔案管理知識，加強檔案管理工作意識，創建更完善的檔案管理工作體系。

（三）科學地制定檔案管理標準。嚴格按照醫院檔案管理流程開展工作，結合醫院的實際情況，符合國家標準的情況下，確定檔案管理標準的科學性，對于每一項歸檔資料必須嚴格審核，保證檔案信息的準確性。并且要定期完善醫院檔案管理制度，對檔案管理工作人員進行嚴格的責任劃分，將檔案進行規范化管理。

四、結語

綜合來說，在新時代的機遇和挑戰下，醫院的信息檔案管理應順應時代的發展，通過利用先進科學技術，打破原有的管理模式，建立完善的管理制度，培養專業的管理工作人員，并且要定期提升管理工作人員的整體素質，及時進行升級檔案管理系統，創建既科學又規范的檔案管理體系。醫院檔案管理與新時代科學技術相結合，將會推進醫院檔案管理工作的現代化進程。

【參考文獻】

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業技術學院學報，2012，11（2）：86-88.

[2]楊巧，張晉川，周麗.淺談醫院檔案的歷史發展及構成特點[J].中國管理信息化，2013，16（13）：75-77.

[3]胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2013（3）：43-44.