信息化在提高醫院后勤檔案管理中的應用和研究

王孝廉

【摘要】當前醫院后勤檔案管理中實現信息化管理仍舊存在諸多問題，所以相關部門需要根據各項問題提出具體應對措施，明確信息化建設在醫院后勤檔案管理中的作用，提高各項工作的實際效率，加快信息資源的共享與綜合利用，強化后勤管理工作職能，為醫院綜合工作質量的提升奠定良好基礎。

【關鍵詞】信息化建設；醫院后勤；檔案管理；應用

目前醫院后勤檔案管理工作在醫院建設發展中占據著重要位置，也是醫院維護自身運轉和實現科學化管理的重要保障。目前通過檔案信息化建設，能夠全面改變醫院后勤傳統的檔案管理模式。在醫院檔案管理中，后勤檔案管理是重要組成部分，實際涉及的內容較為復雜，對于中醫院檔案管理具有重要作用。在目前信息化時代快速發展的背景下，做好醫院后勤檔案采集與管理工作成為現階段醫院發展過程中的重要內容。

一、檔案管理信息化建設的基本工作方式概述

隨著現階段我國信息技術的快速發展，在醫院后勤檔案管理中融入信息化技術，能夠更好地促進醫院各項管理工作的開展。新技術在原有的技術上不斷更新發展，各項功能更加完善。目前醫院后勤管理信息化建設主要通過信息調查、整合分析，再通過各類新型的數據庫技術，根據醫院各項工作的基本要求，逐步確立數據表格、系統流程圖等，而后確立各項設計要求以及工作清單等。在檔案管理總系統的基礎上對各個子系統進行管理，實現系統間的無縫對接，其中有辦公自動化系統、物資管理系統等。

二、后勤檔案在醫院管理中的作用分析

目前醫院建設發展過程中需要各項數據信息提供參考依據，醫院后勤檔案是醫院建設以及各項事務管理中所需要的重要資料。開展后勤檔案管理工作的主要目的是為了更好地記錄醫院后勤在物業管理、生活服務、病房被服洗滌、保潔管理等方面的基本工作狀況。目前醫院后勤部門實際工作任務量較大，所聯系的部門較多，使得后勤檔案管理的任務量不斷加重，信息具有較高的保存價值。隨著近年來我國醫療水平的不斷提升，各類醫院都對醫院原有的設備資源進行了更新，使得后勤設備結構日趨復雜化，養護管理的難度不斷提升，需要對醫院各類大型設備建立信息檔案，加強信息檔案的保存管理對于后續各項工作的開展至關重要。此類信息檔案也是目前醫院后勤工作開展的有效記錄，是我國現代化醫院發展的重要組成部分，對于醫院各項事務的基本規劃以及未來綜合發展具有重要推動作用。

檔案是已發生事件的真實記錄，在我國法律上具有基本的憑證作用。檔案管理部分通過對醫院醫療機械設備、人力資源發展狀況、房產資源等，通過文字材料的形式，將所有的信息數據進行記錄保存。在后續各項工作中能夠起到參考性價值，便于各項決策活動的擬定和執行。完善的檔案信息中明確記錄了醫院各項管理工作以及醫院所開展的實際業務，對于各項建設性活動結果進行了全面記錄，這能夠便于醫院管理部門對醫院整體發展情況進行全面總結，深刻探究各項工作開展以及發展的基本規律，更好地把握醫院發展中存在的不足之處，從而提出應對措施來提升醫院整體發展水平，也為現階段醫院后勤部門各項工作的開展提供了基本依據。

三、醫院后勤檔案管理工作的重要性

目前醫院常規類后勤檔案管理是醫院發展管理的基礎，現階段隨著我國醫院整體發展及建設規模的不斷擴大，加上近些年我國醫院體制的改革發展，醫院各項管理事務不斷增多，發展內容呈現出多樣化的發展趨勢。醫院后勤檔案管理作為后勤部門中的重要組成機構，相關在職人員的高效化管理工作對于促進醫院各項工作的有序運行、提高工作水平具有重要作用。通過后勤檔案管理能夠為醫院各項常規化工作提供準確的參考信息，使得醫院各項發展活動的準確性不斷提升，有助于提高新時期醫院的社會影響力。

醫院在起初設計、建設時期的檔案管理具有明顯的階段層次性，建設期結束之后，對于各類資料的綜合整理具有較大難度。所以需要相關管理人員在建設初期就將各項有效資料進行收集，納入信息管理系統中，比如醫院建設階段使用工程建設規劃設計圖紙、各類批復性材料等。保存各項有效的材料和文件，能夠為醫院后續各項建設及改建活動提供參考依據。

現階段我國社會主義市場經濟發展較快，醫院在自身發展建設過程中面臨著日趨激烈的市場競爭環境。當前醫院要想促進自身全面發展，需要依靠良好的管理水平。后勤管理是醫院各項管理工作的基礎部分，而后勤檔案管理在后勤管理中占據著重要位置。所以現階段醫院相關管理部門需要對現有的信息技術資源進行整合，發揮出網絡信息的重要作用，通過信息技術對醫院后勤工作范圍內的各項信息進行整合，實現標準化、科學化、規范化管理，在日趨激烈的市場競爭環境下促進醫院的長遠發展。

四、醫院后勤檔案管理中存在的主要問題

目前部分醫院管理人員自身管理意識薄弱，片面認為檔案管理單方面對資料文檔進行記錄，在醫院發展過程中不會產生直接的社會效益與經濟效益，在一定程度上限制了醫院后勤檔案管理工作質量的提升。此外，當前醫院后勤檔案信息化管理還尚未納入醫院整體發展建設體系當中，實際檔案管理工作僅僅是簡單的資料信息錄入和查詢，不能滿足新時期醫院信息化建設的整體要求。從業人員以及相關管理部門自身認識的差異導致現階段后勤檔案管理信息化建設不能適應時代發展的整體要求，也不能促進醫院的綜合發展。

從當前醫院檔案管理工作以及后勤檔案管理的基本現狀來看，常見的問題在于管理體系較為分散。沒有根據實際工作內容設置明確的管理機構，未能對各類檔案采取分類歸檔管理，此類問題致使目前后勤檔案管理忽略了科學化與規范化的重要性，也直接導致了檔案管理人員自身工作質量明顯降低。

當前醫院后勤檔案管理信息化建設中需要依賴計算機硬件和軟件的支持，但是目前我國有部分醫院檔案管理信息化建設中各項基本設備配備不完善。甚至還有部分醫院仍舊采取人工操作、記錄錄入的方式，實際工作效率較低。目前我國科學技術水平不斷提升，在完善數字化建設的同時還需要注重加強檔案管理人才的培育，更好地推動檔案管理工作信息化建設。信息化檔案管理系統是新時期全新的網絡資源管理模式，需要醫院投入相應的建設資金量以及采用各項高端技術設備，這樣才能更好地加快信息資源的共享。但是目前部分醫院實際投入檔案管理工作中的資金量不足，信息化發展基礎較為薄弱，人才儲備資源不足。

五、信息化建設在提高醫院后勤檔案管理中的應用探析

（一）全面完善醫院后勤檔案硬件設施建設。雖然醫院開展的主體項目應該是面向全社會開展各項醫療活動，檔案管理工作是輔助醫院全面發展的管理性活動，但是檔案管理工作對于醫院穩定健康發展有著不可替代的作用?，F階段隨著我國計算機網絡技術的快速發展，各類后勤工作內容不斷增多，當前需要將檔案管理工作內容與信息化技術進行有機結合，促使后勤檔案管理工作能夠適應新時期檔案管理工作的基本要求。通過信息技術，建立信息化管理平臺，能夠有效提升實際工作效率。為了使得檔案管理工作的安全性得到有效保障，還需要設立電子檔案文件的安全管理制度。相關部門需要將后勤檔案信息化建設全面納入到醫院整體發展規劃中，不斷完善各項基礎設施建設，發展科學技術，加大資金投入量來健全硬件設備的補充，更好地突出檔案管理工作的自身職能。在醫院內部需要建立發展局域網，使得后勤檔案管理能夠與醫院其他部門進行連接，實現遠程化歸檔，加快信息資源的共享和傳輸速率。

（二）建立后勤檔案信息化管理系統。當前醫院相關部門需要從科學性、實用性、規范性等方面出發，將后勤檔案信息化資源全部納入信息庫中，在醫院范圍內建立檔案信息資源庫。在實際工作中需要全面突出信息庫的基本職能，利用網絡技術展開檔案宣傳和各類服務性工作。通過互聯網技術平臺，建立完善檔案管理網站。相關管理人員需要根據后勤工作內容有計劃地設置檔案管理目錄以及文獻資源管理目錄。通過基本的查詢和使用功能，更好地為醫院其他部門提供更為全面的服務。

（三）明確建設任務，成立信息化建設小組。現階段相關管理部門需要充分明確后勤檔案管理工作的基本內容，對各項工作進行分配、協調，根據實際工作內容明確組織部門以及在職人員的基本職責，確立長遠的工作目標。根據信息化建設的基本要求，再結合實際檔案管理工作的內容，不斷促進信息的生成和利用，突出共享工作的積極作用。目前醫院后勤檔案管理信息化建設工作任務量較大，是一項長期發展的工程。所以，需要平衡資金問題，投入適量的資金和技術，促使醫院后勤檔案管理工作信息化建設活動能夠全面開展。

六、結語

總而言之，隨著當前我國信息技術的快速發展，醫院各項工作內容不斷拓展，加強后勤檔案管理信息化建設對于醫院全面發展至關重要。相關部門需要對現有的網絡信息技術進行收集整合，依據醫院檔案管理工作的基本內容逐步建立網絡信息化管理平臺，加強各類信息數據的收集、處理、傳輸，提高檔案管理工作的基本效率，實現資源共享，更好地促進醫院各項工作的開展，為醫療及科研活動提供更全面的服務。

【參考文獻】

[1]吳其彥.信息化視角下醫院檔案管理分析[J].大家健康（中旬版），2016，10（8）：292.

[2]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2014（3）：183.

[3]孫銳.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].城建檔案，2015（7）：19-20.

[4]王歡.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2014，23（4）：66-69.

[5]楊超.新形勢下醫院檔案管理信息化建設新思路[J].信息與電腦，2017（13）：43-44+47.

[6]王全宇.新醫改時期醫院檔案管理信息化建設探析[J].黑龍江史志，2015（9）：189.

[7]潘嘯.對檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位研究[J].才智，2015（33）：235.