探討如何加強印章管理

羅有聰

（中國人民銀行肇慶市中心支行，廣東 肇慶 526000）

印章是機關或單位行政管理中行使職權落實的主要憑證，象征機關或單位的權力和職能的標志，具有一定的權威性，這種權威性來自機關或單位及其領導人的法定性。一份文件，一經蓋上機關或單位和領導人的印章，就表示已經受到該機關或單位的認可并正式生效，就會產生法律的效力，如沒有蓋印章的行文，很難取信于人，因而不能產生法律效力，所以印章的管理工作應該得到高度的重視，因此，加強和規范印章管理具有重要的意義，在長期印章管理實踐工作中，本文從印章的作用、保管與使用及失效印章的管理開展探討。

一、印章的作用

（一）印章在使用過程中具有標志的作用

機關或單位及個人的印章是權力的象征和職能的標志，任何一個機關或單位的印章，都要標明這個機關或單位的法定全稱，代表該機關或單位的正式署名，讓人一眼就能看出該機關或單位的性質、級別和職權范圍。用印，是這個機關或單位及個人的合法性標志。

（二）印章在使用過程中具有權威的作用

印章象征著機關或單位和個人的權力。由于各級機關或單位都要依法按照一定的審批程序而成立，具有法定的地位，機關或單位的領導人都要經過法定程序產生，擔任一定的職務，具有法人代表資格，具有一定的權威。因此，印章代表該機關或單位及領導人的職責權力的象征。

（三）印章在使用的過程中具有證明、憑證的作用

所有文件、合同、各種文憑證據以及各種證明要使人們真正相信它具有效力，就必須加蓋印章，加蓋印章是表明這個機關或單位對此負有責任，也象征著這個機關或單位的合法性、權威性，人們才會相信它的效力，不蓋印章，就很難取信于人，因此就不能產生法律效力。

二、印章的保管與使用

（一）保管使用印章是管理的重要環節

要確保印章安全有序，就要嚴格落實印章保管和使用制度，機關或單位的印章都應指定專人負責保管，合規使用，印章保管人必須是誠實可靠、忠于職守、認真負責、原則性強的員工，印章必須存放在安全的專用保險柜內保管，應做到隨用隨取隨鎖。不得委托他人代蓋章，不得擅自將印章攜帶出保管室以外使用，要嚴格執行雙人保管的原則，實行AB角負責制，保管人因故需臨時委托他人保管和使用印章時，要嚴格履行交接登記手續，防止印章被濫用或盜用，因人事變動或其它原因調離工作崗位，要辦理印章移交手續，要填寫《印章移交登記表》，注明移交時間、移交人、接收人、監交人和印章（印模）圖樣等信息。平時要注意保養印章，及時進行清洗，以確保蓋印清晰。中途離開辦公室和下班后要關好門窗，嚴防印章遺失、丟失和被盜，因發生失職、瀆職行為造成嚴重后果的，要按照規定追究有關人員的責任。

（二）嚴格執行用印審批和登記手續，確保用印安全

使用印章要辦理必要的審批程序，必須有本機關或單位的負責人或被授權的其他責任人簽批方可使用，并按規定填寫《使用印章審批表》和《用印登記簿》，登記內容包括日期、部門、用途、審批人、經辦人等。印章保管人要做好用章審批材料的登記和收集工作，并不定期進行整理，裝訂成冊，以作為印章使用登記的原始憑證歸檔保存，便于日后查驗。蓋印時應在落款日期的中間偏上位置，上不壓正文，下要騎年蓋月，壓住年、月、日中間四至七個字，且要蓋得端正、清晰、美觀、嚴防錯蓋、漏蓋，嚴禁在空白證書和各類空白憑證加蓋印章。與其他單位聯合發文套印的，必須憑主辦單位出具套印介紹信，憑《聯合發文表》經領導審批會簽后，由會辦科（部）室主管負責人和辦公室主任簽批，專人監管使用，套印介紹信由印章管理人員登記《外單位主辦聯合發文用?。ㄓ∧＃┑怯洸尽?，以備查驗。

三、失效印章的管理

由于機關或單位的改革，名稱變更，印章的式樣改變或其他原因停止使用，要及時發出印章停用通知。這些失效的印章，曾經發揮過特殊的功能作用，若處置不當，將會引發較嚴重的后果，甚至造成嚴重的經濟損失，所以我們應該對失效的印章進行規范管理。

第一，收繳失效的印章時，收繳人和上繳人應共同驗證印章，確認無誤后分別在《印章制發、收繳、銷毀登記簿》登記失效印章的全稱，并在登記簿上留存印模、圖樣等信息，注明移交人、停用日期、變更的文號、接收人簽名等內容。

第二，有保存價值不能銷毀的失效印章，經請示主管領導審批同意，應切角封存保管；或填制失效印章卡片和失效印章一起移交檔案室立卷備查。對于重要機關或單位的、具有保存價值的失效印章，要分期妥善保存。對于一般性機關或單位的、保存價值不大或沒有保存價值的失效印章，經請示主管領導簽字同意后，由本機關或單位指定兩名以上人員進行監督銷毀（用沙輪磨平），同時在《印章制發、收繳、銷毀登記簿》記錄銷毀情況。所有銷毀的失效印章都要留下印模保存起來，以備日后備考；屬于領導個人的名章，應該退給本人。

總而言之，加強印章使用和管理工作，進一步提高印章管理規范化水平,印章管理人要加強法律、法規以及有關規章制度的學習，自覺遵守用印的相關制度,所以印章的有效性和安全性應充分引起高度重視，制定規范的印章專用管理流程，建立印章專人管理和安全存放制度和印章專用登記、審核審批制度，確保印章管理和使用的規范化。