關于企業檔案管理的幾點思考

張凱軍

企業檔案工作是企業工作的重要組成部分，企業在生產、經營、科研、產品、管理過程中形成的大量檔案資料，構成了企業信息資源的重要內容，記錄著企業發展壯大的經歷與歷程。但是，長期以來，企業檔案工作卻始終未能盡如人意，企業檔案工作被置于企業工作的邊緣，檔案部門和檔案工作人員多成為機構精簡、人員裁剪的主要對象，紙質檔案與電子檔案的管理未能很好加以協調與均衡，檔案信息化建設的程度與效率也不高，阻礙了企業發展的進程。隨著企業的不斷發展、壯大和成熟，一些企業已開始認識到這些問題，他們紛紛著手強化本單位的檔案工作，實現著檔案建設與管理上的發展和創新。本文以吉林徽商特種電纜有限公司為例，在總結和闡述其在檔案管理上取得的諸多創新的同時，總結創新經驗，提出發展希望。

一、吉林徽商特種電纜有限公司簡介

吉林徽商特種電纜有限公司位于吉林通榆經濟開發區，成立于2012年12月，是一家集研發、生產、銷售、服務為一體的專業化電纜生產企業。2013年正式落戶開發區建設500萬米特種電纜項目，計劃總投資15259萬元，項目占地面積64430平方米，建筑面積34360平方米，建設辦公樓、綜合樓、生產車間、原料庫、成品庫等工程。項目分兩期工程建設，一期工程計劃建設辦公樓、綜合樓6000平方米，建設標準化鋼結構廠房7500平方米，配置先進生產設備70臺（套）。一期工程項目于2014年4月末開工建設，2016年5月9日正式投產運行，6月26日舉行開業慶典，目前運行良好。二期工程于2016年4月正式開工建設，主要建設8500平方米的生產車間、原料庫、成品庫等建設工程。2016年11月4日上午正式試車，35KV交聯電纜一次試車成功，第一根交聯電纜正式下線，至此，該公司35KV及以下交聯電纜可正式投入批量生產。現有員工86人，2016年實現產值1.4億元，實現稅金37萬元。在上述工作中形成的具有保存價值的各門類和載體的檔案資料被統稱為徽商電纜公司檔案。近年來，徽商電纜公司的檔案數量呈現出逐年增長的趨勢，且隨著信息化的推進，電子檔案數量也隨之增多，圍繞著檔案的建設與管理，徽商電纜公司積極開展起一系列管理創新實踐。

二、吉林徽商特種電纜有限公司檔案管理的創新

1.轉變觀念，重塑檔案管理與創新理念。理念是行動的先導，實施檔案管理工作的創新，首要是對管理理念的變革和重塑。徽商電纜公司沒有陷入忽視檔案工作的傳統案臼，而是結合時代發展與要求，牢固樹立檔案建設與管理的重要性，結合以經濟發展為中心的理念，適時轉變觀念，樹立新的檔案管理意識。具體來說，正確認識檔案工作在整個企業工作中的地位，將其視為企業發展的基本出發點，將“經濟發展”作為開展檔案工作的中心，克服因循守舊的思想和自我封閉的意識，引人競爭與協作的理念，以“全程管理”理念指導檔案工作，既關注企業檔案的收集、整理與保存，也將管理的視角延伸拓展至對檔案工作的檢查與評價，將“互相結合、優勢互補”作為企業發展的目標。

2.合理分工，健全檔案管理體制。在科學管理理念的指導下，徽商電纜公司依照國家檔案局的要求，以“集中統一”管理的模式管理本單位檔案，在明確企業內部檔案主管部門的基礎上，合理分工，不斷健全和完善企業檔案管理體制。具體來說，公司檔案管理的核心主管部門是公司辦公室，負責全公司檔案工作的統籌規劃，宏觀指導與監督；根據國家有關檔案工作法律法規，制定出適用于本單位的檔案管理制度，如公司文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度和檔案管理系統操作制度等，對檔案管理的主要流程加以指導和規范，由各部門遵照執行；強化崗位責任制度，明確本單位檔案工作人員基本職業道德，制定“四參加”和“四同步”制度，將“前端控制”思想貫徹于本單位檔案管理工作中，要求檔案部門參加產品鑒定，參加科研課題審定，參加基建項目驗收，參加設備開箱驗收或引進項目接收，公司下達科技、生產項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，建成項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、建檔項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目急結與項目文件材料完成歸檔同步。徽商電纜公司內部的檔案工作人員也有明確而合理的分工。領導人員承擔文件和檔案工作重大事項的研究、決策、計劃和審批的宏觀指導、文件與檔案管理機構及其人員的配置與協調職責；檔案管理人員分為現行文件管理人員和檔案管理人員兩大類，前者負責現行文件的運轉、整理、移交等工作，后者負責檔案的整理、保管、日常借閱等；開發人員承擔對文件和檔案的研究、報道及咨詢服務職責，編寫檔案編研成果；技術人員則負責文件檔案及計算機管理信息系統數據庫的管理和維護。

三、進一步完善的思路和措施

徽商電纜公司通過一系列的創新與努力，在檔案管理上取得很大成績與進展，為進一步推進和完善相關的工作，需要做好以下三方面的工作：

1.助力企業文件建設。隨著企業發展與壯大，企業文化的地位和影響日益重要，良好的企業文化有利于增強企業的凝聚力和向心力，而企業檔案則是企業文化建設中不可忽視的部分，企業文化在企業發展中日益重要，良好的企業文化有利于增強企業的凝聚力和向心力，企業檔案既反映了企業歷史的悠久，也反映了企業發展的文明，它們能夠為企業文化建設提供真實素材，進而展現出企業獨有的文化魅力。目前，徽商電纜公司在企業領導的重視與支持下，已經在體制機制、基礎工作、檔案編研等方面都取得了顯著成效，但仍有需要進一步努力的空間，未來，徽商電纜公司將繼續深化企業檔案工作以促進企業文化建設，利用企業人事檔案塑造“以人為本”的企業文化，利用企業信用檔案樹立良好的企業形象，利用企業科技檔案，培養企業創新能力，創建知識共享、創新型企業文化，破除舊企業文化中的專制主義和官僚主義，將其轉變為共同協作性文化。

2.深化企業檔案信息化建設。如前所述，徽商電纜公司已在檔案信息化建設方面取得一定進展，但從發展階段看，只集中于檔案信息的錄入、整理和保存等未上升到知識管理高度，更未建成檔案信息知識庫。徽商電纜公司也認識到這一不足，指出信息化將使檔案資料獲取途徑更加多樣、方便，檔案信息數據庫的建設對檔案管理人員探索總結企業發展規律，充分利用社會信息，提高企業的生產效率也有著很大幫助，進而將構建企業檔案信息知識庫作為未來信息化建設的重點，努力提高企業檔案者素質，實現由隱性知識到顯性知識的轉化，充分考慮企業生產經營特點，實施信息化標準建設，建立統一的管理制度，建立產品檔案專題數據庫，為以后技術創新和開拓市場提供參考。

3重視檔案信息安全保障。在全力做好企業檔案管理工作的同時，企業檔案的信息安全，尤其是電子檔案的信息安全顯得尤為重要。在檔案保管環節，徽商電纜公司側重點在于檔案載體的安全，既有對載體中信息安全的關注，也有基于人員、管理制度、技術層面所制定的一些安全管理規定。但從工作階段來看，仍存在一定的不足，如企業檔案安全法規標準建設的遲緩，安全管理制度的不健全，安全保障技術相對落后，安全專業人才的匱乏，以及檔案安全監督機制的缺乏等。為此，在今后的工作中，將著力于企業檔案安全保護法律法規的建設，嚴格制定企業檔案安全保密制度、企業檔案安全應急制度，優化企業檔案安全保護技術，完善企業檔案安全基礎設施建設，適度強化企業檔案安全業務人才隊伍建設，定期開展企業檔案安全體系建設評審驗收工作。