行政事務人員日常事務處理技巧分析

陸志剛

【摘 要】當前，在事業(yè)單位中行政事務人員所占據(jù)的地位越來越重要。本文入手于行政事務工作概述，并在此基礎上對事業(yè)單位中行政事務人員日常事務處理方法和技巧展開分析，以期推動行政事務人員工作質(zhì)量與效率的提升。

【關鍵詞】行政事務人員；日常事務；處理技巧

行政事務人員在我國已擁有了一定的存在時間，然而在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展、改革背景下，進一步加快了城市化進程，行政事務人員職能與作用也相應的有變化產(chǎn)生。要想將行政事務工作更好地完成，成為一名優(yōu)秀的行政事務人員，就必須在工作實踐中不斷進行經(jīng)驗總結，通過對工作技巧的探索，實現(xiàn)自身素質(zhì)與工作能力的提高，為工作質(zhì)量與效率的提升奠定基礎。

一、行政事務工作概述

行政事務人員指的是行政機關內(nèi)借助國家權力執(zhí)行公務、實施社會事務的公共管理或?qū)⒆陨韮?nèi)部事務管理完成的工作人員。各個國家的行政事務人員因法規(guī)上存在差異的緣故，也有不同的指代范圍。我國行政事務人員主要指的是從事于黨政機關、企事業(yè)單位等部門的行政管理工作人員。行政事務人員是政府與人民之間的聯(lián)系橋梁，負責行政組織工作目標與工作職責的實現(xiàn)，其日常事務處理與政府形象和人民群眾的切身利益有著直接聯(lián)系存在，能為行政任務的良好完成提供可靠保障。

行政事務人員日常事務處理過程中，“一切為了人民，為了人民的一切”這一思想是必須始終堅持的，該思想不但是習近平總書記的為民情懷，同時也體現(xiàn)了中國共產(chǎn)黨全心全意為人民服務的宗旨[1]。一方面，要在內(nèi)心中始終將人民需求放在首位，做到“心中有民”。另一方面，對于應擔當?shù)呢熑伪仨氈鲃訐敚龅健靶闹杏胸煛薄Ｐ姓聞杖藛T在日常事務處理過程中，需追隨為人民服務的思想，突出自身公仆意識、公正廉潔意識、為民負責意識和修身正己意識，將為人民行使好權力、管理好國家的責任落實。

二、行政事務人員日常事務處理方法

（一）臺賬分類法

該方法指的是在日常工作事務處理過程中，建立有關于工作的臺賬，并對臺賬時時進行維護、更新，便于推動工作效率提升的方式。利用該方式不但能夠清晰化、有序化繁瑣的工作，同時還能標準化、規(guī)范化日常工作的處理。而當今正處于迅速發(fā)展的數(shù)字化時代，行政事務人員借助各類計算機技術以數(shù)據(jù)庫的模式建立臺賬，并再將相關數(shù)據(jù)維護更新工作落實之后，能使工作的開展更為流暢、順利。

（二）追根究底法

該方法主要負責由領導交辦的線索不足、難度較大的特殊事務，領導在這類事務交辦時通常都不會清楚地講訴事務整個過程，行政人員僅有追根究底，認真追查事務根源，對整件事情從根本上進行了解，明確整個事務的前因后果，以此將根本重點所在找到，才能對領導的指示正確領會，最終將任務完成。

（三）舉一反三

在日常事務處理中應學會舉一反三，在與一個問題接觸的時候?qū)崿F(xiàn)快速地觸類旁通，便于為領導工作的開展提供更好的幫助。基于此，在考評事業(yè)單位行政事務人員工作時，所參考的依據(jù)中工作能否及時、高效、優(yōu)質(zhì)開展十分重要。而若是能在工作中實現(xiàn)舉一反三，將存在于工作中的問題找出并深入挖掘、分析，便能將行之有效的建議提供給領導，為單位工作整體的良性發(fā)展提供可靠保證。

（四）日志記錄法

行政事務人員每天所處理的工作任務不但數(shù)量大，也十分繁瑣，若是工作方法不夠良好，極易導致工作出現(xiàn)雜亂無章的情形。而借助日志記錄法便可將這一問題很好地解決，使日常事務處理變得有跡可循。行政事務人員工作中通過信息管理軟件的應用，可使工作有計劃、有條理。及時將工作日志、日常安排、通訊錄及待辦事項等內(nèi)容錄入，并完成定時提醒的設定，就能有效避免出現(xiàn)工作遺漏的問題。

三、行政事務人員日常事務處理技巧

（一）信息處理技巧

信息處理是行政事務人員的工作基礎，每天所需處理的信息量十分大。當前正處于信息時代，內(nèi)部信息與單位內(nèi)部機密存在密切聯(lián)系，在生產(chǎn)、發(fā)展中所發(fā)揮的作用十分重要。若是能將信息更好地處理，工作開展便能更順利、有效[2]。行政事務人員負責信息的收集、整理，并以重要程度為依據(jù)對收集的信息進行區(qū)分。信息若是能及時完成收集，可將有效的參考依據(jù)提供給領導的正確決策；能對兄弟單位的信息更深入的了解，便于將競爭準備落實；還能對國家政策更精準的了解，為事業(yè)單位快速有效地發(fā)展奠定基礎。

（二）協(xié)調(diào)溝通技巧

對于行政事務人員而言，協(xié)調(diào)溝通能力一個對其能力檢測的重要指標，優(yōu)秀的行政事務人員在事務處理中，需將協(xié)調(diào)溝通落實。如行政事務人員在處理關系時，需將方向找好、思路找準，不但要明確態(tài)度，還需對大局予以考慮，幫助領導將關系協(xié)調(diào)工作落實，在確保團結互助的基礎上推動單位凝聚力的實現(xiàn)。同時，在處理日常事務時，針對自身協(xié)調(diào)溝通能力也需不斷進行強化，始終秉持謙虛的態(tài)度，落實日常事務的協(xié)調(diào)安排，以相應的溝通方法處理不同人群的溝通，在將協(xié)調(diào)溝通技巧熟練掌握的基礎上，實現(xiàn)日常工作的高效完成，推動單位行政事務工作的提升。

（三）文檔處理技巧

現(xiàn)下，文檔管理內(nèi)容主要包括：其一，處理來文，如簽收、登記、呈批、復印及分送等；其二，管理普通信函及文件材料，如保管、歸檔、立卷、銷毀和利用原始資料數(shù)據(jù)等；其三，管理電子文檔，如更新、保存、備份和設密等；其四，發(fā)送、接收和引發(fā)穿針等。對于行政事務人員而言，文檔管理這份工作盡管較為基礎，但是極具繁瑣性。

（四）會議安排技巧

對于行政事務人員而言，必須具備圓滿完成會議安排的技巧，能否良好的完成會議安排可直接反映出行政事務人員能力的高低。完整的會議安排需將準備工作做好、通過信息收集整理完成會議議題的擬定，并在準備好會議議題、資料后，及時報告于領導，獲取會議的批準。對于會議的每一個細節(jié)問題都必須予以充分考慮，力求做到最佳，在確定好會議地點、時間及人員后也需落實通知工作[3]。針對會議中可能出現(xiàn)的意外，需提前完成會議安排及應急計劃的制定，為會議的順利開展提供保障。針對會議過程中每一處細節(jié)的變化必須高度關注，出現(xiàn)突發(fā)事件時應在第一時間進行處理，保障會議運行的順利。在會議結束之后，應將會議的整理、歸納及總結等工作落實。

（五）電話接聽技巧

行政事務人員在日常工作中，電話接聽十分頻繁，故而必須將電話接聽技巧掌握，便于電話接聽工作任務得以圓滿完成。行政事務人員在電話接聽過程中，應帶給對方一種自己是專業(yè)人員的感受，這也就對相關人員提出了具備專業(yè)知識、態(tài)度和藹、語氣誠懇的要求，通過自己專業(yè)能力的充分發(fā)揮，將對方征服。同時，行政事務人員還需將電話分類處理工作完善，及時處理重要事務電話，與相關部門積極聯(lián)系；妥善處理部分騷擾電話，落實自身為領導解決問題、排憂解難的職責。

四、結語

在機關單位日常事務的處理過程中，行政事務人員所發(fā)揮的作用極其關鍵。要想使政府工作目標得以高效率地實現(xiàn)，就必須將日常事務處理技巧熟練掌握，而行政事務人員若是針對日常事務無法較好地處理，不但會在一定程度上影響單位的工作，同時還會對政府日常工作的及時開展造成阻礙，人民群眾生產(chǎn)生活也會受到一定的影響，最終導致人民心中政府的形象受到損傷。基于此，行政事務人員就必須不斷強化自身思想道德素質(zhì)、法律意識，通過對工作技巧和效率的提升、工作經(jīng)濟的積極歸納總結，將自身作為政府與人民之間的聯(lián)系橋梁作用充分發(fā)揮。

【參考文獻】

[1]陳強.行政事務人員日常事務處理技巧淺析[J].科技經(jīng)濟導刊，2017（12）.

[2]武衛(wèi)東.試論行政事務人員日常事務處理技巧[J].科技展望，2017（11）.

[3]季一軍.淺析如何提升機關行政事務人員日常事務處理技巧[J].社會科學：文摘版：00345-00345.