論高校數字化圖書館建設中信息系統項目采購管理

彭文

【摘 要】本文以某高校實施的數字化圖書館信息系統工程項目為例，探討了信息系統項目的采購管理在項目實施過程中的重要性。并分別論述了項目采購計劃的編制、項目采購的時機和方式、項目合同編制、招標以及項目采購的外包管理。在該項目的采購管理過程中，科學地運用了信息系統項目采購管理的一般知識及其指導方法，有效地制定了項目采購計劃并保障其順利實施，降低了項目的成本并順利地完成了項目。

【關鍵詞】采購管理；外包；合同；項目收尾；圖書館；數字化

[中圖分類號]TP3 [文獻標識碼]A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統項目管理師》和PMBOK項目管理知識體系后，為了理論與實踐相結合，有幸作為某公司項目經理助理身份，參與了某高校數字化圖書館項目建設為例，探討了信息系統項目的采購管理在項目實施過程中的重要性。并分別論述了項目采購計劃的編制、項目采購合同編制、項目招標及供貨商選擇、外包管理，以及項目合同管理和收尾工作。

二、項目背景、采購概況

2013年6月，我作為某公司的項目經理助理參與某高校數字圖書館的項目建設。該項目投資約500萬元，采用招標的方式進行。我公司為最終中標單位，該項目建設周期為3個月。該項目涉及到網絡建設、服務器集群、SAN存儲、應用軟件二次開發等方面，該項目跨專業，跨行業，屬于典型的信息系統集成項目。

項目采購管理是從項目外采購所需產品和服務的過程。通過流程化、標準化的采購管理和運作，運用高效合理活動，可以達到降低成本、增加公司利潤的作用。本人擔任職某高校數字化圖書館建設的項目經理助理，負責該項目信息系統工程建設方面的項目管理工作。由于高校數字化圖書館建設涉及的工程內容較廣，竣工日期要求非常嚴格，肯定會涉及到工程外包，同時要求設備采購的進程必須滿足項目進度的要求。在工作過程中，我靈活運用信息系統項目采購管理的一般理論和方法，科學的制定采購計劃，把握了采購的時機和方式，取得了較好的效果。最終按期完成了項目任務。

三、采購計劃編制

業主單位要求我們必須在今年的9月1日之前完成職教園數字化校園系統工程一期的建設工作，這是一個硬性的指標，并在合同中做出了明確的約定。合同一簽訂，關于設備采購的各種問題隨之而來，由于該系統工程的工期是固定的，而且時間相當的緊張；業主與我們簽訂的付款方式為除合同簽訂后預付款之外，其他的付款全部是支付相應的進度款。更為致命的是因為接近年底，由于公司財力原因，能夠用于支付數字化圖書館項目工程項目采購的資金不是太充足；大多數的目標合作設備廠商的付款條件一般是款到付款；系統分包商一般要求必須支付合同預付款等等。可以說，項目采購工作如果不能順利的完成的話，勢必會造成工程施工進度進程中的無米下鍋的窘境，以至于造成整個工程實施的失敗。

本人作為該項目的項目經理助理要為整個工程的實施過程負責，面對項目采購面臨的種種困難，必須逐一克服。“凡事預則立，不預則廢”，項目采購計劃的制定便是第一要務。考慮到上述制約項目采購計劃的各種因素，制定該項目的項目采購計劃必須權衡諸如采購時間、采購方式、工程進度、當前價格、市場供求狀況等各種因素。由于，施工進度計劃是必須嚴格執行的，所以發生在施工進度關鍵路徑上的采購工作必須按照時間嚴格執行，即便是損失采購過程的某些局部利益；沒有發生在施工進度計劃關鍵路徑上的項目采購工作，我們計劃采用各種技巧和策略與設備供應商展開洽商，力圖最大限度地降低項目采購的成本。這樣項目采購便基本滿足了施工進度的要求。

四、根據采購合同計劃編制合同，招標，選擇好供應商

在招標過程中，我們先在本市的政府采購中心網站登記相關招標信息，并舉行最初的供應商碰頭會，以便我們就參與投標的各個供應商一個初步了解，也有利于潛在供應商對我們的項目有一個清晰，共同的理解。投標過程中，我們先根據本行業信息系統的要求，設置篩選系統——要求競標企業必須擁有計算機信息系統集成二級（或以上）資質和國家涉密計算機系統集成乙級（或以上）資質，同時是否具有數字化圖書館系統開發經驗也作為一個必備的條件。然后根據前期研討會確定的項目技術參數及驗收標準，按照重要程度對每一個評價標準設定一個權重，按照供方所得項目技術標準綜合分，結合項目建設價格作為選擇供方的依據。經過幾輪評選活動后，我們選擇了杭州一家上市公司作為本軟件的開發商。該公司是軟件行業的上市公司，擁有多個類型項目的成功案列。

合同方面采用了固定總價合同，開發時間為2013年6月～2013年8月末，共3個月，2013年9月份驗收。付款原則是，驗收時付80%，系統運行1年后付另外的20%。采購的產品每拖后一周，供方要賠償總合同款的2%。網絡設備、服務器設備和數據庫管理系統等軟硬件都是標準化程度較高的產品，我們根據多家兄弟單位的推薦，選擇了一家信譽良好且價格合理的信息系統集成商提供相應產品，并通過合同嚴格規定了供貨時間。

五、項目采購的外包管理

還是考慮到施工進度的要求和采購成本的制約，數字化圖書館項目工程的實施全部由我們公司自行實施是不合適的。如綜合布線系統和機房工程中的機房裝修部分。這樣的工作，需要的大量的普工和各種工具，特別是工具，如果我們自行購置，施工完成后的折舊、保養等工作也會有不少的花費。通過分析，類似這種工作，對于我們最好的施工方式便是施工外包。通過外包，我們既轉移了部分施工的風險又節約了部分施工的成本。于是，我們決定將數字化圖書館項目工程中的軟件二次開發、綜合布線、和機房裝修工程的施工全部外包。

有一家我們經常合作的施工單位是我們的首選外包單位，但是考慮到數字化圖書館項目工程中的上述外包工程系統多、工作量大、工期緊等諸多原因，我們意識到，把所有外包工程全部包給一家施工單位風險極大，為了化解這樣的一些風險，我們最后還是決定將數字化圖書館項目工程中需要外包的施工分別承包給了3個施工單位。

六、跟蹤項目實施，進行合同管理，完成合同收尾工作

在順利完成招投標工作并簽署了合同之后，我們要求開發商按照合同約定制定項目進度計劃。并要求開發商嚴格按照項目進度計劃執行。在項目的實施過程中，項目組每周末、月末提交工作績效報告，詳細準確地匯報項目進展狀況。還有周例會制度，例會上項目進度報告和項目計劃進度被反應在同一甘特圖上以發現偏差。做好對項目的分析評估工作，整理績效報告，監控項目在成本、進度和技術方面的績效。

在合同支付方面，按照驗收后支付80%，試運行一年后支付剩下的20%。合同收尾階段，我們對項目的采購過程進行了審計，效果基本令人滿意。我對相關的合同資料都進行了匯集整理，并歸檔保存。

我和團隊經過三個月的并肩作戰，終于在2013年8月底按期完成了該項目，該項目歷時3個多月順利通過了驗收，并獲得了建設方的好評。能夠取得這樣的成績，很大程度上得益于良好得項目采購管理工作，合理的制定項目采購計劃；策略的把握采購的時機和方式；合理的管理采購外包，都是保障項目采購工作正確實施的關鍵因素。

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