探討文書檔案管理工作中的信息化建設

蔡潔

在經濟社會的發展過程中，文書檔案管理工作是非常重要的組成部分，特別是在登記、查詢及管理等社會運行環節中，文書檔案管理工作都起到非常重要的作用。并且，在文書檔案管理工作中，存在實效性差、文書檔案容易被破壞等方面的問題。鑒于此，筆者結合自己的實際工作經驗，對基于信息化管理方式上的相關問題進行了闡述。希望通過本文的論述，能夠為文書檔案管理工作者提供有價值的參考。

在現代企業、學校、政府、單位等的運行過程中，都包括文書檔案管理工作，該工作主要是對文書、檔案等文件進行整理、收集及保存的主要工作，一旦該環節的工作出現問題，就會造成文檔信息管理混亂的情況。同時，文書檔案管理工作具有一定的隱秘性，采用科學、合理的方式對其進行管理，是非常重要的工作方式。而隨著信息技術的廣泛應用，現代化的文書檔案管理工作大都都建立在信息技術的管理方式上。下面，本文對相關方面展開論述。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 文書檔案使用的時效性差

過去文書檔案管理人員在管理借閱實體文書檔案工作的過程中，必須到借閱現場進行工作，并通過人工的方式，完成文書檔案的尋找工作，所花費的時間比較長，特別是對于對檔案存放情況不了解的工作人員，會對其查詢文書檔案帶來一定的困難。同時，由于一些比較重要的文書檔案只有一份，當該份文書檔案被其他人員借走時，另一些需要借閱這些文書檔案的人員就可能與其產生一定的摩擦，使得文書檔案管理工作缺乏實效性。

1.2 文書檔案容易被損壞

人們在過去管理文書檔案的過程中，一般都是以紙質的形式對相關資料進行管理，這種管理方式運用的時間比較長，也使得文書檔案本身具備一定的歷史價值。不過，正是基于這種情況，在人們借閱、翻看文書檔案的過程中，可能出現損毀紙質文書檔案的事件，且管理人員很難控制所有人員對文書檔案的使用及翻閱過程。鑒于此，人們一旦在翻看、使用文書檔案的過程中損壞了這些珍貴的資料，就會對文書檔案的管理工作帶來非常不利的影響。

2 文書檔案管理工作信息化建設的必要性

在各領域信息化管理理念不斷深入的情況下，將信息化管理理念融入文書檔案管理工作的過程中，能夠提高其管理的效率及管理水平。管理人員利用信息管理系統，能夠清晰地查看到文書檔案的實際存儲情況，并對文書檔案被使用的具體情況進行查詢；并且，在網絡系統的支持下，有需要的人員也可以通過網絡平臺了解到文書檔案的保密性情況，對于一些比較珍貴的文書檔案，采用特別的方式進行管理。總之，建立信息化的文書檔案管理體系，是提高工作效率，提升工作質量的重要方式。

3 文書檔案管理信息系統的構建

3.1 分類查詢系統

在建立文書檔案信息管理系統的過程中，應包含分類查詢系統，對文書檔案的所有資料進行分類管理，并未工作人員提供查詢服務，能夠使工作人員與文書檔案的數據庫建立有效的溝通。并且，在該系統中，應將行政、財物等方面的信息錄入到文書檔案的信息管理系統中，提高其解決相關問題的質量。值得一提的是，文書檔案信息管理系統中應具有搜索功能，使用人員只需通過輸入編號、作者等相關信息就能夠進行查詢。

3.2 權限管理系統

在文書檔案的信息管理系統中，應包含權限管理系統，并由該系統完成對用戶、管理者、系統維修人員等方面進行管理。具體來說，一般用戶只能對系統中的文書檔案進行查看及下載；而管理者能夠對檔案進行上傳及修改；維修人員能夠對檔案管理系統的管理方式進行優化。總之，針對文書檔案管理過程中不同的群體，應對其權限范圍進行明確的規劃，促進文書檔案管理工作的有效進行。

3.3 文書檔案管理信息系統的整體設計結構

文書檔案管理工作主要是對文件、檔案進行管理的工作，其信息管理系統主要包括檔案管理系統、查詢系統、借閱系統及維護系統等幾方面的內容。鑒于此，在設計文書檔案管理信息系統的過程中，其整體結構體系中應包含上述所有方面的內容。并且，在用戶進行文書檔案的借閱過程中，應先在系統上登錄自己的個人賬戶，再在此基礎上查詢自己想要了解的相關信息，并通過系統的直接閱讀及下載功能對相關信息進行查看。實踐證明，利用文書檔案管理信息系統，能夠進一步增強文書檔案管理工作的工作效率及工作質量。

綜上所述，在人類社會不斷發展、科學技術不斷進步的現代社會，傳統的文書檔案管理方式、管理理念及管理內容已經難以滿足現代社會的實際需求，人們必須進一步優化文書檔案的管理方式，提高管理效率、提升圖書檔案工作的管理水平，為相關工作的展開提供良好的基礎。在這一基礎上，本文對現階段文書檔案管理工作中存在的問題進行了闡述；并且，對文書檔案管理工作信息化建設必要性及信息管理系統的具體構建方式方面進行了闡述。相信在相關部門及工作人員的共同努力下，文書檔案管理工作質量將會不斷提高。

（作者單位：中交二航局第二工程有限公司）