醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應用分析

牛杰

醫(yī)院辦公室檔案記錄著醫(yī)院的發(fā)展，檔案記錄著公文的分類、傳遞歸檔以及醫(yī)院的重要活動等等，這是醫(yī)院的重要工作之一。本文系統(tǒng)的闡述了醫(yī)院辦公室檔案管理的特點，探討了現(xiàn)階段醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題，尋求解決措施，推動醫(yī)院的更好更快發(fā)展。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理的特點

1.1 檔案種類多樣內容豐富

現(xiàn)如今，我們處在一個科技發(fā)達的大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網技術不斷成熟，醫(yī)院辦公室檔案除了之前的紙質版之外，還增加了多種形式，比如：電子版?zhèn)€人檔案、視頻、音樂、照片等內容。由于工作種類繁多，醫(yī)院辦公室檔案管理工作類型多樣。

1.醫(yī)院是為人們提供不同業(yè)務的單位，所以在所有檔案中，業(yè)務指導性檔案較多，這也是與其他單位檔案管理工作的重要區(qū)別之一。醫(yī)院內部部門眾多、科室眾多。并且醫(yī)院的技術更新速度較快，這就要求檔案管理人員跟上信息更新的速度，保持信息的不斷更新。及時補充醫(yī)院內新出臺的制度、政策等，及時更新醫(yī)院組織的會議記錄。這些信息的錄入記錄著醫(yī)院的發(fā)展，具有很大的價值。

2.醫(yī)院服務于社會，服務大眾，所以醫(yī)院辦公室內存在著大量的記錄醫(yī)患關系的檔案，隨著人們對醫(yī)院的認知不斷提高，患者與醫(yī)生之間的關系也發(fā)生了變化，醫(yī)生和患者之間時常出現(xiàn)一定的糾紛，所以醫(yī)患關系的檔案可以反映出醫(yī)院的技術水平，出診醫(yī)生的醫(yī)德醫(yī)風等。

3.在醫(yī)院，每年有大量的人前來應聘崗位，還有晉升的員工，這些都在醫(yī)院辦公室的檔案記錄內容之中。

1.2 檔案管理的完整性、延續(xù)性

醫(yī)院內的員工通常為長期性員工，人員較為穩(wěn)定，這一特點促進了醫(yī)院辦公室檔案的完整性和延續(xù)性。如果人員數(shù)量不穩(wěn)定，會導致員工信息的不斷補充與錄入，這會增加醫(yī)院辦公室檔案管理人員的工作量。在醫(yī)院檔案管理工作中，及時有效地進行員工檔案的分類與整理，會為以后資料信息的查找提供便利。

1.3 檔案管理工作細致

檔案質量的高低和檔案管理人員的文書工作存在著密切的聯(lián)系，在搜集醫(yī)院信息的過程中，除了員工信息以外，還要收集和醫(yī)院發(fā)展相關的內容。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題探析

2.1 檔案管理人員不足

由于醫(yī)院部門較多、科室較多，信息繁多，工作量較大，經常出現(xiàn)文檔中轉停止的現(xiàn)象，有時甚至造成文檔的丟失，醫(yī)院應當加大工作人員的數(shù)量。做到職責分明，事事有人管、事事有人做，避免工作的混亂。

2.2 督導落實不到位

醫(yī)院辦公室在處理文件過程中，有時涉及到很多部門的參與，需要其他部門的積極配合，這就要求工作人員清楚辦事流程，嚴格按照流程辦事，但是，在實際的工作中，由于事務較為繁瑣，督導落實不到位，常常出現(xiàn)文件中途的停止，造成文件辦理的不完整現(xiàn)象。

2.3 工作人員素質有待提高

醫(yī)院辦公室的工作人員很多并不是專業(yè)的管理工作者，大多是臨床醫(yī)生或是護士，沒有專業(yè)的管理經驗。檔案管理技能不足，對檔案的了解有些薄弱。這些問題導致了醫(yī)院辦公室檔案管理效率的低下。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應用

3.1醫(yī)院辦公室檔案管理工作仍然有很多沒有解決的問題，這直接影響著檔案管理的質量。首先，在醫(yī)院發(fā)展過程中，更多的重視硬件設施的完善，忽視了醫(yī)院辦公室檔案管理人員緊張現(xiàn)象，這就導致了檔案管理工作的不規(guī)范性和不嚴密性。其次，醫(yī)院辦公室檔案的管理很大程度上采用的是傳統(tǒng)紙質記錄方式，由于醫(yī)院人員的眾多和檔案形式的多樣，就使得工作效率大大降低。檔案的更新和醫(yī)院發(fā)展速度不同步，對醫(yī)院日后的發(fā)展造成不利影響。

3.2醫(yī)院的領導應當將檔案管理工作重視起來，將檔案管理工作的重要性傳達到每個人，樹立正確的認識，對檔案管理工作人員的工作及時指正，不斷完善。在工作過程中，醫(yī)院辦公室的管理人員嚴格遵守工作制度，端正工作態(tài)度，對日后的工作有詳細的、科學的規(guī)劃。把檔案管理的價值的作用發(fā)揮到最大。從而提高醫(yī)院的整體睡水平，提高綜合競爭力。

3.3充分利用互聯(lián)網技術能夠提高檔案管理工作的效率，醫(yī)院檔案眾多，每年都會增加大量的醫(yī)療文檔，這些文檔需要長時間保存。所以，利用互聯(lián)網技術，將傳統(tǒng)文檔轉化為電子文檔，大大減少了紙張的使用，節(jié)約了檔案的成本。同時方面了日后對于信息的搜索，在醫(yī)院普及網絡化辦公室檔案，可以大大提高工作效率，避免出現(xiàn)涉及多個科室的文件中止的現(xiàn)象。每個科室根據(jù)自身的特點，自行設計分類要求，但都要保證內容的細致與完善，確保醫(yī)院辦公室檔案的管理質量。

4 總結語

醫(yī)院辦公室檔案管理是一項復雜的工作，但是對醫(yī)院來說也是一項重要的、不能粗心大意的工作。醫(yī)院辦公室檔案管理記錄著醫(yī)院員工的信息、記載著醫(yī)院的發(fā)展。通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，找到自身不足，完善醫(yī)院建設，提高醫(yī)院的整體水平。因此，我們應當將這項工作重視起來，為醫(yī)院日后的發(fā)展打下夯實的基礎。

（作者單位：徐州市銅山區(qū)張集鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）