淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

秦鴻欽

摘 要：伴隨著社會的進步與發(fā)展，檔案管理的方式也在不斷更新，與時俱進。而在這種新形勢下，檔案管理的規(guī)范化至關重要。它不僅記錄著人事走向，也保存著國家社會的重要信息。促進檔案管理的規(guī)范化，是社會主義文化建設的需求，本文立足于檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，探析在新形勢下如何使檔案管理工作更加規(guī)范化。

關鍵詞：新形勢 檔案管理 規(guī)范化 文化建設

中華上下五千年，在歷史的軌跡中許許多多的人事物都留下了寶貴的“財富”，并推動著社會的發(fā)展，通過檔案管理，這些人事物會被永遠的記錄、保存下來。所以，檔案管理工作在整合社會資源、梳理社會動向的方面起著重要作用。而在信息化時代高速發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作也越來越重視其規(guī)范化的發(fā)展，以便于使檔案管理工作更加完善，提升工作效率。

1 檔案管理工作的發(fā)展進程

檔案可以說是對過去發(fā)生的事情的總結與記錄，從古至今，都發(fā)揮著不可替代的作用。“檔案”一詞是在清朝以后才廣泛應用，在此之前，歷朝歷代都有不同的稱謂，像我們熟知的“史冊”、“典籍”等都是檔案管理的一種，只是當時檔案主要記錄在甲骨、帛書或竹簡上，記錄費時費力又不便于查找。隨著造紙術的產(chǎn)生，歷史“典籍”開始記錄于紙上，使檔案的管理有了便于記錄的方式，由此，檔案的雛形產(chǎn)生。

經(jīng)歷千百年的發(fā)展，現(xiàn)如今的檔案管理已經(jīng)不再只流行于紙面這種形式，它有了多元化的發(fā)展，1950年以后，產(chǎn)生了以光盤、磁盤為載體的檔案形式，而網(wǎng)絡化時代的來臨，真正為檔案管理工作帶來了質的飛躍。電子檔案的集中性與易查性改變了原有檔案管理工作的運行方式，使檔案管理工作更加理性化、省時省力。

2 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1 專業(yè)人才稀缺，技能欠缺。

每項職業(yè)都需要專業(yè)人才的培養(yǎng)，但是現(xiàn)在高等院校和大眾普遍不會接受一些偏門、冷門的專業(yè)，所以像檔案管理這種少為人知的專業(yè)，很少有院校設置，導致專業(yè)人才供給不足，人才隊伍素質良莠不齊。即使專業(yè)培養(yǎng)的人才也未必會專門從事本行專業(yè)，現(xiàn)在很多專業(yè)都擁有共通性，而大部分人認為檔案管理工作只是簡單地整理、記錄，所以一般企業(yè)不會重視從事檔案管理工作是否是專業(yè)人才。

其實不然，檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)，對于檔案實體管理和檔案信息的整理劃分不是一朝一夕能夠學會的。隨著網(wǎng)絡的盛行，檔案管理工作也更多的向網(wǎng)絡信息整理為主，但是大部分檔案管理人員計算機實操技術并不純熟。所以，在當今檔案越來越多的前提下，對于檔案管理人員的各方面要求都越來越高。

2.2 檔案管理工作的兩極化。

檔案管理工作包括政治、軍事、文化、社會等各個方面的內容，所以，在國家政府部門從事檔案管理的人員專業(yè)性強、學歷高，管理體系相對完善。但是一般企業(yè)卻不會強調專業(yè)性的人才，認為檔案的管理工作很輕松，只需將人事檔案抄錄保管就好，以致一旦文件丟失就會給公司和個人造成巨大的損失。這種兩極化的選人方式是影響檔案管理工作規(guī)范化的一大阻礙。

2.3 網(wǎng)絡信息的應用化不夠完善。

雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡時代給工作生活帶來了方便，也提升了檔案管理工作的效率，但對于網(wǎng)絡信息的整合卻并未得到完善應用。一是現(xiàn)代網(wǎng)絡信息內容雜亂，在檔案管理過程中容易混淆錯誤信息，影響檔案的精準性。二是電子檔案存在一定風險性，因為電腦的硬件設施一旦崩潰，所有的檔案信息也會出錯，雖然可能有紙質備份的部分，但是電腦數(shù)據(jù)庫的體系龐大，人為可能無法修復或查找到全部文件，而且一旦出錯，需要花費大量精力與時間來彌補錯誤，造成嚴重的后果。

3 新形勢下加強檔案管理工作規(guī)范化的策略

3.1 檔案管理各大部分體系化。

檔案管理工作包括檔案收集、整理、保存等8個部分，每個部分都應有規(guī)范化的管理體系。比如：（1）在保存的過程中，要保證溫度、濕度、通風等細節(jié)方面符合標準要求，以延長檔案保管的時間。（2）分層管理?，F(xiàn)在的檔案管理工作大部分都是統(tǒng)一領導，分級管理。但是有一個弊端，就是分級導致檔案管理的連接性不強，跨級查閱資料時，審批手續(xù)費時費力。所以，可以在分級的基礎上，對檔案同時進行分層管理，相關人員根據(jù)檔案的性質、類型等不同，將檔案分層統(tǒng)一保管。但是要注意應該對相關人員簽訂保密協(xié)議，完善對檔案管理的保密性。

3.2 電子數(shù)據(jù)與人為保管緊密結合。

電子檔案的發(fā)展方便了查閱，也比人為保管更加完整，但是電子檔案依賴于計算機的軟件、硬件功能，不如人為保管安全。所以，在進行電子檔案的管理時，應該與人為保管齊頭并進，對于電子檔案信息進行存檔與備份。并且，檔案管理人員要時刻檢修或觀察計算機的系統(tǒng)，以保證計算機不會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員。

在各行各業(yè)都需要專業(yè)化人才的新形勢下，檔案管理人員的技能素質也需要規(guī)范化的培訓。現(xiàn)行國家政府部門對于檔案管理人員要求高，所以會有專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓。但是大部分企業(yè)對于檔案管理人員不重視，由于企業(yè)的這種態(tài)度，使檔案管理人員也不會主動學習檔案管理的方法。所以，要提高檔案管理工作的規(guī)范化，應該有完善的自上而下的管理體系。例如：（1）管理者定期培訓。社會在不斷變化，檔案管理的方式也不能一成不變，定期培訓可以總結以往經(jīng)驗的優(yōu)點與不足，針對以后的工作做出規(guī)劃與建議。（2）提升自身能力，學習電子檔案知識。對于計算機的應用，要有精通的信息化處理能力。網(wǎng)絡硬件、軟件都在不斷更新?lián)Q代，檔案管理人員也應學習新技術，使檔案管理工作更加輕松。

4 結語

在社會管理逐步趨向于規(guī)范化發(fā)展的新形勢下，各行各業(yè)都開始重視檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。在網(wǎng)絡化的背景下，檔案就相當于人“身份”的象征，規(guī)范化的檔案管理工作可以達到“人盡其才，物盡其用”的效果，不僅可以提升工作效率，也可以保持政府或企業(yè)的良好運作，加快經(jīng)濟的發(fā)展速度。所以，解決現(xiàn)如今檔案管理工作中存在的問題，使檔案管理工作規(guī)范性發(fā)展，不僅是政府和企業(yè)的要求，也是整個時代的需求。

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