事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

趙玉紅

摘 要：隨著事業單位改革的推進，檔案管理工作的重要性越發顯著。然而現階段事業單位的檔案管理工作尚存在一些問題，如缺乏完善的檔案管理配套設施、缺乏高素質的管理隊伍等，嚴重影響了事業單位的檔案管理水平，促使檔案失去應有的作用。為此本文就事業單位檔案管理中存在的問題進行分析，并結合這些問題提出一些相應的意見，希望可以為事業單位提高檔案管理貢獻意見。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;解決措施

處于信息化時代，檔案管理的作用越發突出，甚至已經成為影響事業單位管理水平和綜合競爭力的重要因素。因而如何做好檔案管理成為擺在每個事業單位面前的難題。對此，事業單位應首先從自身檔案管理工作中存在的問題進行分析，結合事業單位管理現狀予以改進和完善，提升自身的檔案管理水平。

1 事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏高素質的管理隊伍

首先事業單位檔案管理工作具有工作量大、工作復雜等特點，其中很多工作難以量化，無法為事業單位創造經濟效益。尤其檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，存在著流動性較大、管理隊伍不穩定的問題，這就在很大程度上遏制了檔案管理水平的提升。其次，事業單位檔案管理人員很多都是直接上崗，缺乏上崗前的專業培訓，導致管理人員只能在工作中積累經驗。再次，隨著信息技術的發展，現代化技術的應用勢在必行，然而目前事業單位檔案管理人員普遍對現代化技術的應用還不熟練，導致管理人員無法適應現代化檔案管理的要求[1]。最后，現代化技術在檔案管理中的應用，對管理人才的要求更高，事業單位尚缺乏一些既懂得檔案管理知識，又懂得計算機系統開發和應用的高素質人才。

1.2 事業單位檔案管理設施陳舊

隨著信息技術的普及，現代化管理設施逐漸融入到事業單位管理中，并檔案管理中發揮了重要作用。然而就事業單位檔案管理現狀來看，現代化設備的應用并不理想，很多事業單位的檔案管理設備還十分陳舊，如此不單單影響到了事業單位的檔案管理效率，同時也阻礙了檔案管理水平的提升，促使事業單位檔案管理工作滯留于原地，既無法適應現代化檔案管理的要求，又無法充分發揮檔案管理的良好作用。

1.3 檔案的安全性和保密性工作不到位

檔案信息的數字化管理雖然很大程度上提高了信息管理效率，但是也給檔案信息的安全性和保密性工作增加了難度。首先計算機網絡如果遭到破壞，其中的檔案信息具有很大地丟失、篡改風險，嚴重時甚至會使整個數據庫崩盤[2]。其次，計算機、移動硬盤、U盤等信息載體雖然儲存空間較小，操作更為簡單，但是對環境有很高的要求，并且其使用壽命相對紙張來說相對較短。

1.4 缺乏相應的技術支持

數字化檔案管理模式主要是以計算機和相關設備作為支持，依托相應的應用軟件和硬件設施進行信息加工處理，進而實現信息的保存、傳遞和利用。但是計算機軟件和硬件設施存在更新換代較快的問題，而這就在一定程度上給數字化檔案管理增加了限制，促使事業單位不得不通過更新計算機系統完善檔案管理技術，為數字化檔案管理提供支持。

2 加強事業單位檔案管理的應對措施

2.1 完善檔案管理制度

首先，事業單位可針對檔案管理人員加強《檔案法》學習，為管理人員樹立良好的法制意識，讓管理人員在法制的約束下，規范自身的行為，做到依法工作。其次，事業單位本身還應完善檔案管理制度，以此為檔案管理人員提供行為依據。檔案管理者可建立網絡管理模式，通過網絡實現整體的檔案管理，對檔案管理工作有一個基本掌握。而管理過程中，管理者若是發現其他工作人員存在不規范行為，必須及時予以糾正，以此規范檔案管理人員行為，形成規范化的檔案管理模式。此外，信息化時代，檔案管理的作用越發突出，事業單位領導層應將檔案管理工作納入到年度計劃中，以此引發檔案管理人員對檔案管理工作重視程度。

2.2 加強現代化技術和設備投入

隨著現代化技術和工具的廣泛應用，事業單位必須對檔案管理工作引發重視，加強現代化技術和設備的投入。事實上，事業單位檔案管理工作的內容很多，工作量非常大，傳統檔案管理模式下檔案管理人員不僅僅要整理檔案資料，還需將其分門別類，需要耗費大量的時間和精力[3]。而利用現代化技術和設備則不同，它可以充分彌補傳統檔案管理模式的不足，在很大程度上減輕檔案管理人員的工作量，提高檔案管理效率。對此，事業單位可以結合自身檔案管理的需要更新管理設備，改善辦公環境。

2.3 加強檔案安全防護和保密工作

加強檔案信息的安全防護和保密工作是檔案管理中的重點。現階段尚有很多事業單位檔案管理在這方面還存在泄露風險。為此，事業單位要對其引發重視，首先需定期進行檔案信息備份，加強檔案信息載體更新，以此保障檔案信息管理的安全性[4]。其次，檔案管理部門可針對檔案信息查詢和應用設置訪問權限，引進安全有效的防護系統。最后，可建立系統操作日志對系統操作時間、設備、內容等進行記錄，以此提高信息使用的透明度。

2.4 加強管理人員素質

加強管理人員素質才能充分提升檔案管理質量。首先，事業單位需加強人才選拔，重視檔案管理人才的專業技能和綜合素養，以此提升檔案管理人員的基本素質。其次，事業單位要加強在職檔案管理人員的培訓工作[5]。事業單位可定期安排檔案管理人員進行工作培訓，以此不斷加強管理人員的檔案管理技能，強化管理人員的計算機應用能力和現代化管理意識，端正管理人員的工作態度，從根本上提高檔案管理工作水平。

3 總結

總而言之，改善檔案管理是事業單位發展必須完善的工作。對此，事業單位領導層和檔案管理人員本身都需對其引發重視，從事業單位檔案管理工作的現狀著手，完善檔案管理制度，加強現代化技術應用，強化管理人員素質，以此改善事業單位檔案管理現狀，提升檔案管理水平，推動事業單位更好地發展。

參考文獻

[1]潘志博.芻議事業單位檔案管理的現狀及對策[J].人力資源管理，2017，（1）

[2]林亞妹.基于新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].經營者，2017，31（8）

[3]喬梁.事業單位檔案管理現狀及對策[J].現代商貿工業，2015，36（18）

[4]孟凡宏.新形勢下事業單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺世界，2017，（z1）

[5]王松萍.試論當今事業單位檔案管理面臨的問題與改革[J].神州（下旬刊），2016，（7）