交通檔案管理信息化建設的重要性及途徑研究

摘 要：作為交通運輸管理中的重要組成部分，檔案管理已經成為影響交通運輸業發展的重要內容，將交通運輸管理中產生的交通信息及交通案件進行整理、歸檔，實現對交通行業的進一步管理，為解決交通行業發展問題提供基礎信息。為適應發展需要，交通檔案管理工作面臨著進一步的改革，針對檔案管理工作發展現狀及產生的問題進行有效地分析，利用計算機發展技術推動交通檔案工作朝著信息化的方向發展。本文首先對交通檔案信息化建設的重要性進行有效闡述，結合交通檔案信息化管理中存在的問題提出相應的解決方案，提升交通檔案管理信息化建設。

關鍵詞：交通管理；檔案信息化；建設發展；研究分析

隨著社會經濟發展需要，我國交通運輸業發展愈加繁榮，為人們營造方便、快捷的生活環境外，也增加了交通運輸管理工作任務，傳統的檔案管理工作方式已經不適合交通運輸業的發展，使交通運輸管理任務在社會發展新時期面臨著新的挑戰。計算機技術的發展改善了傳統檔案管理的形式，在紙質檔案基礎上增加了電子檔案，由于電子檔案信息共享和保存的時間相對來說很難控制，再加上大量的紙質檔案電子檔案的出現增加了交通檔案管理工作的難度，因此信息化管理十分必要。針對現階段檔案管理人員對信息化管理流程不熟悉，難以有效使用信息化管理手段的情況，應提高交通檔案管理人員的業務素養，為交通檔案信息化管理奠定基礎。

1 交通檔案管理涉及到得重要信息內容

綜合看交通檔案管理中的材料信息，主要有以下幾個方面：公路試驗及檢測資料、公路橋涵等設計圖、對交通項目的咨詢、審查、評估等。公路檢測主要是為公路施工項目中用到的材料進行檢測，為施工工作提供施工標準。檢測資料主要包括公路工程和水運工程試驗檢測，涉及到檢測后產生的大量信息內容。公路橋涵設計圖是涵蓋公路施工過程中大量施工信息的設計圖紙，對公路維護和維修來說有著重要的作用。對交通項目的咨詢、審查和評估等工作，工作結束要做好相關信息登記，進行材料歸檔。

2 交通檔案信息化管理的必要性

2.1 響應時代發展要求

隨著交通環境不斷變化，愈加復雜的交通環境給檔案管理工作提出新的管理要求：交通檔案管理工作要能夠順應時代發展，不斷完善工作中的不足，提升交通檔案工作質量，對交通管理提供良好的服務。加強檔案信息化建設是響應建設發展做出的決定，利用信息化管理能夠有效提升檔案管理工作效率，提高其服務水平。在進行檔案信息化工作中，應考慮采取有效地手段降低信息加工的費用，使交通發展更能順應時代發展，改善不足，提高工作質量。

2.2 變革傳統的管理方式

交通工程相關的信息管理是交通檔案工作中的重要內容，涉及大量的公路檢測等相關信息，對其材料進行歸檔需要耗費大量的人力、物力及足夠的資金，同時材料整理耗費時間長，管理工作進行非常困難。因此，傳統的檔案管理工作不能滿足交通工程信息資料歸檔的要求，需要采取信息化管理手段保證交通工程方面信息的完整和全面，通過前端控制促進整體工作的完整實施，對檔案管理進行全面控制。

2.3 推動交通檔案管理向專業化、網絡化發展

在傳統的檔案管理中，多為紙質材料，當要對檔案信息進行查閱時，需要到指定的檔案管理地點借閱檔案，根據相關的借閱管理規定到期歸還。雖然提供了檔案服務功能，但是影響了檔案材料在其他交通工作中的作用，影響交通管理工作的開展。采取信息化的管理方式，能夠保證信息的共享和管理與實體管理之間的分離，轉變了檔案信息的服務模式，節約了檔案管理工作人員的實踐，讓檔案管理人員將時間用在檔案開發和利用工作中。

3 交通檔案信息化建設中面臨的問題

3.1 資金投入不夠

檔案信息化建設需要足夠的資金支持，引進設備，為檔案管理工作人員提供相應的硬件支持。但就目前交通檔案信息化管理看，很多企業并沒有投入足夠的資金，購買相應的設備。嚴重存在檔案庫房地域狹窄，硬件設施簡陋的問題，很多計算機設備多為舊設備，計算機使用速度無法保證信息化管理，沒有達到檔案信息化管理的要求。資金投入是制約檔案信息化建設工作的重要內容，因此要想做好信息化建設工作，就要投入足夠的資金。

3.2 領導重視程度不夠

很多單位領導對檔案信息化管理不夠重視，認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有認識到檔案管理工作能夠促進企業發展，提升企業經濟效益和社會效益的重要性。很多單位在進行單位內部管理改革時，將檔案管理部門作為調整的基礎，檔案工作人員擔任多項工作職務，沒有足夠的實踐進行檔案工作和學習，使自身的檔案管理知識不能及時更新，跟緊時代發展的步伐，響應社會發展對交通管理提出的要求。

3.3 沒有配套的軟件體系，知識結構不牢固

很多單位工作人員依然沿用傳統的檔案管理工作方法，一是由于單位內部沒有配備相應的軟件設施，很多單位中軟件不配套，使用標準不一，很難達到使用要求上的統一。二是管理工作人員對信息化管理建設沒有足夠的認識，缺乏計算機使用技能及信息化管理方面的知識，導致交通檔案信息化建設工作不到位。

4 有效進行交通檔案信息化建設的途徑

4.1 建立有效的領導共走體系

檔案管理工作開展的初衷就是為社會服務，交通檔案管理工作要能夠促進交通運輸業的發展，做好為交通運輸業服務工作。要能夠在實際中利用檔案檢驗檔案管理工作的質量，建立健全領導工作體系和網絡體系，由領導對檔案信息化部門進行管理、審查和組織，做好信息資源的開發利用和信息歸檔。

4.2 提升檔案管理工作的開放性

現如今是信息快速發展時代，要想做好檔案信息化建設工作，就要改變傳統的以提供信息為主的工作出發點，將選擇信息作為檔案信息化建設的重點，全面推進檔案管理工作的進行。建立一個結構嚴謹、系統完備、信息準確的綜合管理體系，對交通系統中的工程建設、公路養護保養、車輛治超等相關工作產生的信息進行有效歸檔，為檔案信息化管理提供新方法、新途徑，實現標準化、合理化、科學化的檔案信息化建設。

4.3 以檔案信息化建設促進交通運輸發展

新時期進行檔案信息化管理不僅要能夠為交通運輸業提供服務，還應利用檔案信息化建設推動交通運輸業的發展。交通檔案管理與公路交通建設有著密切的聯系，進行檔案管理能夠推動信息的開發與使用，成為交通企業生產與經營的動力。進行檔案管理是進行檔案管理工作開展的基礎，實現檔案信息化建設為生產力才是工作開展的目的。因此，檔案信息化建設要結合實際情況，有效分析檔案管理工作中的問題，構建使用價值的管理系統，提升檔案管理服務功能與使用功能。

5 結束語

檔案信息化建設是保證交通行業良好發展的根本內容，進行檔案信息化建設要結合實際問題，在有效分析的基礎上，采取有效的手段，使檔案信息化建設發展能夠適應發展需要，滿足人們的生活。

參考文獻

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作者簡介

申雁君（1982-），女，漢族，甘肅省平涼市人，本科，甘肅省交通科學研究院有限公司科技信息部，館員，主要從事研究方向：檔案及圖書管理