電子文件歸檔與電子檔案管理策略之研究

摘 要：電子文件的歸檔就是保存電子文件的價(jià)值，賦予電子文件檔案身份的過程。電子文件的歸檔就是將具有一定檔案價(jià)值的但在文件通過文件的方式，移交到電子文件的管理系統(tǒng)之中。電子文件管理責(zé)任也會(huì)隨著電子檔案管理而移交。加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔以及電子檔案的管理，可以提升其工作質(zhì)量與效果，為各項(xiàng)工作的開展提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；電子檔案；管理；

在信息技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用過程中，各種電子文件的種類日益增多，為電子文件進(jìn)行歸檔形成電子檔案，可以為企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)以及信息資產(chǎn)的記錄與管理提供有效的參考。對(duì)此為了保障電子信息資源的安全性，推動(dòng)信息化的繼續(xù)發(fā)展，必須要按機(jī)器對(duì)電子文件的收集、積累以及歸檔處理，要對(duì)電子檔案進(jìn)行集中規(guī)范的管理，進(jìn)而在根本上保障電子檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性以及可用性。

1 電子文件歸檔與電子檔案管理的特點(diǎn)

電子文件信息具有非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴性的特征，且在信息與特定載體之間存在一定的可分離性以及易變性特征，不固定性的特征，這些特征都給電子文件的管理帶來(lái)了一定的影響。而電子文件的歸檔處理，成為了電子檔案，電子文件的這些特征也影響了電子檔案的管理。

1.1電子檔案以保存且容易查找

與傳統(tǒng)類型的檔案相對(duì)比來(lái)說(shuō)，電子檔案具有便于存儲(chǔ)、檢索快且可以實(shí)現(xiàn)多人閱讀，便于攜帶的特征。可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)電子文件進(jìn)行直接的系統(tǒng)修改處理，進(jìn)而提升工作質(zhì)量以及辦公效率，而信息化的管理也為提升了電子檔案的傳遞速度與質(zhì)量。電子檔案對(duì)于一些特征存儲(chǔ)設(shè)備的依賴以及變化快速的特征，也導(dǎo)致了電子檔案存在各種危險(xiǎn)隱患問題，電子檔案容易修改且存儲(chǔ)設(shè)備容易損壞。雖然電子檔案轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的的贛南存儲(chǔ)載體，傳播材料也呈現(xiàn)著無(wú)形化的特征，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種信息文件的傳遞以及存儲(chǔ)會(huì)導(dǎo)致其受到各種病毒的影響，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案信息被改動(dòng)。

1.2電子檔案對(duì)于設(shè)備有著一定的依賴性

電子檔案的傳遞主要就是依賴于電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，如果在沒有電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的狀態(tài)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子檔案的傳遞與查閱的。對(duì)此，必須要在特定的軟件以及硬件設(shè)備之下才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)對(duì)電子檔案信息的傳遞、查閱以及應(yīng)用的。如果缺少軟件以及設(shè)備，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案喪失自己的價(jià)值與作用。

同時(shí)，電子檔案還是存在著一定的危險(xiǎn)問題，這些危險(xiǎn)問題會(huì)導(dǎo)致電子檔案失去價(jià)值，不利于電子檔案的保護(hù)。

1.3 規(guī)范電子檔案法律效力

現(xiàn)階段，電子文件的歸檔管理工作處于起步過程，多數(shù)的企業(yè)并沒有提升對(duì)電子檔案以及文件的歸檔管理工作的重視，而目前電子文件的檔案的管理還是存在容易做到篡改、容易感染等特點(diǎn)，導(dǎo)致缺乏辨別其法律意義。而要想制定完善的法律規(guī)定與條例，必須要通過各種信息資料對(duì)其進(jìn)行認(rèn)證。多數(shù)的企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理軟件的設(shè)計(jì)過程中，會(huì)基于自己的實(shí)際需求以及行業(yè)特征開展，形成較為獨(dú)特的的管理系統(tǒng)，這樣就會(huì)導(dǎo)致其應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)不同，資源也無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，這樣就給電子檔案的管理工作帶來(lái)了一定的影響。

2 電子文件的收集歸檔

2.1加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的重視

必須要加強(qiáng)工作人員對(duì)電子檔案的歸檔管理意識(shí)，要對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)管理，構(gòu)建基于檔案室為核心、組織機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)保障以及相關(guān)部門為主要節(jié)點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)，明確各個(gè)部門的責(zé)任與義務(wù)，保障其各項(xiàng)工作的上下聯(lián)動(dòng)。保障電子文件與紙質(zhì)文件的安全性，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的保密處理、歸檔處理，系統(tǒng)管理，合理利用。檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)電子文件管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)性，通過與電子文件部門以及相關(guān)技術(shù)人員的聯(lián)系，基于歸檔要求對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)處理，基于業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)以及歸檔的要求，加強(qiáng)指導(dǎo)，制定完善的檔案管理歸檔要求，進(jìn)而提升管理質(zhì)量。

電子文件來(lái)源較為廣泛，對(duì)此必須要加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔處理，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)處理，構(gòu)建科學(xué)的電子文件歸檔制度，明確具體的業(yè)務(wù)管理責(zé)任人，通過計(jì)算技術(shù)與信息管理人員、數(shù)據(jù)錄入人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)督管理，將電子文件的歸檔工作與單位的歸檔制度進(jìn)行系統(tǒng)的融合，制定明確的信息管理工作程序，對(duì)信息管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的布置、總結(jié)、檢查以及考核，合理布置電子文件歸檔工作，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)分析，科學(xué)考核。

2.2加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集與整理

要加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集整理，加強(qiáng)電子檔案管理控制，強(qiáng)化電子檔案文件的收集。而電子文件的特征決定了電子文件收集與整理的方式，其具體的范圍與普通類型的文件不同。對(duì)此，在一般狀況之下是不保留草稿文件的，但是對(duì)于文件進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索以經(jīng)濟(jì)對(duì)重要文件進(jìn)行修改過程信息保留的時(shí)候，就要對(duì)草稿文件進(jìn)行收集與整理。而對(duì)于一些正視作用或者輔助類型的電子文件，必須要收集整理各種紙質(zhì)文件，構(gòu)建一定的表示關(guān)系。對(duì)于無(wú)紙化系統(tǒng)的電子文件必須要制定嚴(yán)格的措施，通過文件的拷貝等方式避免在信息收集整理過程中出現(xiàn)電子文件信息丟失等問題。

同時(shí)，必須要制定完善的電子文件歸檔以及電子檔案管理制度，落實(shí)具體的責(zé)任義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)文件信息的收集，進(jìn)而保障電子文件的系統(tǒng)性、真實(shí)性以及完整性。

3 合理利用電子檔案

在網(wǎng)絡(luò)化的背景之下，檔案信息的查詢以及利用方式得到了本質(zhì)的變化，而檔案管理人員必須要不斷的提升自身的管理質(zhì)量，合理的應(yīng)用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)的手段。基于現(xiàn)代化檔案管理的需求，加強(qiáng)對(duì)文書檔案、照片檔案以及會(huì)計(jì)檔案的信息處理，進(jìn)而避免認(rèn)為因素對(duì)電子信息檔案歸檔帶來(lái)的不良影響，充分的凸顯計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)特征，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)與處理，創(chuàng)設(shè)良好的服務(wù)條件與質(zhì)量，基于國(guó)家檔案局頒布的各項(xiàng)固定與要求，制定電子檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化以及統(tǒng)一化管理，通過檔案管理系統(tǒng)與其他類型文件管理系統(tǒng)的緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，做到檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。而檔案信息化就是今后發(fā)展的重要內(nèi)容，可以為各項(xiàng)工作提供共享的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化、高效化以及科學(xué)化發(fā)展。

4 強(qiáng)化人才培訓(xùn)，重視電子檔案保管

電子文件主要就是在介質(zhì)層上的信息進(jìn)行記錄，不會(huì)受到外界磁場(chǎng)信息的影響，也不會(huì)受到空氣溫度以及濕度等因素的影響。但是因?yàn)殡娮游募幱诔醪诫A段，缺乏真正的、系統(tǒng)的保障系統(tǒng)，對(duì)此在長(zhǎng)期的電子檔案保持過程中必須要加強(qiáng)對(duì)原始信息的深入研究與分析。現(xiàn)階段，對(duì)于電子檔案的保持處理，就是通過定期的復(fù)制方式保障信息；也可以通過各種大數(shù)據(jù)以及云盤的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，但是必須要保障其不受到各種網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客的侵蝕，進(jìn)而保障其整體安全性。

而要想提升電子檔案保管質(zhì)量，必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的重視，要聘請(qǐng)專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)技能，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)知識(shí)技能的培訓(xùn)，通過技術(shù)交流等方式不斷的提升其綜合素質(zhì)能力，進(jìn)而保障電子檔案的有效保管與科學(xué)應(yīng)用。

5 結(jié)束語(yǔ)

電子文件的歸檔工作是檔案管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)電子文件以及電子檔案管理工作的重視，可以提升企業(yè)的管理水平，保障信息資源以及資產(chǎn)的安全性，進(jìn)而為企業(yè)的各項(xiàng)決策提供有效支持，推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

劉玉（1984-），女，漢族，助教，長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)，本科。