以圖書館、企業(yè)為例說明信息流在圖書情報(bào)工作中的作用

歷鑫

（天津師范大學(xué)管理學(xué)院，天津 300387）

信息流是指信息在傳遞的過程中形成的一種流動(dòng)形式。有學(xué)者認(rèn)為，信息流就是信息的流量，它不僅僅是通過一定的方式、方法把諸多的信息量集合起來，形成信息源，更重要的是要將這些信息有效地傳遞出去，即信息的流動(dòng)。在日常生活、工作、學(xué)習(xí)中，在不同的領(lǐng)域中都存在著信息流，信息流的各個(gè)環(huán)節(jié)存在于方方面面，人們將大量繁復(fù)的無序的數(shù)據(jù)匯集整理成有序的可被人理解的信息，在經(jīng)過進(jìn)一步的統(tǒng)計(jì)、分析，對(duì)相關(guān)的信息建立連接的過程中，形成可被人們接受的有用的知識(shí)，通過工作、學(xué)習(xí)、生活過程中人和人之間的交流，一部分知識(shí)被激活，轉(zhuǎn)化為特定人或事物產(chǎn)生的問題所需要的特定的信息或者知識(shí)，這時(shí)的知識(shí)被稱為情報(bào)，這些情報(bào)被人們利用到?jīng)Q策中，起到了輔助決策的作用。在當(dāng)今社會(huì)，信息爆炸性增長，人們淹沒在信息的海洋中，我們需要了解信息的流動(dòng)形式，以便更好地獲取利用有用的知識(shí)。圖書館是信息傳遞的媒介之一，是溝通知識(shí)與讀者之間的橋梁，是人類文明的傳播者。圖書館利用其特有的設(shè)備、知識(shí)和科技方法將其所擁有的館藏信息，通過讀者服務(wù)工作，提供給讀者使用的過程，我們通常稱之為圖書館的信息流——嚴(yán)格的說是圖書館讀者服務(wù)信息流。在本文中，筆者主要對(duì)圖書館的信息流進(jìn)行描述，并對(duì)企業(yè)的信息流做簡要的介紹。

1 圖書館中的信息流

1.1 圖書館信息資源

圖書館是信息和知識(shí)的傳遞者，它保留和傳播著人類文明的發(fā)展，是傳統(tǒng)的保存?zhèn)鬟f知識(shí)的地方，圖書館的信息資源一般存儲(chǔ)在紙張，光盤，磁盤，數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)中，圖書館按照一定的標(biāo)準(zhǔn)選擇所需要的圖書報(bào)刊或數(shù)據(jù)庫等資源，在選擇的過程中，根據(jù)用戶的使用情況和用戶的反饋情況等，有針對(duì)性地選擇信息資源，使圖書館的資源能得到有效的利用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，以紙質(zhì)資源的傳遞為主的圖書館也越來越普遍廣泛地應(yīng)用數(shù)據(jù)庫資源和網(wǎng)絡(luò)資源。圖書館通常開設(shè)電子閱覽室，開通文獻(xiàn)傳遞功能，通過購買部分中外文數(shù)據(jù)庫，為用戶提供更廣泛的查找范圍，幫助用戶更好地找到所需資源。

1.2 圖書館信息資源的加工

現(xiàn)代社會(huì)，獲得知識(shí)或信息的關(guān)鍵不再僅僅在于是否擁有大量的信息資源，而是如何在浩瀚的信息海洋中尋找到自己所需要的東西。圖書館不僅要擁有大量的信息資源，它最重要的作用之一是為需要的用戶提供便捷的獲取信息的途徑。圖書館利用網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化技術(shù)，有針對(duì)性地對(duì)各種載體的信息源進(jìn)行加工、傳遞。圖書館需要對(duì)擁有的信息資源進(jìn)行分析、整理、篩選、分類、歸納、將圖書按照分類語言或主題詞進(jìn)行歸類標(biāo)引，最后進(jìn)行排架，以便用戶可以有方向地快速找到所需信息。在這個(gè)過程中，圖書館的作用是激活固化的信息和知識(shí)，使圖書重新歸類和組合。由于信息加工過程的重要性也決定了它的復(fù)雜性，在圖書館信息進(jìn)行加工的過程中需要考慮學(xué)科之間的交叉重疊以及分類的多元性對(duì)信息加工的影響。

1.3 圖書館的信息傳遞

圖書館的信息傳遞，是圖書館的資源在用戶中進(jìn)行傳遞共享的過程。用戶在查找資源之前需要對(duì)圖書館進(jìn)行一個(gè)大概的了解，確定自己需要查找的資源所屬哪個(gè)學(xué)科以及該部分在圖書館的具體位置，用戶還需要了解圖書館的檢索系統(tǒng)以及具體的檢索操作，可以了解自己所需資源是否包含在館藏資源里，以避免不必要的尋找。圖書館的服務(wù)人員應(yīng)該對(duì)需要幫助的用戶提供幫助。在信息傳遞時(shí)，用戶對(duì)圖書館不熟悉，用戶不能熟練地使用圖書館的檢索系統(tǒng)，圖書館服務(wù)人員與用戶不能有效地交流，以及圖書館在采編過程和信息分配過程中存在的問題都會(huì)導(dǎo)致信息傳遞的不順暢和不充分，造成用戶獲得信息的效率以及質(zhì)量的低下。圖書館的工作人員需要考慮這些因素，并針對(duì)這些潛在的傳遞過程中的障礙采取有效的措施，使讀者更高效地利用館藏資源。

1.4 圖書館資源的使用

當(dāng)用戶在圖書館找到自己所需的資源，可通過多種途徑使用資源。傳統(tǒng)的途徑是通過辦理借閱證，在圖書館借書使用。由于現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)資源的豐富，用戶在網(wǎng)上或數(shù)據(jù)庫找到資源，可通過圖書館設(shè)置的打印機(jī)進(jìn)行打印來使用資源，還可通過郵箱等傳遞文件的工具，發(fā)送到自己的手機(jī)或電腦終端進(jìn)行使用。圖書館需要為讀者提供必要的設(shè)備和幫助，缺少電腦、打印機(jī)等設(shè)備，會(huì)在一定程度上影響用戶對(duì)信息資源的使用。

1.5 用戶的反饋

用戶的反饋，也叫做信息反饋。信息反饋就是指信息接受者對(duì)所受信息進(jìn)行理解和應(yīng)用過程做出反應(yīng)，得到某些信息反饋到信息源的發(fā)送者，對(duì)應(yīng)原來的信息源進(jìn)行核實(shí)修正，以達(dá)到選擇信息資源和調(diào)整信息傳遞策略。在圖書館的用戶反饋過程中，用戶在獲得和使用信息資源過后，將使用情況反饋給圖書館方，這可以在圖書館選擇信息資源的過程中提供參考，改善圖書館傳遞信息時(shí)存在的問題。可以說，沒有信息就沒有決策，而且，沒有有效的反饋信息，就沒有科學(xué)的決策。圖書館對(duì)信息的采集，整理，篩選等過程中的決策都需要依靠用戶的反饋信息作為參考才能使決策更加理性可取。

2 企業(yè)中的信息流

2.1 企業(yè)中信息流的意義

當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用、信息的急速增長，及時(shí)掌握有價(jià)值的信息對(duì)個(gè)人或是集體都至關(guān)重要，這也深深地影響著企業(yè)的興衰發(fā)展。信息的滯后和匱乏必然會(huì)導(dǎo)致行動(dòng)的滯后和失敗，企業(yè)也將因此失去超越競爭對(duì)手的機(jī)會(huì)，喪失自己的競爭優(yōu)勢。在公司做決策的過程中，只有充分地掌握了相關(guān)的信息，權(quán)衡利弊，才可能做出對(duì)公司的生存和發(fā)展有利的決定。這就決定了信息流對(duì)企業(yè)的意義十分重要。

2.2 企業(yè)信息流過程

信息流就是存在于不同時(shí)空中認(rèn)知主體間信息相互交換過程中的信息客體，它將組織從封閉系統(tǒng)演化為開放系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基于信息反饋的組織的不斷進(jìn)化和序化。企業(yè)信息流的信息源從宏觀上可分為外部信息源和內(nèi)部信息源，外部信息源包括企業(yè)的外部環(huán)境、競爭對(duì)手等所產(chǎn)生的信息，內(nèi)部信息源包括企業(yè)日常生產(chǎn)工作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，內(nèi)部工作人員交流所產(chǎn)生的信息以及企業(yè)的合作伙伴和客戶所產(chǎn)生的信息。外部信息源可以使企業(yè)隨時(shí)了解到外部動(dòng)向以及競爭企業(yè)的實(shí)時(shí)情況，更好地輔助企業(yè)做重要的決策或制定計(jì)劃，內(nèi)部信息源則是企業(yè)生產(chǎn)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生并在整個(gè)企業(yè)工作中循環(huán)流動(dòng)，不斷地更新，它將影響著企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行。

企業(yè)根據(jù)自身的信息需求，制定適合自己的信息策略，大型企業(yè)一般都設(shè)有自己的信息管理部門，對(duì)企業(yè)內(nèi)外部信息進(jìn)行分析處理，過濾掉重復(fù)無用的數(shù)據(jù)和信息，將留下的有價(jià)值的信息進(jìn)行整理分析，形成總結(jié)或報(bào)告。有些是企業(yè)當(dāng)前決策所需要的，信息管理部門需要整理的信息，這樣的信息具有明確的指向性，有明確要解決的問題，還有一部分與企業(yè)當(dāng)前要解決的問題無關(guān)，是關(guān)于企業(yè)今昔發(fā)展、內(nèi)外環(huán)境變化的信息，管理部門通過對(duì)這部分信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展和未來方向具有指導(dǎo)作用。

企業(yè)員工需要有情報(bào)意識(shí)，對(duì)所產(chǎn)生和接收到的信息具有一定的篩選和鑒別能力，積極與所屬部門和上級(jí)組織進(jìn)行溝通，進(jìn)行有效的信息反饋，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層擁有對(duì)信息的最高的處理權(quán)，這就要求他們有很強(qiáng)的信息處理能力，才能使得信息能實(shí)現(xiàn)其最大的價(jià)值。領(lǐng)導(dǎo)階層通過對(duì)信息報(bào)告的查閱和應(yīng)用，將他們的意見反饋給管理部門，繼而反饋給所有員工，在循環(huán)的信息流中，信息的質(zhì)量可以不斷地被優(yōu)化，逐漸趨向于企業(yè)所需要的價(jià)值傾向。

3 結(jié)語

通過對(duì)圖書館信息流和企業(yè)中存在的信息流的了解可以發(fā)現(xiàn)，信息流的重要性與日俱增，社會(huì)的各個(gè)行業(yè)也都在逐漸地意識(shí)到信息建設(shè)的意義，我們要對(duì)信息流有更多的了解才能提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，例如，在圖書館中，把握好信息流的每個(gè)過程，優(yōu)化每個(gè)環(huán)節(jié)，不僅可以提高圖書館的利用率，還可以提高用戶的滿意程度，從長遠(yuǎn)來看，有利于當(dāng)?shù)鼐用裾w體素質(zhì)的提升，有利于圖書館的未來發(fā)展。在企業(yè)中，從小的方面來看，信息的及時(shí)性可以影響企業(yè)的某個(gè)項(xiàng)目或計(jì)劃，從大的方面來說，信息的及時(shí)性可以影響一個(gè)公司的存亡，信息流把控的重要性不言而喻。由此可見，在未來的發(fā)展中，我們需要重視信息建設(shè)，以提高整個(gè)社會(huì)的效率為目標(biāo)，對(duì)自身信息建設(shè)進(jìn)行不斷的優(yōu)化和提升。

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