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數(shù)字化平臺(tái)下病案檔案的管理與利用

2018-07-07 02:05:32馮子鷗
海外文摘·藝術(shù) 2018年2期
關(guān)鍵詞:醫(yī)院信息管理

馮子鷗

(天津師范大學(xué)管理學(xué)院,天津 300387)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛的應(yīng)用,傳統(tǒng)病案的管理模式已經(jīng)不能滿足病案現(xiàn)代化管理的要求。筆者認(rèn)為,為了提升醫(yī)院的綜合管理水平,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,必須在數(shù)字化的大背景下,通過(guò)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)回收病案信息,完善病案檢索功能等提高病案檔案的管理水平,更好地發(fā)揮病案檔案的信息資源價(jià)值,為病人提供更好的醫(yī)療服務(wù)。

1 病案檔案

1.1 病案檔案的含義及作用

病案檔案是醫(yī)院對(duì)患者在治療疾病過(guò)程中最全面、最真實(shí)可靠,并且具有憑證、查考、利用、教育等作用的原始信息記錄。它不僅是病人在就醫(yī)期間身體狀況和心理情況的真實(shí)反映,而且還是醫(yī)療機(jī)構(gòu)臨床、教學(xué)、科研的寶貴財(cái)富以及綜合評(píng)價(jià)醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)之一。筆者認(rèn)為,病案檔案管理的好壞直接影響到病案的利用情況,并在利用實(shí)踐中以及科研教育等方面有著重要作用。

1.1.1 法律憑證作用

病案檔案作為記錄患者治療全過(guò)程的原始記錄信息具有憑證作用。當(dāng)患者因?qū)︶t(yī)院治療方案產(chǎn)生質(zhì)疑等原因而產(chǎn)生醫(yī)療糾紛后,該患者的所用病案檔案將被封存,任何人將無(wú)權(quán)對(duì)該病案進(jìn)行修改,病案檔案的憑證作用凸顯出來(lái),它將成為患者或者醫(yī)院維權(quán)的重要依據(jù)。

1.1.2 查考作用

臨床醫(yī)生每天要接觸許多的病人,并為其進(jìn)行各項(xiàng)檢查和治療,然而單憑記憶是很難記住每一個(gè)病人基本情況、治療方案的。所以需要填寫(xiě)診療工作記錄后整理成病案。當(dāng)病人再次入院進(jìn)行治療時(shí),查看上次診療的病案作為參考,可以省去驗(yàn)血型等結(jié)果不會(huì)變的檢查環(huán)節(jié),既能減輕患者負(fù)擔(dān),又不至于延緩治療。

1.1.3 科研教育作用

病案是真實(shí)可靠、具體的臨床醫(yī)療實(shí)踐的有效成果,當(dāng)醫(yī)生進(jìn)行科研活動(dòng)時(shí)可以為其提供大量確切的數(shù)據(jù),有利于科研活動(dòng)的開(kāi)展。在學(xué)校里學(xué)生對(duì)一些典型的病案作為案例進(jìn)行分析,有利于直觀的從典型病案檔案中學(xué)習(xí)醫(yī)療實(shí)踐成果知識(shí)。

1.2 病案檔案數(shù)字化管理的原因

就目前情況而言,各醫(yī)院紙質(zhì)病案數(shù)量龐大,其管理模式仍以紙質(zhì)病案管理為主,管理模式包括病案的回收、歸檔、整理裝訂、上架、借閱、復(fù)印等主要環(huán)節(jié)。筆者認(rèn)為由于病案基數(shù)龐大,該管理模式在實(shí)踐中存在著諸多問(wèn)題。

1.2.1 病案遲歸

圖1 數(shù)字化平臺(tái)下病案檔案管理流程

圖2 病案條形碼

根據(jù)三甲醫(yī)院對(duì)住院病案管理制度規(guī)定:當(dāng)病員出、轉(zhuǎn)院或死亡時(shí),由經(jīng)治醫(yī)生按規(guī)定的格式填寫(xiě)病案首頁(yè),在病員出院后7天內(nèi)將住院病案送至住院病案室,但是在現(xiàn)實(shí)情況中很難真正做到這一點(diǎn)。首先,病人在住院期間會(huì)接受很多項(xiàng)檢查,但是某些檢驗(yàn)需要長(zhǎng)時(shí)間等待才能出結(jié)果,造成歸檔不及時(shí)。其次,醫(yī)生和護(hù)士之間溝通有偏差,例如醫(yī)生查看病案后忘記還給護(hù)士,從而導(dǎo)致護(hù)士不能及時(shí)書(shū)寫(xiě)護(hù)理記錄;又或者護(hù)士把病案拿走去寫(xiě)護(hù)理記錄卻沒(méi)有告知醫(yī)生,并且遲遲未能完成,從而延誤了醫(yī)生書(shū)寫(xiě)病案。最后,由于醫(yī)院沒(méi)有制定針對(duì)病案遲歸現(xiàn)象切實(shí)可行的相關(guān)條例,客觀導(dǎo)致了醫(yī)生護(hù)士對(duì)于病案歸檔的不重視。因此,病例遲歸成為一種普遍現(xiàn)象。同時(shí),產(chǎn)生了以下消極影響。對(duì)于患者來(lái)說(shuō),外地病人在出院后需要病歷進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)或轉(zhuǎn)診,而病案的遲歸將直接影響病歷的復(fù)印和郵寄的需求,病人不能及時(shí)復(fù)印病歷,等待時(shí)間長(zhǎng)易造成患者的不滿,不利于醫(yī)患關(guān)系。對(duì)于病案管理本身來(lái)說(shuō),病案是患者從入院到出院期間治療情況、病情發(fā)展最全面、真實(shí)、可靠的原始記錄。但由于醫(yī)生會(huì)談?dòng)涗?、化?yàn)單等的遲歸造成了病案的不完整。同時(shí),也增加了病案室的重復(fù)勞動(dòng)。

1.2.2 紙質(zhì)病案調(diào)取借閱速度慢、利用率低

當(dāng)接到臨床醫(yī)療調(diào)閱病案的需求時(shí),需要入庫(kù)在病案架上逐一找出所需病案,由于病案在架子上存放高低層次不同,查找時(shí)工作人員需要上下爬梯子調(diào)取后登記出庫(kù)。當(dāng)遇到一人多本病案的情況時(shí),更費(fèi)時(shí)費(fèi)力;當(dāng)遇到危重患者時(shí)如不能及時(shí)調(diào)閱該患者的病案,將直接影響治療進(jìn)程。

1.2.3 紙質(zhì)病案難以滿足科研檢索

當(dāng)臨床教學(xué)或科研需要檢索某一種疾病的相關(guān)病案時(shí),在傳統(tǒng)紙質(zhì)病案管理模式中檢索功能想要檢索出所需具體的病案號(hào)工作量龐大,想找到所需資料等于大海撈針,并且一本本找非常容易漏掉重要的病案信息,造成許多有價(jià)值的病案信息無(wú)法得到充分利用,造成資源浪費(fèi)。

2 數(shù)字化病案平臺(tái)分析

隨著醫(yī)院患者的增多,病例也隨之增加。傳統(tǒng)病案管理模式在實(shí)際管理中越發(fā)顯得有心無(wú)力,為了改善病案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力等局限性,現(xiàn)代的病案管理不應(yīng)僅僅局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)病案的回收、存儲(chǔ)與供應(yīng),而是應(yīng)該從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看,利用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),建立電子病案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化平臺(tái)下病案的信息利用。

通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),逐步完善病案管理的工作流程。目前,以血液病醫(yī)院為例實(shí)現(xiàn)了全院日常工作網(wǎng)絡(luò)化管理和數(shù)字化病案信息的網(wǎng)絡(luò)資源共享和利用。在原有HIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)病案數(shù)字化管理系統(tǒng),充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)以及數(shù)碼設(shè)備等手段對(duì)病案進(jìn)行數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理。數(shù)字化管理系統(tǒng)的引用不僅更新了管理模式,還減輕了病案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,全面提升了醫(yī)院病案的現(xiàn)代化管理水平。

2.1 數(shù)字化病案管理系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)

數(shù)字化病案管理信息系統(tǒng)根據(jù)功能結(jié)構(gòu)劃分為病案管理和病案利用兩大模塊。其中管理模塊包括出院病人歸檔管理、首頁(yè)數(shù)據(jù)校對(duì)、預(yù)代編碼病人、借閱管理、紙質(zhì)病歷查詢(xún)等。利用模塊包括紙質(zhì)病案查詢(xún)、綜合查詢(xún)、病案復(fù)印、病案統(tǒng)計(jì)等功能,如圖1所示。

2.1.1 病案掃描以及條碼管理

病案掃描即將患者紙質(zhì)住院病案資料通過(guò)各種掃描設(shè)備輸入計(jì)算機(jī),以圖片格式存儲(chǔ)。血液病醫(yī)院病人住院人數(shù)呈遞增趨勢(shì),紙質(zhì)病案的存儲(chǔ)需要大量的紙張,還需不斷增加存儲(chǔ)病歷的房間和不斷購(gòu)置病歷架。從2011年開(kāi)始對(duì)病案進(jìn)行掃描,近3年來(lái)節(jié)約打印消耗近200萬(wàn)元。采用病案數(shù)字化管理系統(tǒng)后,電子病歷存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)服務(wù)器中,降低了管理成本。

隨著條形碼快速、高質(zhì)量的打印,能夠被各類(lèi)掃描器快速、準(zhǔn)確識(shí)別等優(yōu)勢(shì)的逐漸顯現(xiàn)和廣泛應(yīng)用,可以將條形碼自動(dòng)識(shí)別技術(shù)應(yīng)用到病案管理中的收集、編目、整理、入庫(kù)、歸檔、上架、下架、借閱、歸還的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,不僅提高了數(shù)據(jù)采集和信息處理的速度,還保證了運(yùn)行環(huán)節(jié)中的準(zhǔn)確率,提高醫(yī)院的管理水平,為醫(yī)院管理者提供詳實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)的基礎(chǔ)數(shù)。例如:病案整理完成后,利用條形碼打印機(jī)打印出病案號(hào)和姓名,然后貼到病案及病案袋上。病案室管理人員只需使用條形碼掃描槍掃描條形碼就能將病案號(hào)錄入到系統(tǒng)中。條形碼如圖2所示。對(duì)數(shù)字化病案管理系統(tǒng)中輸入的病案編入相應(yīng)條碼的目的更在于當(dāng)某一患者出院后到別的醫(yī)院或者國(guó)外進(jìn)行醫(yī)治的話,雖然醫(yī)生可能看不懂文字內(nèi)容,但是條碼卻是通用的語(yǔ)言,可以準(zhǔn)確地讓醫(yī)生了解患者所患疾病,并給出進(jìn)一步的治療方案。

2.1.2 病案首頁(yè)信息數(shù)字化

病人辦理入院手續(xù)至出院再到病案歸檔的過(guò)程同時(shí)也是病案管理系統(tǒng)信息各項(xiàng)原始資料采集的過(guò)程。病案數(shù)字化管理系統(tǒng)通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)多種接口將HIS系統(tǒng)中的患者的個(gè)人信息、住院信息、繳費(fèi)信息、用藥治療信息等不同節(jié)點(diǎn)上生成信息導(dǎo)入病案系統(tǒng),集成病案信息數(shù)據(jù)庫(kù);臨床醫(yī)生可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)進(jìn)行單一或多條件的信息查詢(xún)和檢索;病案管理人員也可以利用該數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)對(duì)病案的真實(shí)可靠性進(jìn)行監(jiān)督,為患者和臨床醫(yī)生靈活便捷調(diào)用各種病案信息。實(shí)現(xiàn)病案數(shù)字化管理系統(tǒng)信息實(shí)時(shí)自動(dòng)采集,準(zhǔn)確快速傳輸及信息資源內(nèi)部共享的功能。提高了病案信息查找的效率,增加病案利用率,降低病案室工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,刷新以醫(yī)院住院病案信息沒(méi)有查詢(xún)檢索的歷史。

2.1.3 病案統(tǒng)計(jì)數(shù)字化

醫(yī)院指標(biāo)統(tǒng)計(jì)報(bào)表是建立在病案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上,報(bào)表數(shù)據(jù)的80%以上都出自病案管理系統(tǒng)。病案數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)病案統(tǒng)計(jì)和醫(yī)療指標(biāo)的一體化,醫(yī)院管理層可以直接從系統(tǒng)中調(diào)取各種報(bào)表數(shù)據(jù),而且還可以根據(jù)不同的需求自定義報(bào)表內(nèi)容、格式,從宏觀掌控醫(yī)院的日常管理情況并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施,不僅提高了統(tǒng)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量與工作效率還能夠滿足醫(yī)院日常管理的報(bào)表需要和不斷發(fā)展變化的醫(yī)院管理需求。

2.2 數(shù)字化平臺(tái)下病案的利用

目前該醫(yī)院開(kāi)展病案利用的工作主要有數(shù)字化病案瀏覽借閱、病案檢索和住院病案復(fù)印。

2.2.1 數(shù)字化病案瀏覽借閱

通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將病案上傳至計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)的資源共享后,臨床醫(yī)生可以不用往返病案室和病房之間,本科內(nèi)部借閱經(jīng)過(guò)主任簽字即可;兩科之間借閱病案只需在病案管理平臺(tái)上進(jìn)行申請(qǐng),待醫(yī)院管理層同意后,方可進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享,臨床醫(yī)生可以通過(guò)借鑒其他科的病案,更好地提出治療方案,為患者服務(wù)。

2.2.2 數(shù)字化病案檢索

在病案數(shù)字化管理系統(tǒng)中只有經(jīng)過(guò)國(guó)際疾病分類(lèi)的病案才能進(jìn)行檢索。在病案檢索系統(tǒng)下可以采用多種形式的檢索,包括疾病診斷編碼的檢索、患者姓名、性別、年齡范圍、主要診斷疾病的檢索、手術(shù)編碼的檢索、手術(shù)日期、入院出院日期、所在科室、編目日期等,臨床醫(yī)生可以根據(jù)需要選擇檢索項(xiàng)目,還可以進(jìn)行多選項(xiàng)交叉檢索。

2.2.3 住院病案復(fù)印

病案室實(shí)行病案終端打印,不僅改變了復(fù)印紙質(zhì)病案費(fèi)時(shí)費(fèi)力的缺點(diǎn),同時(shí)還減少了病案流通過(guò)程中的人為操作錯(cuò)誤,有利于保護(hù)病案真實(shí)完整地記錄患者的全部信息。并且在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中直接輸入病案號(hào)即可查到相應(yīng)患者的電子病案對(duì)其進(jìn)行復(fù)印省時(shí)省力。

3 數(shù)字化病案管理效果

3.1 存儲(chǔ)方式優(yōu)化,保證了病案的真實(shí)、完整

首先,病案產(chǎn)生的最主要目的就是為了更好地反映患者的病情,醫(yī)生根據(jù)病案提出有效的治療方案服務(wù)患者。傳統(tǒng)紙質(zhì)病案的安全系數(shù)不高,當(dāng)遇到地震、水災(zāi)等自然災(zāi)害或者人為損毀、涂改等人為因素以及老化導(dǎo)致字跡模糊等情況時(shí),病案的真實(shí)完整難以得到保障。病案數(shù)字化后減少了多次經(jīng)過(guò)人手操作帶來(lái)的人為失誤、篡改以及自身老化字跡不清等情況。其次,因?yàn)槠綍r(shí)臨床醫(yī)生大多使用電子病案即可了解患者病情,只有在發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí),病案原件才會(huì)被再次利用,使用率較低,一般每年只使用1到6次。所以,電子病案有效保護(hù)病案原件完整的保存。

3.2 優(yōu)化病案的信息共享

在未實(shí)行病案數(shù)字化以前,若要借閱病案,醫(yī)生必須親自到病案室登記、查閱病案號(hào)后到庫(kù)房查找。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大,檢索手段落后并且只能單份借閱,不能帶出病案室等因素造成病案沒(méi)有得到充分的利用,造成資源浪費(fèi)。病案數(shù)字化后,病案號(hào)都錄入到病案數(shù)字化管理系統(tǒng)中,形成了一套完整的病案查詢(xún)系統(tǒng)。臨床醫(yī)生只需利用數(shù)字化平臺(tái)中的檢索功能進(jìn)行單份檢索或者交叉檢索即可調(diào)取所需信息內(nèi)容,真正意義上實(shí)現(xiàn)了快速瀏覽和實(shí)時(shí)、智能檢索,減少了不必要的查找檢索時(shí)間,為更好地為患者治療提供了寶貴時(shí)間。

3.3 終端打印技術(shù)節(jié)省病人排隊(duì)時(shí)間

當(dāng)患者出院時(shí)尤其是外地患者,為了報(bào)銷(xiāo)醫(yī)療費(fèi)用或者轉(zhuǎn)院治療需要醫(yī)院復(fù)印病案。以往患者需要到病案室調(diào)取病案原件進(jìn)行掃描或者復(fù)印,由于是手寫(xiě)病案存在著醫(yī)生字跡潦草、復(fù)印后字跡模糊、大量的復(fù)印需求增加工作強(qiáng)度等因素造成病人需要長(zhǎng)時(shí)間的等待才能拿到病案復(fù)印件,浪費(fèi)時(shí)間。采用終端打印后,電子病案統(tǒng)一、直接歸到病案室進(jìn)行連號(hào)打印,減少了中間環(huán)節(jié)人為的錯(cuò)誤,降低了打印成本,也為病人節(jié)省了等候時(shí)間,患者的等候時(shí)間縮短至5-6分鐘,提高了工作效率,如表1所示。

表1 數(shù)字化前后半年復(fù)印量所需時(shí)間以及人員對(duì)比

3.4 沉睡病案的知識(shí)價(jià)值得到挖掘,利于科研教學(xué)應(yīng)用

病案形成以后,在一段時(shí)期內(nèi),主要服務(wù)于患者這一主體。當(dāng)患者出院后,病案的現(xiàn)行作用逐漸淡化以至完結(jié),長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值和全面作用沖破其形成者的范圍,而使社會(huì)各個(gè)方面的利用需求凸現(xiàn)出來(lái)其中就包括科研價(jià)值。臨床醫(yī)生在做實(shí)驗(yàn)時(shí)需要大量的臨床數(shù)據(jù),而病案作為醫(yī)療信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),能夠?yàn)榭蒲谢顒?dòng)提供充分的數(shù)據(jù)支持。依托病案數(shù)字化管理平臺(tái),病案信息能夠做到很好的資源共享,醫(yī)生能夠在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索,為科研活動(dòng)打下良好基礎(chǔ),提高了病案的利用率。同時(shí),也避免了原件因多次調(diào)閱而損壞。

3.5 加快了醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程

加強(qiáng)病案信息管理的開(kāi)發(fā)和重視,將給醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和管理帶來(lái)觀念上的改變;醫(yī)院的建設(shè)將以互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)為重要依托更好地對(duì)病案進(jìn)行保管。病案的利用價(jià)值從單純的診斷治療擴(kuò)展到社會(huì)各個(gè)方面包括教學(xué)、科研、醫(yī)療報(bào)銷(xiāo)等提高了病案的利用率。醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)的最終目的就是為實(shí)現(xiàn)病案信息實(shí)現(xiàn)資源共享,充分利用信息資源為患者服務(wù)。

3.6 改善了病案管理人員的工作環(huán)境

采用數(shù)字化管理系統(tǒng)后,不僅改變了病案管理模式,以全新數(shù)字化、簡(jiǎn)便高效的管理模式將病案管理人員從病案原件出入庫(kù)登記借閱等工作中解放出來(lái),提高了工作效率。作為數(shù)字化醫(yī)院系統(tǒng)工程的一個(gè)組成部分,數(shù)字化病案管理信息系統(tǒng)的實(shí)施提升了病案管理的科學(xué)化、規(guī)范化及信息化水平。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用于各行各業(yè),傳統(tǒng)的病案管理已經(jīng)不能滿足醫(yī)生和患者對(duì)病案的利用需求。所以,病案管理的重心已從紙質(zhì)病案管理轉(zhuǎn)向電子病案的開(kāi)發(fā)利用。數(shù)字化病案管理系統(tǒng)作為數(shù)字化醫(yī)院系統(tǒng)工程的一個(gè)組成部分,解決了當(dāng)前紙質(zhì)病案保管中易受自然災(zāi)害、字跡模糊以及在利用中信息得不到充分的資源共享等諸多方面的問(wèn)題。從宏觀的角度看,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者能夠利用綜合檢索功能制定更有針對(duì)性的醫(yī)院發(fā)展方向,統(tǒng)籌全局,有利于醫(yī)院的建設(shè)。從微觀的角度看,病案數(shù)字化有利于節(jié)約臨床醫(yī)生病案的借閱時(shí)間,在權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享,更好地為患者制定治療方案。因此,數(shù)字化平臺(tái)下病案的管理以及信息利用是當(dāng)今醫(yī)院建設(shè)的一種必然趨勢(shì)。國(guó)家也逐漸意識(shí)到電子病案的重要性,也在積極制定數(shù)字病案利用的相關(guān)規(guī)章制度,對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和服務(wù)病人都有著十分重要的意義。

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