新時期人事檔案管理工作探析

周紅梅

【摘要】當(dāng)前，我國無論是行政事業(yè)單位或是私人企業(yè)，其領(lǐng)導(dǎo)者普遍未對單位的人事檔案管理工作給予足夠重視，因而管理不規(guī)范的情況也較為突出，進(jìn)而使得單位的人事檔案管理工作難以充分發(fā)揮其作用，以至于嚴(yán)重影響了單位的人事管理水平。隨著社會的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)都有了長足發(fā)展的情況下，人事檔案管理工作的重要性也在不斷凸顯，對此，單位應(yīng)務(wù)必努力提升自身的工作規(guī)范化水平，以此為提高自身的人事管理水平提供有效支撐。

【關(guān)鍵詞】新時期 人事檔案 管理工作

1 人事檔案管理工作的特性

人事檔案是對人的生平的真實反映，將個人的經(jīng)歷、工作業(yè)線和道德品質(zhì)等方面的內(nèi)容進(jìn)行集中保存。具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性和機(jī)密性等特性。人事檔案囊括的內(nèi)容較為全面，將出生到上學(xué)再到工作中經(jīng)歷的所有重大事項利用文字記錄下來，是對個人全貌的真實記載，是一個人人生經(jīng)歷的真實寫照。在實際工作中，人事檔案與人才的使用和工資息息相關(guān)，是人事部門開展人事工作的重要依據(jù)，其對個人和人事部門都具有非常重要的意義。人事檔案在記錄時并不是由個人進(jìn)行填寫，而是由單位的人事部門進(jìn)行填寫，具有較強(qiáng)的客觀性和真實性，人事檔案資料更加真實，具有較強(qiáng)的參考價值。由于人事檔案是對人的一生的真實記錄，因此隨著時間的推移會不斷有一些新信息，因此人事檔案管理工作中，需要不斷對新材料進(jìn)行收集，不斷對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行更新。近年來人員流動性增加，在人員流動過程中，人事檔案也會隨之流動，這樣人事檔案才能更好地發(fā)揮其重要作用，并及時進(jìn)行更新。由于人事檔案是對個人信息的概括，不僅涉及個人及家庭的隱私，同時還能夠從側(cè)面反映出單位的重大決策和一些重要事項，因此人事檔案管理工作中需要做好保密工作。

2 新時期加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施

2.1 加強(qiáng)對人事檔案的動態(tài)管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業(yè)人員較少，并且要負(fù)責(zé)人員招聘、培訓(xùn)、績效考核等方面的內(nèi)容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動態(tài)管理體系構(gòu)建及完善，需要從信息變動及信息存儲應(yīng)用等角度進(jìn)行專項設(shè)計，以此實現(xiàn)人事檔案管理效果的相對提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動性較大，所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進(jìn)行調(diào)整，對其進(jìn)行動態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個時期、各個階段真實狀態(tài)的反應(yīng)，所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個人的發(fā)展變化而補(bǔ)充相關(guān)資料，例如從業(yè)人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料，讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻(xiàn)，例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個人專業(yè)技術(shù)水平，以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù)，讓檔案資料來增添從業(yè)人員的個人成就感，并且將讓該項榮譽伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學(xué)歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料，同時也是隨著個人的發(fā)展而不斷變化的，進(jìn)而見證從業(yè)人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容，可以看到一個準(zhǔn)確的、立體的從業(yè)人員的信息資料，進(jìn)而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料，才能夠做到人事檔案的動態(tài)管理。

2.2 健全制度是人事檔案管理規(guī)范化的根本保證

任何工作與制度的最終落實終究在人。因此，為確保單位的人事檔案管理工作逐步往規(guī)范化的方向發(fā)展。作為單位管理者，除了需認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，以領(lǐng)會其精神外，尚需根據(jù)該精神并結(jié)合本單位的實際情況來制定科學(xué)、合理的人事檔案管理制度，一方面可對相關(guān)工作人員的日常工作行為起到一定的約束作用，另一方面則能進(jìn)一步確保單位人事管理各項工作的有效落實，以滿足時代賦予單位人事管理工作的要求。

2.3 創(chuàng)新人事檔案管理模式

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，近年來人事制度改革不斷深人，一些新的人事制度的全面實施，使員工與單位之間的關(guān)系相對自由，這也增加了人員流動性。在這種新情況下，過去的人事檔案管理模式已無法與當(dāng)前多樣化的人事檔案管理工作相適應(yīng)，因此需要加快對人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，針對于人事檔案管理對象、主體及管理方式等多方面著手，加快推動人事檔案管理模式的多元化發(fā)展，并進(jìn)一步探索人事檔案管理機(jī)制和模式，使其能夠更好地與當(dāng)前多元化的人事制度相適應(yīng)，為人員的合理流動創(chuàng)造良好的條件。

2.4 推動人事檔案管理的信息化

在當(dāng)前人事檔案管理工作中，需要加快推動信息化建設(shè)進(jìn)程，將人事檔案管理工作有效地與計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，依托于信息化手段來全面提升人事檔案管理工作的效率。同時還要重視人事檔案管理軟件的開發(fā)工作，注重多種功能的實現(xiàn)及軟件之間的兼容問題。打造人事檔案管理信息化工作平臺，使人事檔案管理工作邁上一個新的臺階。

2.5 注重檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建與維護(hù)

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員也出現(xiàn)較大幅度的變化，進(jìn)而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協(xié)調(diào)人才與單位發(fā)展的關(guān)系，推動事業(yè)單位的有序運行，人事檔案管理的工作越來越重要。部分單位雖然購置了信息化設(shè)備，但是利用效率較低，并未發(fā)揮信息設(shè)備應(yīng)有的作用。所以，需要以完善信息數(shù)據(jù)安全管理制度的方式，對檔案數(shù)據(jù)庫的信息收錄、信息安全、存儲及應(yīng)用等方面進(jìn)行專項處理與調(diào)整，以此實現(xiàn)人事檔案信息管理的相對處理與調(diào)整，這對優(yōu)化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重數(shù)據(jù)檔案庫的安全系數(shù)提升，需要對其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，在調(diào)整檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)保密性的前提下，實現(xiàn)信息檔案的處理與調(diào)整。

結(jié)論

人力資源部門在日常工作的過程中，必須更新檔案資料的管理理念，提高對人事檔案的重視程度，并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料，并且根據(jù)從業(yè)人員信息資料的變化而進(jìn)行增加或者調(diào)整，進(jìn)而建立一個動態(tài)化、實時的全面的個人檔案資料庫，滿足企業(yè)對人才資料的多方位、全面的需求。

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