淺談高校圖書館與院系資源整合共建共享

謝薛芬

（浙江傳媒學院圖書館，浙江杭州 310000 ）

目前現有圖書館已適應不了新時代新信息的發展，高校圖書館文獻供給與需求矛盾日益加劇，而院系資料室已遠遠不能滿足教師教學與科研的需求。在信息技術不斷發展的今天，高校圖書館與院系資料室共建共享方面提出更高的要求。當務之急高校圖書館與院系資料室必須挖掘整合圖書資料，實現校園內資源共建共享的建設目標。依照教育部本科教學評估指標要求，根據本學校傳媒特色優勢明顯的要求，實踐共建共享的路徑和方法才是我們要著重研究的問題。

1 高校院系資料室目前資源建設及現狀

筆者從2013年底走訪考察江蘇某重點院校大學及浙江省多所高校，獲取許多寶貴信息。不同高校的院系資料室建設、資料管理等等諸多方面存在差異，但仍有些共性值得學習研究。就我校而言，我校創辦于1985年，目前紙質圖書總藏量120萬余冊，各院系資料室18個。但其資源很多書籍重復率之高，利用率極低，服務管理水平相對滯后，需重點著手相關資源的整合和優化重組。如圖：

2 高校院系資料室整合前存在的弊端

筆者著手于二級學院圖書館資料管理在整合中總結出以下三大問題：

2.1 認識水平不到位，領導不夠重視，制度不健全。建設院系圖書資料室，首先離不開系院領導的高度重視，支持和關心，這關系到圖書資料室辦公用房、辦公設備、資料經費等等的投入，才能充分發揮資料室的作用，才能更好地為教學、科研服務。所以院系圖書資料室的建設，最關鍵的是要應得到有關領導的重視和支持，院系圖書資料室的各項工作才能正常運行。

2.2 管理不規范、混亂，工作人員流動大，無固定資料員分管，管理者素質偏低，盲目性采購大。少數學院資料室藏書文獻以專業不匹配，從復購書現象嚴重，盲目憑自己興趣采購，造成大量資金浪費，錢沒有花在刀刃上。多數資料室沒有嚴把借閱管理制度，有些文獻資料被少數老師長期占有。文獻資料遺失現象及其嚴重，書籍損壞嚴重沒有及時理賠。

2.3 設備簡陋、經費不足，資料匱乏，場所小、設備不到位（如書架、借閱掃描儀、閱覽桌椅等）、文獻購置資金短缺，書籍資料流失嚴重。各資料室各行其是，無章可循，各自其政，使應該納入管理的圖書文獻資料沒有納入管理。國有財產流失嚴重。

總之，二級學院資料室應建立健全學科管理制度，規范管理文獻資料，加大資金，提高管理人員業務水平。校圖書館應該牽頭把好資料員的業務專業知識培訓，使資料員具有較強的實際動手能力及解決專業問題能力。可以通過建立完善的網絡微信互動聯絡，定期分散安排資料員培訓學習，交流工作經驗，對二級學院資料員定期跟蹤檢查，定期跟蹤院系資料室管理人員的培訓督導工作，定期檢查反饋信息，圖書館領導應對二級學院資料員進行年終考評檢查，實行獎懲制度。

3 整合后管理機制整合健全優勢明顯

其一、職能互補，節約經費;形成全校范圍內資源互補、協調發展的新格局，彌補先前購書重復現象，及時剔除下架多余書籍。

其二、提高資源利用率，資源共享，方便師生借閱，場地分布各院(系)教學資料得到最大利用。避免了圖書館資源豐富，場地擠的現象。打破各院系資料室教學資源的壟斷地位，緩解各個文獻資料供給與需求的矛盾，充分利用有限的資源經費，發揮其無限的作用。

其三、圖書館與院系資料室協調互動發展明顯；充分挖掘整合不同學科、不同類型的多種資源，構建成以圖書館為中心，各院系資料室為學科分館的高校文獻資源保障體系，為培養跨學科、跨領域的復合型人才提供資源保障。

其四、各個院系資料室特色與優勢明顯，與高校圖書館資源形成有效互補。徹底改善完善院系資料室的管理水平、技術、服務手段相對落后等狀況，促進雙方互利互惠發展。

其五、各個院系掌握最前沿的學科發展動態，捕捉國內外最新研究動態，最早了解采集新型科技。通過學校圖書館和二級學院資料室的良性互動，可以隨時掌握師生對文獻資料的需求情況，及時購置師生急需資料，做到資金利用的最大化。

4 管理機制整合及文獻信息共享健全體系充分顯現

根據教育部在《普通高等學校圖書館規程》中明確規定：院系資料室業務管理歸校圖書館領導，行政上歸院系領導，明確院系資料室與校圖書館的體制關系，首先理順協調院系資料室與圖書館的業務關系，實行行政與業務雙管，穩定院系資料員頻繁變更，分工明確。可采用集中型管理制度，定期檢查，責任到位。

4.1 資源與服務整合到位；首先資源建設的互補性，其意義在于網絡環境下實現高校圖書館和院系資料文獻資源共享有以下幾點：①實現全校文獻資料共享，提高圖書館與院系的資料利用率，豐富校圖書館的文獻內涵，更大程度滿足師生的需求愛好。同時緩解校圖書館壓力。②實現信息共享，可避免圖書館與院系圖書重復訂購，完善校圖書館與院系資料室管理自動化。③實現校圖書館與院系分級優化管理，大大提高全校的文獻信息資源服務高質高效。

4.2 資源管理的一體化優勢明顯，校圖書館使用匯文軟件程序，建立了統一的資源管理平臺，從2014年九月初館領導委派筆者一人負責全校區所屬的11個院系資料室的整合編輯規范資料室工作，兩年內完成所有整合編輯數據回溯工作，對院系資料室文獻書籍進行加工回溯編輯（編目）及培訓院系資料員掌握簡單的數據查重、流通借閱等系列工作，還將資料室的書信息逐個添加到圖書館目錄體系中(典藏、編目)現已全部完成9院系和社科部（分別為：電影、電視藝術、新聞與傳播、新媒體、電子信息、動畫、播音學院、國際文化傳播學院）的工作，其中編輯（典藏和編目）書籍2萬余冊。雖任務繁重，責任重大，圖書館與院系互動協調不到位諸多因素。但筆者通過自身多年圖書館工作的專業經驗和對工作熱愛堅持的專業精神，堅持獨立完成此項任務，并同時保留院系資料室原有的資料藏書目錄體系，在工作中完善提高總結出采用兩種不同的手法典藏及編目程序，最后達到方便師生查閱的終極目標。后續筆者將跟蹤院系資料室管理人員的培訓督導工作，定期檢查反饋信息，確保院系資料室發揮其更大作用，旨在提高院系資料室在高校的影響力。

5 管理機制服務提升，信息資源整合共建共享必將是發展趨勢

高校系院資料室是為教學、科研服務的機構，其重點搜集、整理、加工、研究并提供文獻資料重要窗口，它具有專業強、學術突出的特點，高校院系圖書資料室具有規模小、專業性強、服務層次高度特點，是教學和科研的前沿陣地。直接為老師提供各種急需的文獻資料。高校圖書館與院系資料室信息資源整合大勢所趨，推廣高校圖書館和院系資料室共建共享的理念勢在必行。整合后的高校圖書館與院系資料室將提供全新的校內文獻信息保障體系和提供更加全方位、高層次的服務。此舉筆者認為將極大的滿足教學科研工作的發展需要。學校和二級學院資料室文獻資源共建共享是新型的現代化資源共建共享信息化和網絡化建設的關鍵必備環節，也是高校信息化與網絡化建設的一項長期系統工程。

[1] 倪紅華、周雪偉、左文革.輪高校圖書館與院系資料室資源的整合[J]圖書與檔案2009（7）：134-137

[2] 李平.對高校二級學院圖書館資料是管理的探討[J]科技信息2008（22期）：285頁

[3] 高文辛.高校二級學院圖書館資料是管理之探尋[J]科技信息2008（22期）：793頁