事業單位檔案數字化建設面臨的問題與措施

石春梅

摘 要：在最近幾年來，社會上各個領域都面臨著巨大的變化，事業單位必須要實現數字化建設才可以推動事業單位更好的發展，有利于提高檔案管理的有效性。伴隨著社會結構的轉變，社會上加大了對于檔案管理數字化的關注，下面是筆者結合自身工作經驗分析的事業單位檔案數字化建設面臨的具體問題和措施，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化建設；存在問題；有效措施

在新的歷史發展階段，科學技術的水平越來越高，社會的網絡化和數字化趨勢更加明顯，所以在事業單位工作過程里，必須應用好數字化技術，這對于后續工作展開具有重要的意義，所以，怎樣優化現在的事業單位檔案數字化建設是現在必須重點思考的問題。，下面是筆者進行的具體分析。

1 事業單位檔案數字化建設中存在的問題

從目前的情況來看，大部分事業單位已經意識到檔案管理數字化建設的意義，不過，在實際建設時依然有很多不足，不利于事業單位數字化建設。和過去的檔案管理制度相比，數字化管理可以更好的引進人才，也更有利于擴大資源的共享性，推動我國事業單位建設進入到一個全新的階段。

1.1 尚未樹立對檔案管理數字化建設的正確認識。

盡管社會上的大部分人都意識到數字化建設的重要性，但是他們并沒有把數字化工作融合到事業單位的檔案管理工作里，具體建設難度依然比較大。另外，由于很多事業單位沒有充分的了解數字化檔案管理，使得數字化技術便捷性高、靈活度大、保密性好等優勢無法被真正發揮出來，從而大大降低事業單位檔案數字化建設工作的有效性。事業單位在進行建設時，必須要以發展的眼光看待問題，以符合社會發展需求作為基本建設原則。只有積極地嘗試接觸新鮮事物，才能在潛移默化中樹立對事業單位檔案數字化建設的正確認識。

1.2 投入的資金有限。

對于事業單位來說，由于缺乏足夠的資金，導致事業單位的檔案數字化建設沒有可靠的設備，加上很多事業單位的軟件系統不合理，所以很難推動事業單位檔案數字化工作進行。盡管我國的硬件設施已經比較成熟了，軟件開發也取得了一定的成就，但是通過閉著的實際調查發現，仍然有一部分事業單位存在資金投入較少、數字化設備不足、系統更新不及時等問題，從而對檔案數字化建設的發展造成不利影響。加大對數字化技術的投資力度，有利于及時完善檔案管理系統，有效保證檔案資料的安全性，減小資料泄露、丟失給個人和國家所造成的損失。

1.3 從事檔案管理工作的人員專業水平有限。

對于很多事業單位來說，在進行數字化建設中一方面要借助于高水平的設備，另一方面還需要專業的工作人員。然而我國現在的事業單位檔案建設中缺乏足夠的檔案管理專業工作者，實際管理存在問題。數字化是一種更新換代速度極快的科學技術，對工作人員專業技術水平要求較高。因此，在實現事業單位檔案數字化建設的同時加快引進高素質人才十分必要。

1.4 檔案信息材料存在問題

對于事業單位來說，其檔案信息比較多，在進行管理時程序也很復雜，另外由于很多部門的信息時比較獨立的，所以在進行信息管理時會面臨巨大的難題，導致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導致大量的重復勞動。在現有檔案管理模式下，事業單位檔案信息收集后要經過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復雜的業務流程。一旦沒有在新檔案管理中進行工作，就會浪費大量的時間和資源，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。另外，現在的很多檔案信息的利用率比較低，通常情況下，在利用事業單位的檔案信息時要發揮人工的作用傳遞信息，這樣直接導致效率低下，不利于充分利用信息，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準確的信息，為科學決策提供重要的依據了。在新的檔案管理模式下，要想查閱檔案信息是非常困難的，在查找了目錄以后尋找相關的檔案架，然后在檔案架上找到信息，這樣的模式下很容易出現工作紕漏，也很難快速的找到檔案。 這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。

2 加快事業單位檔案數字化建設的有效措施分析

通過上面的分析可以得知，現在的事業單位檔案數字化建設中依然有很多不足，這極大的阻礙著事業單位數字化建設的發展，針對這些問題，筆者提出了具體的事業單位檔案數字化建設措施，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

2.1 重視對檔案記錄工作的數字化管理。

對于整個檔案管理工作來說，檔案記錄工作的質量扮演著重要的角色，過去的檔案管理模式比較落后，工作人員要肩負巨大的工作量，同時工作效率也不高，所以，必須借助于檔案記錄工作效果的好壞將直接決定檔案管理工作開展的順利與否。在傳統檔案管理的模式下，文書人員需要在各機構中不斷奔走，工作壓力也比較大，而現在則可以通過計算機網絡，將各部門人員的個人信息上傳到局域網終端，根據工作需要對所需資料進行查詢、調閱，有利于更好的進行檔案數字化建設。

2.2 注重對檔案資料共享性的提高。

為了提高檔案數字化建設水平，就要實現檔案材料的共享，這樣可以更好的傳遞檔案材料，也就是說，事業單位的檔案數字化建設非常復雜，它主要包括了對系統的設計、硬件設備的選用、軟件系統的開發、檔案的錄入與輸出、信息的備份與刪除以及系統的安全維護等。對于任何一個事業單位來說，其設計的工作種類繁多，所以必須完善信息處理體系才可以實現檔案信息的共享。

2.3 加強對檔案管理人員專業素質水平的提高。

在事業單位的檔案數字化建設中專業人才是最核心的因素，所以要想提高檔案管理數字水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質，具體來看要從以下幾個角度出發：第一，重視對于專業的技術人才的培養，提高整個現代化檔案管理水平；第二，明確各個崗位的人才需求，讓他們可以在各個崗位上發揮自己的價值；第三，做好對技術人員的培訓工作，以確保他們能夠及時了解到最新的數字化技術。在當前這個網絡技術高速發展的時代，只有不斷提高自身的專業技術水平，才能最大程度降低應用網絡技術時的安全隱患，實現智能化、自動化與數字化技術的完美結合，提高整體檔案數字化建設水平。

2.4 不斷提高檔案管理的安全性。

現在的事業單位檔案管理平臺必須創建一個安全的檔案管理平臺，實現網絡技術和現代檔案信息系統的有機結合，提高整體網絡化水平，營造良好的網絡檔案管理平臺，借助于這個平臺可以更好的保存和修改檔案，同時還可以及時的傳遞信息。

在網絡檔案管理平臺的作用下可以更好的錄入文件和收集文件， 又可以由不同部門不同層級的使用者根據用戶權限通過登入網絡來進行檢索，調用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關的檔案信息等，并進行各種操作。這樣一來，檔案信息需求者可以更快的獲得信息，有利于提高整體服務質量，減輕了檔案管理人員的工作強度。

3 結束語

通過上面的分析可以得知，網絡技術促進了整個時代的發展，在新時期，事業單位的檔案數字化建設是大勢所趨，所以，必須科學的認識數字化技術，積極面對在檔案數字化建設中遇到的問題，為我國事業單位建設水平的提高奠定基礎。文章通過分析現在事業單位檔案數字化建設的問題，提出了檔案數字化建設的措施，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

參考文獻

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