禮貌原則在商務英語寫作中的應用

摘 要：語言學中的禮貌原則不僅適用于日常交際領域，同樣適用于商務寫作 在商務活動活動中，具體問題應該具體分析，綜合考慮各種因素和需要，根據具體實際情況采取不同的策略，才能達到預期的交際效果

關鍵字：商務寫作 禮貌原則 具體應用

1 引言

商務英語是英語的一種社會功能變體，是英語在國際商務場合中的應用 商務寫作則通過使用信件在商務場合中達到成功的目的 在國際交易中，商務英語信函必須做到陳述清晰，語言得體，考慮周全，讓來自不同文化背景，母語不同的商務工作者順利達到交流的目的。

2 禮貌原則及理論

2.1 禮貌原則

禮貌原則是現代語言學中重要的會話理論，是商務英語信函中涉及的一個重要語用學原則；禮貌原則在商務英語寫作中的應用多體現在態度，用詞及語氣方面 它包括以下六個范疇：

2.2 Brown 和 Levinson 的面子理論

Brown 和Leevinson 在1978年提出了影響很大的“面子論”，他們將面子定義為“每個社會成員都希望贏得的在公眾面前的自我形象”，“需要感情投入，有可能失去、保持或增強，必須經常交流和互動”。人們必須承認所說的，并進入一個自我形象認知的狀態以及對對方認知的狀態。面子屬于禮貌的范疇，要有禮貌就要注意面子。

Brown 和Levinson 把面子定義為”積極面子”和“消極面子”。前者指人們在交往中希望被他人所接受，獲得別人的肯定。后者指人們有自由的自由權，不會受到別人的影響和干預

3 禮貌原則在商務信函中的具體應用

3.1 詞匯

3.1.1 使用禮貌詞匯

在商務信函中禮貌的話如用 apppreciate，grateful， glad， pleased 等表示感謝，感激，高興等的詞。如：Thank you for your inquiry about our products.非常感謝你方對我方產品的詢價。

3.1.2 使用情態動詞

情態動詞有”would， could， should，might， may”等，使用情態動詞能使句子的語氣更加放松從而建立一個平等友好的洽談氣氛，促進商務談判的順利進行。如：We appreciate it if you advance shipment.如果你提前裝運，我們會很感激

3.1.3 靈活使用模糊限制語

模糊限制語是“把事情變得越來越模糊的詞”，如“Im afraid， I guess， according to ones estimate， it is said that 等等”，模糊限制語可以使表達更靈活更機智，防止話語過于極端、絕對，使話語難以否認，從而保留了講話者的積極面子，除此之外，模糊限制語削弱了表達方力，從而減少說話者的責任。

3.2 句子

3.2.1 使用被動語態

在商務信函中，一般傳遞好的消息時我們主要使用主動語態，但涉及到壞的消息時，則使用被動語態更為可取。當一個請求不利于收信人時，越被動越間接，則顯得越禮貌。

如： We regret to point out that TV set was not properly packed before it was sent from the war-house， so I notice some damage to the case.

這句話本來是要抱怨對方，由于使用了被動語態，沒有直接的施動者從而避免了對對方直接的指責，讓雙方關系不至于僵化。

3.2.2 使用條件句

在大多數情況下使用條件句，收件人處于主動地位，交易的是否達成完全取決于收件人自己，展示了收件人的權利，使建議具有試探的性質，去掉了威脅他人的面子成分，從而使語氣變得更為友好。

如：If you are satisfied with our products， we will be pleased to receive your regular orders.

3.2.3 使用疑問句

陳述句，疑問句和祈使句是商務信函中使用的一種基本句式，當一個言語行為是表達請求或命令時，用疑問句詢問別人的能力和意愿，比直接的陳述句或祈使句顯得語氣更為委婉和禮貌，也減輕了面子損害。

如：A，We request you to quote us CIF 5% New York

B，Could you quote us CIF 5% New York？

3.2.4 使用虛擬語氣

虛擬語氣是一種用動詞形式來表達假設或想象的情況，當說話者所表達的內容是與事實相反或實現的可能性極小，可以使用虛擬語氣委婉禮貌地提出希望或意見，讓收件人心理上容易接受寫信人的觀點，從而達到能夠進一步交流的目的。

如：We want you to cover the goods against all risks

3.2.5 積極的措辭

在商務英語信函寫作中要貫穿積極的態度。多從正面表達，使用積極詞匯，盡量避免負面意義的字句。用積極的態度，多稱贊肯定，尊重對方，避免指責對方，以滿足對方的面子要求，達到良好的交際效果。

如：a ， We can not accept your D/A payment term.

b， We generally do business with clients on the basis of sight L/C.

b組句子比a組態度積極，更有禮貌。

3.3 突出對方本位

在商務英語信函中，無論是給誰寫信，我們都應該從對方的角度來看問題，采用對方觀點寫信說明我們理解對方，體諒對方，因此，為了體現禮貌原則，在商務信函中寫作，人稱盡量不使用I 或 We 開頭而采用第二人稱you 或其物主代詞your， 以突出你方態度，多使用謙辭和敬詞，稱對方為“貴方”，而稱自己為“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items， please do not hesitate to tell us. 如果貴方對任何產品感興趣，請告知我方。當我方不同意對方觀點或者不愿意滿足對方，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的面子，我方要避免直接陳述不同的觀點 We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day， and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return. 在此句中，如果把recommend 改為advice 的話，就會不妥，因為advice 有一種居高臨下的含義，好像非接受我們的建議不可。其實對方接不接受得有自己決定，別人無權干涉。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對我方的指責不公平時，我方可以據理力爭，說明我方的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

4 禮貌原則意義

禮貌用語在國際商務中起著重要的作用，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，能使我方在對方的心目中樹立以一種正直、熱情、有良好文化修養和職業道德的形象，從而樂意與我方合作，帶來無限商機，在日常的商務活動中，我們應該注意商務信函中禮貌用語的使用，商務信函才會起到它應有的作用，禮貌有加、措辭得體的商務信函可以幫助公司建構起良好的商業形象，進而做成好生意，反之，禮貌欠佳用語不當的信函會給公司帶來負面的影響，弄砸了生意不說，還有可能毀了公司苦心經營的商業形象，因此，在商務英語信函寫作中要善于運用各種禮貌策略，積極實現貿易雙方有效溝通，從而建立和維持平等互利的貿易關系，最終促進貿易活動的順利進行。

參考文獻

[1]孫寧.商務英語信函中的禮貌原則初探[J].北方文學超星期刊.2006.9

[2]王璐.商務英語寫作中的禮貌原則[J].2008.

[3]吳杰.商務英語的禮貌原則.[J]中國科技翻譯.2003.16（1）

作者簡介

李瑞敏（1991—），女，漢族，河北邢臺人，英語語言文學碩士，天津外國語大學英語語言文學專業，研究方向：國際商務英語。