社會保險檔案管理模式創新難題及方法

朱于寶

摘 要：在社會快速發展與進步的新形勢下，社會保險檔案工作既是一項惠民工程，同時又對社會的穩定和諧發展起到一定的促進作用。本文對社會保險檔案管現存的主要問題進行了分析，提出了一些社會保險檔案管理工作的創新方法及拙見，以期為我國社會保險檔案管理工作事業的可持續發展給予一定的幫助。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；問題；創新

社會保險檔案涉及面廣，專業性強，工作以及管理環節錯綜復雜，在業務辦理過程中產生的資料也數據龐大。它記錄了每個人的社會關系及待遇享受等基本情況，同時它也是人們享受保險待遇的有力憑證，以及維護個人合法權益的有力憑證。要想解決社會保險檔案管理模式中的問題，就要根據具體問題制定科學有效的應對措施，充分發揮其為現實服務的作用。

一、社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險檔案是維護參保人員合法權益的重要憑證。社會保險是一項全民關注的民生大事，它涉及面廣，專業性強，工作環節多，業務管理繁雜，辦理過程中產生的業務檔案的數量也很龐大。社會保險檔案是參保單位和參保人員參保繳費記錄、社保關系轉移、待遇享受情況等基本信息記錄的重要材料，是核定參保人員享受社會保險待遇資格的重要依據，也是維護參保人合法權益的重要憑證。

社會保險檔案工作應得到充分的重視，因為如果處理不好，小則損害參保人的利益。大則會破壞社會的和諧穩定。社會保險檔案包含在民生檔案之中，其工作的好壞不僅僅影響一個參保人的利益，而是數以萬計的參保人的利益，如果經辦機構稍一疏忽，使檔案保管工作出現差錯，便會直接損害參保人利益，進而對社會的和諧穩定造成威脅。在新的形式下，我們只有采取措施，不斷提高社會保險檔案的管理水平，為參保人提供更全面的服務，才能保證參保人的利益不受損害，并使擋案管理服務與各項經辦管理服務整體推進、協調發展。

二、社會保險檔案管理中存在的主要問題

2.1意識淡薄，對社保檔案管理不夠重視

要想做好檔案管理工作，首要的就是給予其應有的重視，這是態度問題，也是做好管理工作的關鍵，但是在日常管理中，一些工作人員對其重視不夠，他們往往會從自身工作的方便角度考慮，將檔案資料隨便放置，這樣很容易使一些珍貴、價值高的資料損壞或丟失。目前，我國社會保險的覆蓋面積逐漸擴大，與之相伴隨的檔案資料也會增多，而工作人員對社會檔案管理工作的重視度替補上去，且沒有投入充足的硬件設施，嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率，使得其作用無法得到充分發揮。

2.2專業人員難落實，整體業務水平不高

首先，現有檔案管理工作人員雖然具有專業知識，但是知識結構較單一，缺乏計算機網絡技術的應用能力，對檔案管理工作的質量產生一定的影響。其次，缺少專職的檔案管理人員，即使有，也是臨時抽調的人員，這些人對檔案管理業務并不精通，許多東西還不是十分了解，不僅影響了工作的質量，嚴重的還可能泄露個人信息。第三，現有的檔案管理人員出去學習交流的機會不多，導致工作或處理問題時還停留在“經驗”上，新的做法得不到學習，知識結構老化，缺少主動性與創新性。

2.3存在多頭管理，職責難分清的現象

目前我國社保檔案的格局還是一個多部門管理的形式，所以保險檔案涉及的面很廣，不同類別的檔案歸屬不同類別的部門，而不同的部門又分別有不同的管理方式，導致各部門不能及時交流溝通，不利于檔案管理工作的有效進行。此外，由于各個管理機構比較分散，造成公民查閱社保檔案時，不能夠及時有效地查閱。比如，參保人如果想轉移保險關系，在一個管理部門是無法一次性辦成的，而是要奔走多個管理部門辦理，極大的降低了辦事效率。同時，由于這種分散管理的情況，造成其存在不同漏洞，比如，參保人已經去世，但是他所涉及的個人賬戶卻依然存在，使國家保險金流失。

2.4信息開發跟不上，浪費信息資源

社保改革已經進行了很多年，但是，檔案管理卻依然沒有什么新的變化，依然停留在初級階段，社會保險檔案得不到有效的開發，使得一些對保險檔案管理有價值的信息被埋沒掉，限制了社會保險檔案管理工作的發展。

3新時期社會保險檔案管理模式創新的設想

3.1強化檔案意識，培養檔案管理專業人才

作為維護公民合法權益客觀依據的社保檔案，同時被認為是社保工作不斷前行的動力。所以，要通過會議、參觀學習以及突出事例等等來加強社保檔案業務培訓，使檔案從業人員及廣大參保人員都深刻認識到社保檔案的不可替代性，強化檔案意識。此外，要對社保檔案從業人員進行定期或不定期的培訓，不斷增強他們的專業素養以及業務能力，同時，還要培養其對信息技術的了解及掌握能力，便于在工作中更好地應用信息網絡，不斷提高檔案管理工作的效率和質量，培訓之后還要進行考核，并將考核的成績與員工工資掛鉤，激發管理人員學習的積極性和動力，進一步促進檔案管理工作的有效開展。

3.2完善檔案管理制度，規范檔案管理工作

確保有完善的制度體系，依規辦事、依法建檔。各社保檔案管理部門應根據當地的實際情況，歸納總結出一套比較科學、系統、切實的檔案管理制度。有了這套管理制度后，對其進行收集、分類、整合、保管、移交、存檔等。使不同種類的檔案實現集中保管，防治由于管理機構的分散、不集中而導致檔案資料泄露流失，方便了公民個人辦理檔案轉移的手續，且效率也不斷提高。

3.3加強檔案信息化管理，充分發揮社保檔案的服務功能

隨著社會不斷前進，信息技術已經滲透到了各行各業，并取得了很好的成果。檔案管理工作也不例外，將信息技術應用于檔案管理工作之中，不僅能夠提高工作的效率，還有利于加強檔案信息的安全性。在傳統的檔案管理工作中，檔案通常采取紙質版，這樣很容易在翻閱查詢的過程中造成檔案的破損或丟失，同時查詢也不方便，工作效率極低，而通過聘請專業人員指導后，不僅能夠能夠提高查詢的效率，同時還能保證檔案的質量，不至于造成破損。同時，參保人的信息都可以在查詢軟件上進行查詢，為其提供了續保、轉移、待遇核發等依據，切實維護了他們的切身利益。

3.4加強信息資源傳輸網絡化，實現信息資源共享

檔案之所以有價值就在于對檔案信息的利用，而檔案信息化建設則為檔案信息的充分利用提供了良好的條件。將數字化信息庫建成有特色的形式，方便檔案信息的查找與利用，發揮其自身作用。首先，由于社保檔案上記錄的都是公民真實信息，通過對公民不同參保狀態的檔案數據的分析，能夠為領導決策、業務建設、行政管理等提供依據。其次，能夠替廣大參保人員補足工齡，可以為企業參保人員補足工齡、為退休干部辦理養老保險轉移、待遇復核等提供依據。

4 結語

社會保險檔案管理工作十分重要，與人民群眾切身利益相關。因此，對管理工作中存在的問題，應予以科學有效的對策加以解決，并不斷加強管理工作的信息化程度，提高工作的效率和質量，真正做到惠民利民。

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