淺議機關檔案保管期限的劃分

李文凱

國家檔案局8號令頒布實施十余年來，為各級機關依法開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的劃定提供了堅強的保障，有效地促進了機關檔案工作，同時也為國家檔案資源建設奠定了堅實的基礎。

8號令確定檔案保管期限基本原則主要如下

永久保管的文書檔案主要包括：本機關制定的法規政策性文件材料；本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

好的檔案工作者，不僅要會整理檔案、管理檔案、提調檔案、編研檔案等，更重要的還要會鑒定檔案的價值，知道哪些檔案有價值，哪些檔案價值大，從而把該歸檔的文件歸檔，把該定期或永久保存的檔案劃定為定期或永久保存，把該接收、征集進檔案館的檔案接收、征集進館永久收藏，這才是稱職的檔案人員。可以說，檔案價值鑒定，是檔案人員的基本功，是作為優秀檔案工作者的必備條件。

“8號令”要盡量解決文件材料重復歸檔和檔案將來重復進館的問題，但“8號令”并沒有解決這個問題。從條款上說“8號令”在永久類中收到的文件材料，與“87表”都一樣，都是2條，只是文字表述略有差異。看似不多，但僅“11.1上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料”這一條，要頂本單位形成的文件材料好多條。因為前者是總體劃分的，后者是細化的。條款少并不代表文件材料少，實際形成的檔案并不少。據調查了解，在市、縣級的許多機關單位形成的永久和長期的檔案中，上級的來文占到一半以上，有些甚至占到三分之二以上。而且還有一個現象，也應該引起重視。就是上級的文件越是重要的，保管的重復率越高，但利用率越

如果再次對《規定》進行修訂，我認為，可在國家檔案局8號令的基礎上，對同一全宗內的上級、下級機關文件（收文）和本機關文件（發文）均進行兩種保管期限的劃分即可，具體的講，即上級、下級機關文件（收文）劃分為重要的30年和一般的10年兩種保管期限，其中上級機關針對本機關或與本機關有關的文件劃分為永久保管期限（已轉化成本機關文件）；本機關文件（發文）劃分為重要的永久和一般的10年兩種保管期限，這樣一來，就能對原有的在同一全宗內，不管是收文還是發文均進行三種保管期限的劃分，進行了簡化，由“三分”變為“兩分”。這種保管期限的“兩分法”在操作上就比較簡單，便于機關檔案管理人員掌握，更能有效地提高機關檔案工作效率，同時，也能更大限度地避免檔案的重復，對優化各級綜合檔案館的館藏以及檔案鑒定和利用都有著積極的作用

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制過程中，檔案部門一方面不要大包大攬，不吸收業務部門參與，同時也要切忌唯業務部門馬首是瞻的作法。一是要發揮業務部門在梳理文件材料內容方面的作用。具體作法可以設計一張文件材料內容調查表，由業務部門各崗位人員進行填寫，填寫內容應包括文件材料名稱、產生業務、用途、發放范圍、存儲格式、載體形式、簽署過程、傳遞方式、內容提要等。二是充分發揮業務在初步確定檔案保管期限中的建議作用，有時業務部門對檔案保管期限的確定根據是檔案部門所不能掌握的。三是要充分發揮檔案部門的檔案專業作用，對業務部門提出的意見和建議作好把關，最終從檔案專業角度確定采納與否。對于業務部門提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應謹慎處理

檔案保管期限的確定也就是檔案價值的鑒定，這項工作能不能做到規范科學，對于檔案的保存以及利用具有重要意義。2004年，美國檔案學家理查德·考克斯出版了《沒有清白的收藏——對檔案鑒定的反思》一書。他認為，鑒定對每位檔案工作者以及利用檔案的人都有巨大影響。因為鑒定決定了什么是檔案，什么不是檔案；鑒定是一件無法逆轉的事情。通過鑒定，檔案工作者為社會決定了誰將在未來受到關注，誰又將在未來銷聲匿跡。檔案工作者通過鑒定，塑造歷史，行使控制記憶的權力。這位鑒定專家的話說得異常深刻，能讓我們更加深刻地認識檔案價值鑒定的社會意義。