事業單位檔案優化管理的主要措施

梁云華

摘 要：在我國事業單位的各項管理工作當中，檔案管理在其中占據著非常重要的地位，其管理質量在整個事業單位發展過程中起到了非常重要的決策作用，并且對于事業單位未來的健康發展有著非常重要的意義。但是，結合目前的實際情況來看，在事業單位的檔案管理工作中還存在著一定的缺陷，這些問題的存在對于檔案的安全性帶來了非常嚴重的影響。本文主要針對目前事業單位檔案管理中存在的問題進行了深入的分析，并結合實際情況提出了一些有效的優化措施，希望能為相關人員提供合理的參考依據。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；優化；措施

在我國社會經濟不斷發展的背景下，事業單位作為經濟建設中重要的支撐力量，也已經進入到了快速發展的重要時期。要想滿足社會經濟的發展要求，事業單位一定要對檔案管理工作引起足夠的重視，采取有效的措施來提升檔案管理水平。另外，對于相關的檔案管理工作人員而言，也應該逐漸改變傳統的思想觀念，認識到社會對于檔案管理工作的需求，對傳統的檔案管理方式實現有效的創新，從而才能使事業單位的檔案管理工作效率和質量實現明顯的提升。

1 事業單位檔案管理工作的重要性

在事業單位的各項管理工作中，檔案管理工作屬于其中非常重要的一項組成部分，因此，在新時期不斷發展的背景下，事業單位檔案工作也應該滿足社會經濟發展的需求，在目前的管理模式基礎上進行不斷的優化和完善。在事業單位檔案管理工作中，完善的檔案可以將一個人的成長過程，工作表現以及政治思想等方面全面的體現出來，同時也是事業單位在選人以及用人過程中非常重要的參考依據。無論是科技革命與管理革命，事業單位檔案的創新都發揮著十分重要的作用。隨著我國科學技術的不斷發展，檔案管理工作在服務形式上也發生了相應的轉變。將網絡技術融入到檔案管理工作中，實現信息資源的有效共享，從而才能與目前社會經濟發展之間實現有效的結合。在事業單位改革工作當中，檔案管理屬于其中的一項重點內容，如今正面向檔案信息化以及數字化的方向不斷發展。

2、目前事業單位檔案管理存在的問題

2.1 沒有認識到檔案工作的重要性

結合目前的實際情況來看，事業單位在開展檔案管理工作的過程中，存在部分領導人員還沒有全面認識到檔案管理工作的重要性，沒有對檔案管理工作內容進行深入的了解。因為檔案管理工作涉及到的內容比較多，并且在整項工作開展過程比較的無聊枯燥，這就造成檔案管理工作人員的積極性一直無法實現明顯的提升。如果站在檔案管理工作內容的角度上進行分析，很多領導人員認為檔案管理就是將單位各項活動開展過程中所產生的各項資料進行系統的整理，然后進行儲存，這就造成檔案管理工作的效率和質量一直無法實現明顯的提升。

2.2 檔案管理的秩序比較混亂

目前，大部分事業單位還沒有制定出完善的檔案管理制度，這就造成檔案管理工作在整體上缺少了一定的有序性。一方面，導致檔案資料的收集工作無法得到全面的落實，并且在對檔案進行收集的過程中，管理制度的作用無法實現充分的發揮，對于檔案管理工作的合理性造成了非常嚴重的影響。另外，事業單位在不斷發展的過程中，人員的流動性非常的大，這就造成檔案整理工作缺少了統一的標準，經常出現內容與實際目錄不相符的現象，這將對檔案信息的真實性造成非常嚴重的影響。導致這種現象

2.3 信息化技術的應用程度不高

目前，隨著我國信息技術的不斷發展，在事業單位的檔案管理工作中也應該實現對信息技術的合理使用。在對信息技術使用的基礎上，不但可以促進管理工作效率和質量實現明顯的提升，同時也能為操作過程中的標準化以及自動化提供良好的基礎保障，使整個檔案管理過程具備一定的規范性。但是，目前很多事業單位并沒有加強對信息化的建設工作，缺少了完善的信息化管理平臺，雖然部分企業已經引進了相應的信息技術，但是在實際的使用過程中沒有與事業單位發展之間實現有效的結合，這將導致信息技術的作用無法實現充分的發揮。

3、事業單位檔案管理優化的相關措施

3.1 全面認識到檔案管理工作的重要性

應該加強對檔案管理人員的教育工作，使檔案管理人員可以全面認識到檔案管理工作對單位發展的重要性。結合實際情況可以了解到，檔案管理人員日常主要的工作任務就是對相關的信息資料進行合理的收集，這就需要管理人員首先應該具備一定的信息采集能力，并且還能夠實現對信息的有效管理。另外，也應該不斷提升檔案人員自身的管理能力，從而在最大程度上將檔案人員的創造性以及主動性充分的發揮出來。只有在保證工作人員對檔案管理內容全面了解的基礎上，才能促進檔案管理工作實現順利的開展。同時，事業單位應該針對檔案管理人員構建出相應的考核制度，將檔案管理工作進行不斷的優化和細化，從而保證檔案人員可以將自身的職責作用充分的發揮出來。

3.2 優化管理方式，提升檔案管理工作效率

在信息技術不斷普及的背景下，事業單位檔案管理工作也應該逐漸引起先進的信息技術，在此基礎上促進檔案管理效率可以實現不斷的提升。關于檔案管理信息化的建設，如今很多事業單位已經引起了高度的重視，并且加大了對信息化的建設力度。在檔案信息化的管理工作當中，首先應該構建出相應的數據庫，管理人員在對計算機使用的基礎上將相關的檔案信息輸入到其中，并進行相應的歸檔和分類，嚴格按照相關的標準規范制度進行管理。在對檔案信息進行查閱的過程中，只需要將所要查找資料的關鍵詞進行輸入，這樣就可以在很快的時間內找到自己需要的資料。由此可以看出，當檔案信息化建設的基礎上，不但可以方面使用人員在終端下載所需要的檔案信息，另外，還能使管理人員在較快的時間內搜索到所需要的資料，使事業單位檔案資料的利用效率實現明顯的提升。

3.3 加大對其的認識力度，建立完善的檔案管理制度

在事業單位運行期間，要想確保檔案管理工作高效率以及穩定的發展，離不開完善方案管理制度的幫助，其是事業單位開展方案管理工作的關鍵。首先，在領導議事或者單位發展計劃制定的過程中，可以引進檔案管理工作，并且指派人員對其進行管理，在管理期間，要有效的分析檔案工作過程中存在的問題，并且加以解決。再者，從實際情況入手，構建和單位工作相符合的檔案資料管理部門，將其當做獨立職能部門進行管理，此外，對于單位而言，要對各種檔案進行綜合性管理，檔案管理機構要將自身的監督以及指導功能全面發揮出來，從而建立出單位檔案管理網絡。最后，在整理所有文件材料的時候，要將形成、整理以及給歸檔等工作引進人員崗位責任制中，并且將其當做考核干部實際工作效果的主要依據，以此提升工作效率。對于文件的形成情況，事業單位要制定立卷制度，根據方案實際管理情況來制定管理體系，做好對其全面的掌握和認識。

4 結語

綜上所述，隨著我國社會經濟的不斷發展，事業單位傳統的檔案管理模式已經無法在滿足新時期的發展要求。因此，對于相關的事業單位而言，首先應該全面認識到檔案管理工作的重要性，針對目前檔案管理中存在的問題進行深入的分析，結合實際情況找出有效的措施進行解決，加強對檔案信息化的建設力度，從而對信息化技術的合理使用，使事業單位檔案管理工作效率和質量實現明顯的提升。

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