企業檔案電子化管理存在的問題和解決方法

張雪媛

摘 要：企業檔案于企業而言，有著不可或缺的作用，檔案記錄著企業的發展歷程、重要會議、重大決策、技術知識等，檔案的管理調用方便關系著企業高效發展。企業檔案電子化管理的推廣與發展已有歷史，早在上世紀90年代，各個檔案行政管理部門就在著手推廣檔案電子化管理，檔案電子化管理在各個企業的滲入程度不盡相同，有些企業已做到名副其實的電子信息化管理，這種企業無論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理，但更多的企業只是做到了部分電子化管理，就如電子錄入，紙質歸檔還較為常見，這種不全面的檔案電子化管理是存在不少問題的，企業檔案電子信息化管理的全面落實任重道遠。本文就當前我國企業檔案電子化管理存在的問題和解決方法進行簡要分析。

關鍵詞：電子化檔案管理；企業；問題；解決方法

1 當前我國企業檔案電子化管理中出現的問題

（一）電子化管理影響檔案的保密性。檔案電子化管理的優勢在于，它可以減少檔案管理人員的數量，提高檔案管理人員的工作速度和效率。但是，企業檔案在電子化管理中同樣存在不少的安全隱患。其中，電子化管理造成的企業檔案保密性不足是重要的問題之一。電子化檔案管理依靠的是電子信息技術的支撐，而隨著信息技術的不斷普及，越來越多的人掌握了這一門技術，這就給投機分子和不法分子以可乘之機。信息技術的共享性以及技術性容易讓網絡犯罪分子侵入企業檔案管理的系統，從而竊取重要的檔案資料和文件，這對于保證企業檔案的隱私性和保密性十分不利。就這部分而言，傳統的檔案采用的是人工管理模式，紙質文件和資料的檔案管理由人員專門看管，并不容易被外人所截獲。這一點看來，企業檔案電子化管理的保密性并不如傳統的檔案管理。

（二）電子化管理影響檔案的真實性。電子化檔案管理的操作模式是將傳統的紙質文件和資料以電子文件、電子圖文等形式進行上傳，然后保存于電腦硬盤之中。與傳統的企業檔案管理相比，傳統的企業檔案必須是原檔案或者備份的檔案，人們可以明顯發現檔案的來源真實與否，真實性較強。但是，電子文件本身就是利用電子信息技術將紙質文件轉化為電子格式，人們在沒有對比紙質檔案文件和電子文件內容的前提下，根本無法保證其真實性和有效性。除此之外，企業將紙質檔案文件上傳電腦之后，部分不法分子很有可能將電子文件下載之后進行任意編輯和修改，以贏得更多的利益。這樣不僅有可能造成企業的名譽受損，還會直接威脅到企業的經濟利益，不利于企業的發展。

（三）電子化檔案管理難度較大。企業檔案電子化管理的難度較大，主要是由于電子化檔案管理是以電子計算機技術為核心的，以計算機為信息載體。工作人員無法直接讀取檔案文件，而要通過將檔案信息提取出來后才能夠獲得檔案信息。隨著科學技術的不斷發展，現代化信息技術在企業檔案管理中的應用越來越廣泛，更新換代的速度越來越快，技術含量也越來越高。一方面這可以更好地促進企業檔案電子化管理的發展，但是另一方面卻加大了電子化管理的難度。管理人員必須要適時更新計算機軟件和硬件設備，以跟上科技和時代的步伐，防止出現電子信息流失或者損毀的情況。此外，文件保存的格式越來越多樣化，這就導致工作人員在對電子信息和文件進行提取的過程中可能需要經過多道轉換手續，否則將有可能導致文件亂碼，無法有效讀取信息。

2 企業檔案電子化管理的解決策略

（一）提高電子化檔案管理的真實性和有效性。利用電子信息技術進行企業檔案管理的目的是采用高科技手段來提高企業檔案管理工作的質量和效率，為企業的發展提供更多的便利。但是企業檔案電子化管理必須要建立在保證企業檔案真實性和有效性的前提下。目前隨著社會經濟的發展和科學技術的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計算機信息技術，給企業檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計算機技術侵入企業的網絡系統，篡改企業的檔案信息，嚴重影響到企業檔案的真實性和有效性。如何保證企業電子檔案的真實性和有效性是企業檔案電子化管理中的重要問題，也是企業檔案電子化管理中的難點問題，要做好這方面工作，首先需要企業能夠加強對企業檔案電子化管理的信息技術支持，以技術性策略來加強對電子檔案的管理，建構完善的電子化檔案管理機制。其次，還要求政府能夠出臺相關的政策，加強對計算機的保護，約束網絡不法分子的行為。最后，還要求企業能夠實行雙軌制檔案管理，即企業在實現電子化檔案管理的同時，也不能放松對紙質檔案的管理。這樣可以保證企業電子檔案被篡改或者流失后能夠及時采取有效措施來進行彌補，保證電子檔案文件的真實性和有效性。

（二）加大對企業電子化檔案管理的投入。要做好企業檔案電子化管理工作需要企業根據時代發展的要求，加大相關投入。企業檔案電子化管理需要加大的投入包括以下幾個方面：1.加大技術投入。企業檔案電子化管理是以信息技術為支撐的，要保證企業檔案電子化管理的工作質量和效率，防止企業電子檔案受到網絡不法分子的侵襲，企業必須要加強對電子檔案管理的科技投入，通過不斷引進先進的科學技術來保證檔案管理的工作質量。例如，企業需要引進國際上先進的防火墻技術和保密技術，加強對企業電子檔案的安全保護。企業還需要適時更新檔案管理的硬件和軟件，防止因為技術設備過于落后而給不法分子以可乘之機。2.加大人才投入。企業檔案電子化管理必須要求企業加強對電子檔案管理的人才隊伍建設，培養更多的專業技術人才。此外，企業檔案電子化管理工作還要求管理部門能夠根據電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門合理設置崗位和人員，如崗位應該包括辦公室文員、檔案接收員、檔案輸入員等。每個崗位安排一至兩個員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進企業電子檔案管理的有序發展。

（三）做好電子檔案文件保管工作。電子檔案管理工作的另一個重點還在于加強對檔案文件的管理。從理論上來說，電子檔案文件一旦歸檔，就可以永久性地保存，其具有保質、保量的作用，在文件保管方面具有一定的優勢。但是，由于電子信息系統受外界因素如空氣濕度、氣溫、熱度等影響較大，因此，在對電子檔案文件進行保管時，管理人員一定要采取有效的措施，隔絕外界因素對電子檔案和計算機系統的危害。物理隔離的方法是企業檔案電子化管理過程中經常使用的方法之一，其可以有效地將電子檔案管理的外界因素進行隔離，防止網絡不法分子的入侵。此外，企業還需要做好管理工作。電子化檔案管理工作容易受到多種因素的影響，包括自然環境、人為因素等，這些危險因素防不勝防，很有可能發生意外情況導致企業電子檔案流失或者受到損毀。因此，企業檔案管理人員在輸入電子文件的同時就要對文件進行備份，做好安全防范工作。

3 結語

綜上所述，新形勢下企業在電子化檔案管理過程中還存在不少問題，要解決這些問題，提高企業檔案電子化管理的工作質量和效益必須要求企業能夠提高電子化檔案管理的真實性和有效性，加大對企業電子化檔案管理的投入，并做好電子檔案文件保管工作。

參考文獻

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