淺談三級綜合醫院藥學部檔案管理工作的價值和方法

陳梅芳

摘 要：藥學部在三級綜合醫院中屬一級醫技科室，同時兼具有職能科室的性質，是醫院不可或缺的組成部分。藥學部在日常管理過程中，形成了大量備查、需要保存對醫院有利用價值的資料記載。本文以三級綜合醫院的藥學部為主要的調查對象，研究分析三級綜合醫院藥學部檔案管理工作，探討檔案管理對于藥學部的價值以及檔案工作過程中的方法。

關鍵詞：三級綜合醫院醫院；藥學部；檔案管理；價值和方法

在三級綜合醫院中，藥學部下設有藥品調劑科、臨床藥學科、藥品供應科、靜脈配置中心等二級科室，還負責藥事管理與藥物治療學委員會工作，也兼顧醫院各項相關藥政管理活動工作等等，在這些管理過程中形成大量的文字、圖表、聲像等各種載體的資料，因此藥學部管理是一項政策性、專業性、服務性很強的工作，搞好科室的檔案工作，才能更好地促進藥學部管理工作的發展。因此，檔案管理是藥學部工作的重要組成部分之一，是衡量一個藥學單位管理發展的標志之一。本文旨在通過對三級綜合醫院藥學檔案管理的價值分析，能讓藥學管理者和檔案員能夠提高藥學檔案管理意識。另外，對藥學部檔案管理的方法進行了探討，以期待更好的做好藥學部檔案管理工作，促進藥學部事業平穩有序的發展。

1 藥學部檔案管理價值分析

藥學部在整個醫院的運作中占有重要的地位，藥學部門負責著一個醫院藥品的采購、分配、使用、管理等工作，并且具有指導病人如何合理安全用藥的重要作用。關于藥學部檔案管理的價值分析是一項必不可少的任務，只有對藥學檔案管理的價值探討才能提高管理層的重視，提高藥學部管理水平。藥學部檔案記錄著各種與藥學部工作活動相關的文書檔案，新藥資料、技術人員檔案、科務資料等等過程，對于這些真實的材料進行整理歸檔保存，對藥學部發展具有特別的價值意義，藥學檔案歸檔的標準也是很明確的，必須具有科學性、體系性、專業性的特點，藥學檔案的價值主要體現在以下三個方面。

藥學檔案管理是藥學部管理運行的重要組成部分。例如藥學部的文書檔案是藥學部管理的中心內容，一定程度上能反映藥學部的管理現狀；新藥資料是引進醫院基本用藥供應目錄內的首要參照資料，是醫院藥事管理與藥物治療學委員會和評審專家審核的憑證，是關于臨床申請、新藥證書、生產批件、質量標準和生產經營企業證照等的證據，是服務臨床用藥，服務醫院管理的重要工具；藥學技術人員檔案能讓領導們對部門人員的基本情況熟悉了解，主要應用于人員的考核、晉升和聘任，對人力資源利用起到借鑒作用，對人才梯隊培養發揮著重要參考作用；科務資料能真實、全面記錄藥學部建設和發展工作，在接受上級部門檢查過程中，能做到藥事管理資料均有據可查。

（二）體現在為藥學服務提供準確系統的信息。藥學檔案使藥學服務功能進一步增強，拓寬了藥學服務范圍。檔案資源除了為本部門服務外，還為各臨床科室，醫務科、質控科等職能科室提供利用服務，甚至為相關院領導及上級部門提供決策服務，能主動、及時、周到地提供資料，利于正確處理好對內與對外等關系。

（三）藥學檔案管理的價值體現在促進藥學部的不斷創新，通過對藥學部資料的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等過程， 能完整、詳盡、系統的反映藥學部歷史，同時，也是三級綜合醫院未來發展提供非常重要的一手原始資料。因此通過對三級綜合醫院的藥學檔案管理的價值分析，讓我們認識到檔案管理對于三級綜合醫院醫院的運作起到很大的作用，通過系統有序的檔案整理，對于藥學部本身，對于醫院的發展都有著非常重要的意義。

2 藥學部檔案管理方法探究

由于三級綜合醫院面臨著等級評審工作的要求，藥事管理部分在評審要點中占據很大的比重，因此藥學部的地位日益重要，藥學部的重要作用也得到了領導者的重視，因此對藥學部檔案工作提出更高的要求，筆者對其管理方法進行了分析探究，認為要做好藥學檔案管理，主要應做好以下這四方面工作：

2.1 醫院領導層加強重視

醫院要全面了解藥學檔案管理工作的現實意義，將醫院發展建設工作與藥學檔案管理工建設作有機結合起來，制度、設施、設備建設齊抓共管，統籌安排，通盤考慮。制定檔案管理辦法，在相關制度的支持下，藥學檔案管理工作在實際操作上能夠得到有效的支持，在管理人員的責任與義務得到明確表述的情況下，任務執行的有效性能夠得到提升，要升級藥學檔案管理設備，比如掃描儀、計算機等。因此，在管理手段、基本設施以及保管條件的改善方面，需要加大資金、設備與技術等方面的投入，提高藥學檔案管理工作質量與效率。

2.2 做好藥學檔案管理的人員培養

藥學部檔案管理人員要對于自己所肩負的檔案崗位職責有一個深刻的認識，以兢兢業業的心態做好檔案管理工作。由于大部分醫療機構在人員組成方面可能會受到編制的影響，會啟用部分兼職人員。因此，即使是對于兼職人員，也需要加大教育以及薪資等方面的投入力度，藥學檔案管理工作人員不僅要進行檔案管理專業培訓，還要學習本系統業務知識，重點做要好原始材料的初步整理與收集積累工作。另外改善管理人員的工作環境，提高管理人員的薪資福利待遇，能使檔案管理工作的有關人員全心全意地落實檔案管理工作。

2.3 堅持真實性、完整性、及時性原則

藥學檔案是部門最為基礎性的工作，也是最為繁瑣、雜亂的工作，藥學檔案有很多的種類，例如，醫院要引進未納入我院現行使用的《基本用藥供應目錄》的藥品，根據制度要求，嚴格執行新藥引進程序，而在這一過程中產生的大量文件資料，如臨床申請表、廉潔承諾書、新藥申請評估報告、藥事會和評審專家討論資料及經營公司提供的新藥相關資料等等，例如工作會議，需要保存會議紀要，原始記錄，簽到表、錄音及照片資料。檔案管理人員需要真實、完整、及時地將這些散碎的資料進行匯編整理，在上級或者領導層的檢查驗收時，要很方便的找出。檔案管理過程包括收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等五項工作，每一項都不好做，收集分散的檔案把它們歸類整理，然后通過分門別類的排列和編目，進行更好的保管。最大地程度保護好檔案完整和安全。

2.4 加強信息化檔案管理

電子計算機是現代化的表征，信息化的管理方式已在各個學科領域作用，藥學檔案管理的信息化尤其重要。藥學領域是比較寬泛的領域，藥物庫存管理、用藥情況、藥物信息以及使用報表等等都需要嚴格的統計，而電子計算機發揮著重要的作用。檔案統計工作都是經過數字分析，對其檔案的數量和質量都有著清晰的保存。電子計算機的使用能改進檔案管理方式，提高管理的效率，規范藥學管理的標準，從而促進藥學科的持續健康發展。

3 總結

藥學部檔案管理對于整個三級綜合醫院是一項基礎性的工作，通過對藥學部檔案管理的價值探討，讓人們能夠認識這一檔案工作的重要性，從而積極對藥學部檔案管理方法進行了論析，希望能提高藥學管理的效率，促進藥學部的健康發展。

參考文獻

[1]韓晉，吳榮榮.我院現代化藥房建設工作的嘗試[J].中國藥房，2007.

[2]王繼紅.醫院藥事管理工作的經驗和體會[J].中國實用醫藥，2011.

[3]安振宇.醫院藥事管理存在的問題及對策[J].檢驗醫學與臨床，2012.

[4]貢聯兵，黃宇，袁天錫.淺談藥學檔案管理工作[J].中國藥學雜志，1998.