提高檔案管理科學化水平的路徑選擇探討

魏順霞

摘 要：十八大以來，我國經濟快速發(fā)展，人民的生活水平大幅度提高，社會治理和社會建設越來越受重視，特別是十九大強調要統(tǒng)籌推進經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設、生態(tài)文明建設，要求創(chuàng)新檔案管理科學化水平，提高檔案在全面建成小康社會進程中的推動作用，推動我國社會建設和經濟發(fā)展。但是，目前的檔案管理科學化水平不高，檔案中的資源沒能得到充分的應用。本文對檔案管理中存在的問題進行分析，并就提高檔案管理科學化水平的路徑進行探討。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；路徑探討

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏完善的檔案管理制度

有序的檔案管理，需要制度保障。中國特色社會主義進入新時代，檔案管理制度也必須有所創(chuàng)新并適應時代的發(fā)展，牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣使命，認真收集保管社會發(fā)展進步中的點點滴滴，做好社會治理模式轉變到社會和諧善治的見證者和記錄者。

但是，在實際的檔案管理工作中，許多單位都沒有建立完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作處于無序狀態(tài)，影響我國檔案事業(yè)的發(fā)展。比如，許多單位在對檔案進行管理時，只是簡單的將紙質資料儲存起來，檔案管理工作十分零散，沒有對檔案進行統(tǒng)一的管理和規(guī)劃，使得檔案管理工作效率不高。雖然有的單位會利用計算機對檔案進行管理，但只實現(xiàn)電子化檔案存儲和管理，并沒有將電子檔案共享出來，也沒有通過計算機對檔案中的信息資源進行分析和處理，檔案資源的價值沒能得到有效的利用。并且，在這樣的情況下，檔案中許多資源的價值并沒有被挖掘出來，造成嚴重的資源浪費。由于缺乏完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作太過隨意，從而影響檔案管理科學化水平的提升，也會導致檔案管理工作缺乏規(guī)范性。

1.2 對檔案管理工作不夠重視

檔案涉及面廣、類別多，其包含文書、會計、實物、聲像、照片、業(yè)務、特色檔案，檔案管理工作看似簡單，實際卻比較繁瑣，做好檔案管理并不是件簡單的工作。近年來，國家一直在宣傳檔案管理工作的重要性，但地方和單位對此卻沒有充分的意識，所以往往不太重視檔案管理工作，對待檔案管理工作的態(tài)度略顯敷衍。有的單位認為檔案無用，不能產生實際效率，對檔案進行管理既要花費時間，還會增加人力成本，檔案管理工作因此而被邊緣化。以鎮(zhèn)區(qū)檔案管理為例，各部門工作人員沒能及時將檔案資料移交部門檔案員，部門檔案員身兼數(shù)職，平時又疏于檔案資料的收集，到年度檔案評估了，才草草應付，導致檔案資料大量遺失，檔案整理不規(guī)范等現(xiàn)象。并且，部分的單位的檔案管理制度無創(chuàng)新，機械照搬照抄上一級檔案管理制度，脫離實際，不利于檔案工作的開展。

1.3 檔案管理信息化水平低

傳統(tǒng)的檔案管理將紙質檔案整理歸檔后放入檔案庫房，這種方法會增加檔案資料的收集難度，也會使檔案的整理和保管工作更加復雜。并且，在社會發(fā)展過程中，會不斷的產生新的檔案資料，紙質檔案不僅會占用大量的空間，還不便于后續(xù)的查閱和利用檔案資料。加上，檔案管理信息化對基礎設備要求高，需要較大的經費和技術人員的支持。比如，開發(fā)適應檔案管理信息化發(fā)展的文檔平臺，培訓檔案信息化操作，購置高速掃描器、電腦等設施設備。這些都需要錢，而普通單位很難拿出這部分經費，檔案管理信息化發(fā)展難實現(xiàn)。

2 提高檔案管理科學化水平的路徑

2.1 建立健全的檔案管理制度

要提高檔案管理的科學化水平，各企事業(yè)單位就必須重視檔案管理制度的建設，建立健全的檔案管理機制，為檔案管理工作提供依據(jù)和制度保障。在制定檔案管理制度時，要與檔案管理工作的特點及其未來的發(fā)展趨勢結合起來，加大檔案管理工作的執(zhí)行力度，并將檔案管理任務落實到每個部門。比如，古鎮(zhèn)鎮(zhèn)檔案館每周安排檔案技術人員，兩次下鄉(xiāng)指導村居、學校的檔案工作，著重解決檔案員反映的檔案收集難的問題。下發(fā)《關于做好年度檔案資料收集工作的通知》，把檔案資料的收集放在日常工作的始終，避免檔案資料的遺失。通過這樣的管理方式，既能提高檔案信息收集的實效性和全面性，又能強化各單位的檔案意識，使每一位工作人員都參與到檔案工作中。并且，在各個部門的共同協(xié)作下，還能降低檔案管理人員的工作強度，有利于檔案管理工作效率的提升。

2.2 強化職工的檔案管理意識

在社會的發(fā)展過程中，每位部門工作人員都應該參與到檔案管理工作中，自覺把在日常工作中形成的有存檔價值的檔案資料完整、及時地移交給部門檔案員集中歸檔，使檔案工作貫穿到部門工作始終。只有所有職工都樹立正確的檔案思想，營造良好的檔案管理氣氛，才能促使單位加大對檔案管理工作的資金和人員投入，積極的完善檔案管理軟硬件設施。比如，古鎮(zhèn)鎮(zhèn)檔案館每年進行一次檔案現(xiàn)場檢查，告知檔案存檔范圍，宣傳檔案工作的重要性，現(xiàn)場檢查工作人員桌面是否有滯留的檔案資料未移交存檔，并在每個部門辦公室的顯眼處設檔案資料存放處，要求檔案員不定期收集檔案資料，對大型會議、活動資料定期移交鎮(zhèn)檔案館存檔。

2.3 提高檔案管理信息化水平

信息技術及互聯(lián)網技術的發(fā)展，為各行各業(yè)的發(fā)展帶來許多便利。在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化的先進技術，能提高檔案管理工作的信息化水平，促使檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。所以，各企事業(yè)單位要加強檔案管理的信息化建設，順利的實現(xiàn)檔案管理目標。比如，古鎮(zhèn)鎮(zhèn)委鎮(zhèn)政府十分重視檔案工作，2016年對鎮(zhèn)檔案館進行全面升級改造，先后購置一批又一批檔案數(shù)字化設備，致力于打造數(shù)字化檔案館，提高檔案管理信息化水平。其次，利用互聯(lián)網系統(tǒng)，內外網相結合，各個擊破，把住建的大批量基建檔案放在外網，其他類別檔案放在內網，不僅有效地解決歷史遺留的大批量基建檔案，還提高了檔案效率，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

2.4 加強民生檔案建設，提高檔案服務水平

檔案的價值在于利用，但長期以來，很多地區(qū)的檔案部門尤其是檔案行政主管或多或少存在著一個共同的問題，那就是重管理輕服務， 側重于把自己當成推動檔案事業(yè)、指導檔案建設的“管理者”，而忽視了其作為社會公共服務機構所應承擔的“服務員”的角色，花在服務社會和普通民眾上面的時間和精力不足。因此，各級檔案部門要積極創(chuàng)新社會管理和服務方式，有效整合公共服務、建立健全的公共服務服務體系，使城鄉(xiāng)基本公共服務逐步實現(xiàn)均等、穩(wěn)步提高，切實加強基層服務、服務百姓民生，把老百姓的幸福感從基層建立起來。

3 結束語

綜上所述，隨著我國各行業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理占據(jù)的地位越來越重要。因此，在實際的檔案管理工作中，要建立健全的檔案管理制度、強化職工的檔案管理意識，并提高檔案管理信息化水平，從而促使檔案管理科學化水平的提升。同時，加強民生檔案建設，充分利用館藏檔案資源，提高檔案服務水平，始終堅持“為黨管檔、為國守史、為民服務”的高度歷史責任感， 全力推進檔案信息化發(fā)展進程。

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